20.01.2021 Prawo pracy

Co musi zawierać umowa o pracę?


Zawarcie stosunku pracy najczęściej następuje na podstawie umowy o pracę, zawieranej przez pracodawcę z pracownikiem. Tak jak w przypadku innych umów, przepisy prawa regulują postanowienia umowne, które powinny obligatoryjnie znaleźć się w umowie o pracę. Część z nich ma charakter formalny (określenie stron umowy, daty jej zawarcia oraz rodzaju), natomiast inne kształtują prawa i obowiązki stron stosunku pracy.

Umowa o pracę – najważniejsze elementy

Do postanowień obligatoryjnych umowy o pracę zalicza się określenie:

  • Stron umowy – wskazanie pracownika oraz pracodawcy. Bez określenia stron umowy nie może dojść do jej zawarcia.
  • Rodzaju umowy – Określenie rodzaju umowy o pracę, który strony mogą swobodnie wybrać spośród rodzajów przewidzianych w kodeksie pracy, tj. umowy zawartej na okres próbny, na czas określony lub na czas nieokreślony. Rodzaj umowy może zostać ujawniony w nazwie umowy, bądź może wynikać z jej treści, np. z określania daty rozwiązania umowy. Decydując się na zawarcie umowy terminowej, strony powinny wskazać swój zamiar w umowie, gdyż w przeciwnym razie umowę uznaje się za zawartą na czas nieokreślony. Jeżeli strony w umowie nie odniosły się w ogóle do rodzaju umowy, należy go wywnioskować z całokształtu okoliczności – z reguły będzie to umowa na czas nieokreślony.
  • Daty zawarcia umowy – Wskazanie terminu, w którym umowa została zawarta przez strony. Termin ten może okazać się istotny w sytuacji, gdy w umowie nie wskazano terminu rozpoczęcia pracy – jako datę nawiązania stosunku pracy uważa się wtedy datę zawarcia umowy.
  • Warunków pracy i płacy – w szczególności takich jak:
    • Rodzaj pracy – Określenie rodzaju pracy zazwyczaj następuje poprzez wskazanie stanowiska, funkcji lub zawodu, jednak nie ma przeszkód, aby zrobić to opisowo – wskazując rodzaje czynności, które pracownik będzie wykonywał. Strony mogą ustalić, że pracownik będzie wykonywał więcej niż jeden rodzaj pracy na podstawie podpisanej umowy. Bez określenia rodzaju pracy nie może dojść do zawarcia umowy.
    • Miejsce pracy – Miejsce pracy powinno jak najbardziej odzwierciedlać miejsce wykonywania pracy. Może znajdować się w siedzibie pracodawcy, ale nie musi. Wyznacza się je jako punkt w znaczeniu geograficznym (np. miejscowość i konkretny adres wykonywania pracy), jednak można również wskazać oznaczony obszar (np. jeśli pracownik wykonując swoje obowiązki porusza się po tym obszarze).
    • Wynagrodzenie za pracę z wyodrębnieniem jego składników – Wynagrodzenie powinno odpowiadać rodzajowi pracy uzgodnionej w umowie o pracę. Może być określone w zasadniczej stawce miesięcznej (np. 4500 zł brutto) lub stawce godzinowej (np. 30 zł/h brutto). Należy pamiętać, że wynagrodzenie za pracę nie może być niższe niż minimalne wynagrodzenie ustalone na dany rok kalendarzowy – w 2021 r. minimalne wynagrodzenie wynosi 2800 zł brutto. Wynagrodzenie powinno być określone w sposób dokładny i niepozostawiający wątpliwości co do umówionych zasad jego wypłaty. Jeżeli w zakładzie pracy obowiązują szczegółowe przepisy płacowe (np. układów zbiorowych pracy czy regulaminów wynagradzania), wystarczające jest powołanie się na te przepisy, np. wskazując odpowiednią stawkę wynagrodzenia, którą powołane przepisy płacowe regulują. Brak określenia w umowie uprawnień płacowych pracownika nie powoduje nieważności umowy – wynagrodzenie ustala się wówczas na podstawie obowiązujących w zakładzie pracy przepisów płacowych, a w razie ich braku – na podstawie przepisów prawa pracy.
    • Wymiar czasu pracy – Określając wymiar czasu pracy, wskazuje się czy pracownik będzie pracował w pełnych jednostkach czasu pracy, czy niepełnych. W sytuacji gdy strony zdecydowały się na niepełny wymiar czasu pracy, niezbędne jest określenie jego części, np. poprzez wskazanie, że wymiar czasu pracy obowiązujący pracownika to 7/8 etatu. Jeżeli strony stosunku pracy nie ustaliły wymiaru czasu pracy, przyjmuje się, że pracownik jest zatrudniony w pełnym wymiarze.
    • Termin rozpoczęcia pracy – termin rozpoczęcia pracy to termin nawiązania stosunku pracy. Strony stosunku pracy mają swobodę wyboru terminu rozpoczęcia pracy – mogą go ustalić w odstępie kilkudniowym, tygodniowym, miesięcznym, a nawet rocznym od daty podpisania umowy o pracę. Nieprawidłowe jest jednak określenie terminu rozpoczęcia pracy jako wcześniejszego niż data podpisania umowy o pracę, gdyż przyjmuje się, że umowa o pracę powinna zostać zawarta na piśmie najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy. W przypadku braku wskazania terminu rozpoczęcia pracy w umowie, stosunek pracy zostaje nawiązany z chwilą zawarcia umowy o pracę.

Umowa o pracę – dodatkowe zapisy

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby umowa o pracę regulowała również inne zagadnienia, takie jak prawo do odprawy, rekompensaty, czy innych świadczeń.

Ponadto, przepisy prawa pracy przewidują również dodatkowe obligatoryjne postanowienia, które związane są z wystąpieniem określonych okoliczności, m.in.:

  • W umowie o pracę zawartej z pracownikiem skierowanym do pracy na terenie państwa niebędącego członkiem UE na okres przekraczający miesiąc należy wskazać czas wykonywania pracy za granicą oraz walutę, w której będzie wypłacane pracownikowi wynagrodzenie;
  • W umowie o pracę zawartej na czas określony przekraczający dozwolony limit 33 miesięcy lub 3 umów w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności, w celu wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym, a także przez okres kadencji lub w sytuacji gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie, należy wskazać cel lub okoliczności usprawiedliwiające zawarcie umowy;
  • W umowie, która przewiduje zatrudnienie pracownika w niepełnym wymiarze czasu pracy należy wskazać dopuszczalną liczbę godzin pracy ponad obowiązujący pracownika wymiar, których przekroczenie uprawnia pracownika do dodatku do wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych.

Podsumowując, wśród obowiązkowych postanowień umowy o pracę, które kształtują prawa i obowiązki stron stosunku pracy, elementem najbardziej istotnym jest określenie rodzaju pracy, gdyż brak tej regulacji skutkuje brakiem możliwości zawarcia umowy.

Brak sprecyzowania któregoś z pozostałych elementów (miejsca pracy, wynagrodzenia, wymiaru czasu pracy, bądź terminu rozpoczęcia pracy) nie czyni umowy o pracę nieważną, gdyż istnieje możliwość ustalenia ich w sposób pośredni, np. termin rozpoczęcia oraz miejsce wykonywania pracy można ustalić na podstawie kontekstu sytuacyjnego. Jednak dobrą praktykę, pozwalającą uniknąć zbędnych wątpliwości, stanowi określenie wszystkich postanowień obligatoryjnych, oraz ewentualnych postanowień dodatkowych, w sposób w pełni odzwierciedlający wszelkie ustalenia między stronami stosunku pracy.

Autorka:

Magdalena Wilkoszewska
Dyrektor Działu Prawa Pracy, Radca Prawny,
TGC Corporate Lawyers

Prawo pracy – sprawdź, jak możemy pomóc:


Chcesz być na bieżąco?
Subskrybuj nasz newsletter!
Pełna treść zgody

TGC Corporate Lawyers

ul. Hrubieszowska 2
01-209 Warszawa
Polska

+48 22 295 33 00
contact@tgc.eu

NIP: 525-22-71-480, KRS: 0000167447,
REGON: 01551820200000. Sąd Rejonowy dla
m.st. Warszawy, XII Wydział Gospodarczy

Mapa