Co się zmieniło w Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych?

Z dniem 1 stycznia 2017 r. zaszły pewnie zmiany w zakresie zasad tworzenia Zakładowych Funduszy Świadczeń Socjalnych. Przedstawiamy odpowiedzi na najczęstsze pytania, z jakimi zwracają się do nas przedsiębiorcy w związku z ostatnią nowelizacją ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych (zwanego dalej: ZFŚS).

Czy tworzenie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych nie jest już obowiązkowe?

Odpowiedź na to pytanie zależy od kategorii pracodawcy oraz liczby zatrudnianych pracowników. I tak, począwszy od tego roku ZFŚS obowiązkowo muszą tworzyć pracodawcy:

• prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych bez względu na liczbę zatrudnionych pracowników,
• zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty,
• zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 20 a mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty – na wniosek zakładowej organizacji związkowej.

Dla wyznaczenia liczebności pracowników w celu ustalenia przez pracodawcę, czy jest obowiązany utworzyć ZFŚS w danym roku istotne są:

• stan zatrudnienia na 1 stycznia danego roku, oraz
• liczba pracowników w rozumieniu Kodeksu pracy, czyli osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru lub spółdzielczej umowy o pracę.

W liczbie pracowników należy uwzględnić również osoby, które przebywają na urlopach macierzyńskich, rodzicielskich, wychowawczych oraz bezpłatnych. Pomija się natomiast chałupników oraz osoby wykonujące pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej. W przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy niezbędne jest ich przeliczenie na pełny wymiar etatu.

Zmiana stanu zatrudnienia w trakcie roku kalendarzowego nie wpływa na obowiązek tworzenia ZFŚS w danym roku. Innymi słowy, jeżeli w trakcie roku stan zatrudnienia ulegnie :

• zmniejszeniu do poziomu niepowodującego obowiązku tworzenia ZFŚS – już utworzony fundusz musi nadal funkcjonować (przynajmniej do końca danego roku kalendarzowego),
• zwiększenie do poziomu powodującego obowiązek utworzenia ZFŚS – pracodawca, który wcześniej nie musiał tworzyć ZFŚS w danym roku, nadal nie ma takiego obowiązku.

Czy mogę nie tworzyć zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w ogóle?

Tak, jeżeli stan zatrudnienia na dzień 1 stycznia danego roku nie przekracza 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. W takim wypadku ZFŚS można utworzyć dobrowolnie. Niemniej wówczas należy stosować zasady tworzenia i gospodarowania funduszem wynikające z ustawy o ZFŚS.

U pracodawców przekraczających poziom 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty ZFŚS może nie być tworzony, jeśli stosowane postanowienie o jego nietworzeniu znajdzie się w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania. W takim wypadku pracodawca w to miejsce może wprowadzić świadczenia urlopowe.

Niestety, jeśli u pracodawcy działa organizacja związkowa, a stan zatrudnienia przekracza 20 pracowników (i jest mniejszy niż 50), to wniosek organizacji o utworzenie ZFŚS jest dla pracodawcy wiążący i pracodawca powinien niezwłocznie utworzyć fundusz.

Jaki jest cel tworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych?

Środki ZFŚS mogą być przeznaczone na:

• finansowanie działalności socjalnej prowadzonej przez pracodawcę,
• finansowanie zakładowych obiektów socjalnych (kosztów remontu lub zakupu wyposażenia),
• tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego.

Zasadniczo ze środków ZFŚS finansowane są świadczenia niebędące elementem warunków wynagrodzenia za pracę i nieuzależnione od rodzaju, wyników i jakości wykonywanej pracy. Od 13 lipca 2013 r. obowiązuje rozszerzona definicja działalności socjalnej. Od tej daty ze środków ZFŚS mogą być również finansowane usługi świadczone na rzecz opieki nad dziećmi sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię.

Czy mogę samodzielnie ustalić wysokość odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych?

Postanowienie w sprawie wysokości odpisów na fundusz powinno znaleźć się w układzie zbiorowym pracy albo w regulaminie wynagradzania. Istnieje bowiem możliwość, aby w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania pracodawca (w odpowiednim trybie) ukształtował dowolnie wysokość odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych: zarówno na poziomie wyższym, jak i niższym niż określone w ustawie o ZFŚS – w ocenie prawników TGC wysokość odpisu może być ustalona także na poziomie 0.

Czy mogę zlikwidować fundusz socjalny, jeśli mam tylko 30 pracowników?

Tak, przy poziomie zatrudnienia nieprzekraczającym 50 pracowników tworzenie ZFŚS nie jest już obowiązkowe. Należy jednak mieć na uwadze, że rezygnacja z tworzenia funduszu wywiera skutki wyłącznie na przyszłość i pozostaje obojętna względem statusu środków już zgromadzonych na rachunku funduszu. Jeżeli więc układ zbiorowy pracy czy regulamin wchodzi w życie w ciągu roku kalendarzowego, to do tej chwili pracodawca nalicza odpis na fundusz, a zgromadzone z tego tytułu środki muszą być wykorzystane na cele socjalne, na zasadach określonych dotychczas obowiązującym regulaminem ZFŚS. Prawnicy TGC wyjaśniają, że może powstać nawet taka sytuacja, że pracodawca, choć zrezygnował z tworzenia funduszu, będzie zobowiązany przekazać na ów fundusz zaległe odpisy z lat ubiegłych.

Autorka:

Ewelina Draus
Prawnik
Dział Prawa Pracy

Prawo pracy – sprawdź, jak możemy pomóc: