Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych – praktyczne problemy

Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR) funkcjonuje w Polsce od 13 października 2019 r. Spółki, które zostały założone przed 12 października 2019 roku, mają czas do dnia 13 lipca 2020 r. na zgłoszenie wymaganych informacji.

Pierwotnie wyznaczoną datą na spełnienie ustawowego obowiązku był dzień 13 kwietnia 2020 r.,  jednakże termin ten uległ przesunięciu w związku z  pandemią COVID – 19 i wprowadzoną pierwszą Tarczą Antykryzysową. Niemniej część zobowiązanych podmiotów przekazała już do CRBR wymagane informacje.

Kilkumiesięczna praktyka funkcjonowania Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych wskazuje, że dokonanie zgłoszenia (szczególnie w spółce o złożonej strukturze korporacyjnej) wymaga znacznego nakładu pracy i sprawia trudności, poczynając od najważniejszego kroku, czyli ustalenia osoby beneficjenta rzeczywistego.

Ustalenie beneficjenta rzeczywistego

Artykuł o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (ustawa AML), zawierający prawną definicję beneficjenta rzeczywistego, jest w swojej treści skomplikowany i nieprzejrzysty, chociażby z uwagi na odesłanie do innego złożonego aktu prawnego – ustawy o rachunkowości.

Jeśli w zgłaszanej do CRBR spółce znajduje się:

• osoba fizyczna, posiadająca prawo własności więcej niż 25% udziałów lub akcji

albo

• osoba fizyczna dysponująca więcej niż 25% ogólnej liczby głosów w organie spółki

ustalenie osoby beneficjenta nie powoduje większych trudności. Wystarczająca jest w takim przypadku analiza struktury udziałowej spółki. Jeżeli jednak takiej osoby nie ma, należy sprawdzić, która osoba sprawuje rzeczywistą kontrolę na działaniami spółki i wywiera decydujący wpływ na jej funkcjonowanie.

Ostatecznie, gdy nie można wskazać beneficjenta odwołując się do kryterium udziałowego czy ustawy o rachunkowości (co musi zostać udokumentowane), należy ustalić osobę fizyczną zajmującą w spółce wyższe stanowisko kierownicze (np. członkowie zarządu, CEO). Niemniej regulacja nie przesądza wprost, czy ma to być osoba fizyczna zajmująca wyższe stanowisko kierownicze w spółce, czy też w spółce – matce lub innej wyżej usytuowanej spółce w ramach holdingu.

Ponadto ustawa nie wskazuje, jaką dokumentacją powinna dysponować spółka, aby wykazać niemożliwość ustalenia beneficjenta zgodnie z powyższymi kryteriami. Najprawdopodobniej dokumentami tymi mogłyby być odpisy z KRS lub odpowiednich rejestrów zagranicznych oraz te przedstawiające strukturę udziałową spółki.

Zobacz także: Tarcza Antykryzysowa 4.0 – projekt zmian w prawie pracy

Rejestracja beneficjenta rzeczywistego

Problematyczne jest także to, że platforma internetowa, przez którą dokonuje się zgłoszenia do CRBR, nie jest dostępna w innych wersjach językowych. Tym samym wypełnienie formularza zgłoszeniowego jest możliwe tylko w języku polskim.

Podpisać zgłoszenie do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych elektronicznie mogą osoby uprawnione do reprezentacji spółki – członkowie zarządu i prokurenci. Zadanie to nie może zostać powierzone pełnomocnikowi.

Podpisanie pliku .xml (zawierającego treść zgłoszenia) wymaga wprowadzenia odpowiednich zmian w ustawieniach kwalifikowanego podpisu elektronicznego. W przeciwnym wypadku plik zmienia swoje rozszerzenie z .xml na .xades, którego CRBR już nie akceptuje. Alternatywą może być skorzystanie z profilu zaufanego ePUAP.

CRBR – sankcje

Biorąc pod uwagę stopień skomplikowania ustawy AML oraz wysokość kar za jej nieprzestrzeganie, niezwykle ważne jest, aby dokładnie przeanalizować proces ustalenia beneficjenta rzeczywistego. Zwłaszcza, że zgodnie z Komunikatem nr 9 opublikowanym na stronie Ministerstwa Finansów, przy zgłaszaniu informacji do CRBR nie ma zastosowania instytucja „czynnego żalu”. Należy również mieć na uwadze, że zgłoszenie jest dokonywane pod rygorem odpowiedzialności karnej.

Niedokonanie zgłoszenia do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych w ustawowym terminie jest zagrożone karą w wysokości nawet do 1 mln złotych.

Autor: 

Artur Rogozik
Partner, Radca Prawny
TGC Corporate Lawyers

Prawo spółek – sprawdź, jak możemy pomóc: