Qualified Electronic Seal for KSeF

Support in obtaining an electronic seal for KSeF 

We provide comprehensive advisory services for implementing a qualified electronic seal – we support clients in selecting the optimal authentication method, designing the permissions model, preparing internal procedures, and ensuring secure integration with financial-accounting and ERP systems. 

The service is intended for companies that want to: 

A qualified electronic seal will be particularly beneficial for: 

• companies issuing a large number of invoices monthly, 

• businesses with a foreign management board, 

• capital groups centralizing financial processes, 

• organizations using ERP systems and automated document dispatch, 

• companies planning to scale their operations. 

In practice, we most often work with CFOs, management board members, finance directors, and accounting teams responsible for regulatory compliance. 

How to buy an electronic seal? 

Support in implementing an electronic seal includes: 

As part of the support, we also provide comprehensive assistance in the process of obtaining a qualified electronic seal: 

• the seal can be issued for a period of 1 or 2 years, 

• the authorized person may be a Polish citizen or a foreign national, 

• we provide full coordination of formalities, including video verification (if required).

If the authorized person is a Polish citizen: 

The process of obtaining the electronic seal includes: 

• verification of authorization to act on behalf of the company, 

• preparation of documents required for certificate issuance, 

• organization of identity verification (remotely or onsite, depending on the selected model), 

• coordination of the qualified electronic seal issuance, 

• support in activation and configuration of the solution. 

If the authorized person is a foreign national: 

The process of obtaining the electronic seal includes: 

• verification of authorization to act on behalf of the company (e.g., management board member, proxy, attorney), 

• preparation of required registration and identification documents, 

• organization and execution of video identity verification, 

• coordination of the qualified certificate issuance process, 

• support in activation and configuration of the seal. 

What is a qualified electronic seal in KSeF? 

An electronic seal is data in electronic form linked to other electronic data to ensure the origin and integrity of that data. In its qualified version, the e‑seal: 

This is an important distinction: a qualified signature attributes the signing action to a person, while a qualified seal attributes it to an organization (e.g., a company). 

For many organizations, this means the ability to separate the invoicing process from the physical availability of management board members. 

learn more

Qualified electronic seal and KSeF – why it will be crucial from 2026

Read article

Qualified electronic seal – what is it used for in KSeF? 

To use KSeF, the user must authenticate (confirm identity or authorization). In practice, depending on the scenario, several authentication methods can be used, including a qualified electronic seal. 

Implementing a qualified electronic seal in KSeF guarantees efficient handling of formalities, including: 

• authentication in KSeF without granting a personal authorization to a natural person, 

• immediate granting and revoking of permissions in the Taxpayer Application, 

• ability to operate a single admin account, assign user access, and define access scopes, 

• independence of invoice issuance from the availability of a specific person (e.g., a board member), 

• ability to schedule bulk invoice issuance with a stable organizational authorization method. 

In practice, the seal solves the most common issues encountered by companies implementing KSeF: 

• blocking invoice issuance during management absences, 

• unclear division of responsibilities between IT and accounting, 

• risk of improper company representation, 

• lack of a unified signature and seal policy in capital groups. 

Ensure continuity of invoice issuance in KSeF: 

Ask about the electronic seal 

See also

Company formation in Poland

Check

Qualified signature or qualified electronic seal -what to choose for KSeF? 

Choosing the right authentication method in KSeF directly affects the security, continuity, and efficiency of the invoicing process. The decision should not be random – the signature and seal differ in scope of responsibility, operating method, and automation capabilities. 

Below are the key differences to help match the solution to the company’s operating model. 

Comparison: qualified electronic signature vs. qualified electronic seal:

Criterion	Qualified signature	Qualified electronic seal
Who does it identify?	A natural person (e.g., board member)	The entity (e.g., company)
Link to representation	Linked to a specific individual and their authorization	Linked to the organization as a whole
Dependency on personal availability	Yes – requires signer availability	No – works independently of a specific person
Automation in ERP / mass invoicing	Limited	High – recommended for bulk invoicing
Staff rotation / board changes	Requires updating signatures	Requires changes with rotation and issuing a new seal
Use in KSeF	Suitable for smaller-scale operations	Optimal for companies with high invoice volume
Responsibility model	Personal	Organizational

When is each solution appropriate? 

Qualified signature – suitable for a smaller invoicing scale and processes strongly tied to a person representing the company. 

Qualified electronic seal – recommended for ERP integration, mass invoicing, and organizations wanting to reduce operational risk and dependence on the management board. 

Selecting the right model early in the KSeF implementation avoids later organizational and technical modifications that can be time-consuming and costly. 

Risks to be aware of 

In KSeF, each authentication action represents acting on behalf of the business. If the authorization model does not reflect the company representation rules stated in the register or company agreement, the correctness of operations may be questioned. 

For management board members, this may pose risks such as: 

• allegations of improper oversight of the invoicing process, 

• lack of adequate access control models, 

• violation of internal compliance procedures. 

Therefore, implementing a qualified electronic seal should be preceded by an analysis of organizational responsibilities. 

Most common mistakes companies make when implementing an electronic seal: 

• purchasing a seal without analyzing the representation model, 

• lack of a seal management procedure, 

• no signature and seal policy within the organization, 

• certificate not aligned with ERP integration, 

Incorrect implementation of a qualified electronic seal may lead to: 

• issues with invoice authorization in KSeF, 

• questioning the correctness of company representation, 

• difficulties during internal or tax audits, 

• administrative penalties once mandatory KSeF fully applies. 

That is why the implementation should combine technical, organizational, and legal aspects. 

Why choose our support? 

We assist companies because the most common problems arise where: 

Our support goes beyond selecting and purchasing the solution – we streamline the entire operational model to ensure KSeF is secure, compliant, and does not obstruct the company’s daily work. 

Qualified Electronic Seal: 

Anna Szczerba

Director of Company Law Department and Corporate Secretarial Services