Delegowanie pracowników w UE – jakie ułatwienia zapewni unijny portal e-Deklaracji?

Komisja Europejska pracuje nad stworzeniem nowego systemu e-Deklaracji. Ma on ułatwić wysyłanie pracowników delegowanych za granicę w Unii Europejskiej. Elementem systemu ma być ponadto elektroniczny dowód zabezpieczenia społecznego, który pozwoli uniknąć dotychczasowych nieprawidłowości związanych z zaświadczeniami A1 oraz usprawni kontrole.

E-Deklaracja – jednolity portal zgłoszeń delegowania pracowników

Komisja Europejska wychodzi naprzeciw potrzebom firm delegujących pracowników, proponując stworzenie jednolitego, cyfrowego portalu zgłoszeń. Dzięki niemu, wysyłanie pracowników do realizacji usług w innych krajach członkowskich UE (w ramach swobody świadczenia usług) stanie się prostsze i bardziej scentralizowane. KE zainicjowała w tym celu prace nad nowym unijnym rozporządzeniem dotyczącym publicznego interfejsu, który ma być połączony z systemem wymiany informacji na rynku wewnętrznym (IMI).

Nowa platforma cyfrowa, czyli e-Deklaracja, ma znacząco ograniczyć formalności związane z delegowaniem pracowników. Obecnie, każda firma delegująca musi zgłosić pracownika do odpowiednich instytucji w kraju przyjmującym, co jest niezbędne do ewentualnych kontroli. Warto podkreślić, że takie zgłoszenie ma charakter notyfikacji – kraj przyjmujący nie może odmówić jego przyjęcia ani wstrzymać samego delegowania. Wprowadzenie e-Deklaracji ma usprawnić ten proces i zmniejszyć obciążenie administracyjne dla firm.

Jeden formularz zamiast wielu, ale dobrowolność budzi wątpliwości

Głównym założeniem unijnej inicjatywy e-Deklaracji jest znaczące uproszczenie formalności związanych z delegowaniem pracowników. Zamiast obecnie obowiązujących 27 różnych formularzy krajowych, firmy delegujące zyskałyby dostęp do jednego, ujednoliconego formularza dostępnego we wszystkich językach UE.

To nowe elektroniczne narzędzie ma nie tylko zredukować biurokrację, ale również ograniczyć naruszeni prawa, zwiększyć transparentność działań przedsiębiorców oraz ułatwić przeprowadzanie kontroli. Wprowadzenie e-Deklaracji potencjalnie uprości więc dotychczasowe procedury, ale samo wprowadzenie nowej platformy może nie rozwiązać problemu terminowego zgłaszania delegowań.

Ponadto, korzystanie z portalu będzie dobrowolne dla państw członkowskich. Niektórzy eksperci wskazują, że to właśnie dobrowolność może stanowić największe wyzwanie dla skuteczności nowej inicjatywy. Niektóre kraje mogą nie zrezygnować ze swoich systemów, a wówczas możliwe jest, że przedsiębiorcy będą musieli korzystać z obu systemów – unijnego dla podstawowych danych i krajowego dla dodatkowych wymagań.

ESSPASS – będzie cyfrowa rewolucja w dokumentach delegowania?

E-deklaracja to nie jedyna nowa inicjatywa UE w zakresie delegowania. Równocześnie Komisja Europejska pracuje nad Europejskim Dowodem Zabezpieczenia Społecznego – ESSPASS, który ma zrewolucjonizować obieg dokumentów związanych z delegowaniem.

Choć projekt ten nie doczekał się jeszcze formalnego wniosku ustawodawczego, jego założenia są obiecujące. ESSPASS ma funkcjonować jako elektroniczny portfel danych, dostępny w formie aplikacji mobilnej. Dzięki niemu, służby kontrolne będą mogły w prosty sposób, np. za pomocą kodu QR, uzyskać natychmiastową informację o ubezpieczeniu społecznym delegowanego pracownika. Innymi słowy, w cyfrowej formie znajdzie się tam elektroniczne zaświadczenie A1, a w przyszłości być może także Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ). Projekt ESSPASS zakłada nie tylko cyfryzację dokumentów uprawniających do świadczeń, ale również elektronizację całego procesu ubiegania się o nie.

Wdrożenie ESSPASS może przynieść więc znaczące korzyści zarówno pracownikom, jak i pracodawcom. Szybki dostęp do informacji o ubezpieczeniu społecznym wyeliminuje czasochłonne oczekiwanie na papierowe dokumenty, takie jak formularz A1, co z kolei przyspieszy proces delegowania. Zwiększona przejrzystość procesu delegowania ułatwi natomiast organom kontrolnym sprawne weryfikowanie statusu ubezpieczenia pracowników. Możliwość zautomatyzowania kontroli znacząco wpłynie na ich skuteczność, skróci czas trwania i potencjalnie zwiększy ryzyko wykrycia nieprawidłowości.

Kontrole delegowania z Polski w 2024 – ponad 200 interwencji PIP

W 2024 roku Państwowa Inspekcja Pracy przeprowadziła ponad 200 kontroli delegowania pracowników z Polski do innych krajów UE, obejmując łącznie 1451 osób. Skargi delegowanych dotyczyły głównie wynagrodzeń, czasu pracy i przerw, czyli warunków zatrudnienia w krajach przyjmujących.

Najwięcej kontroli dotyczyło delegowania do Belgii (644 osoby), Niemiec (287) i Holandii (96). Inspektorzy skupili się na sektorach budownictwa (52% kontroli), usług administrowania (20%), przetwórstwa przemysłowego (11%) oraz transportu i gospodarki magazynowej (5%).

Cudzoziemcy stanowili 67% kontrolowanych, przy czym 95% tej grupy to obywatele państw trzecich (głównie Ukrainy, Białorusi i Gruzji). Kontrole potwierdziły trend pozornego delegowania, szczególnie w przypadku obywateli państw trzecich, gdzie polskie firmy często nie prowadzą realnej działalności w Polsce, a delegowanie służy legalizacji pracy za granicą. Ujawnione nieprawidłowości obejmowały obejście przepisów płacowych przez stosowanie podróży służbowych, zaniżanie wynagrodzeń oraz brak pisemnych zmian warunków zatrudnienia.

Nadchodzące i obecne wyzwania z zakresu delegowania – jak możemy pomóc?

W kontekście nadchodących zmian, w tym planowanym wdrożeniu ESSPASS, które ma zrewolucjonizować dokumentację delegowania, już teraz warto podjąć kroki przygotowawcze. Objąć one powinny nie tylko aktualizację wewnętrznych polityk delegowania, aby uwzględniały nowe wymogi cyfrowej weryfikacji, ale także opracowanie kompleksowych materiałów informacyjnych dla pracowników. Wyjaśnienie pracownikom, jak będą mogli korzystać z aplikacji ESSPASS i sprawdzać swoje dane, może bowiem okazać się kluczowe dla płynnego przejścia na nowy system. Równie istotne może być przeszkolenie działów HR, które będą odpowiadać za bieżącą weryfikację aktywnego statusu ESSPASS przed każdym wyjazdem pracownika oraz za zapewnienie ciągłej aktualności danych dotyczących zatrudnienia, wynagrodzenia i ubezpieczenia w systemie. Każda zmiana aktualnych warunków zatrudnienia, miejsca pracy czy okresu delegacji będzie bowiem wymagała szybkiej aktualizacji informacji przechowywanych w ESSPASS.

W obliczu zmian i wyzwań związanych z delegowaniem pracowników, warto rozważyć skorzystanie z profesjonalnego wsparcia. Kancelaria TGC oferuje kompleksowe usługi doradcze w zakresie prawa pracy i delegowania pracowników, pomagając firmom nie tylko w poruszaniu się po aktualnych, często zawiłych przepisach, ale także w przygotowaniu się na nadchodzące zmiany. Dzięki naszemu wsparciu Państwa firma zminimalizuje ryzyko błędów, zapewni zgodność z obowiązującymi i przyszłymi przepisami oraz usprawni cały proces delegowania, oszczędzając czas i zasoby. Skorzystanie z doświadczenia specjalistów TGC to inwestycja w bezpieczeństwo i efektywność Państwa działalności transgranicznej.

Kompleksowe wsparcie prawne dla pracodawców zatrudniających pracowników z Unii Europejskiej i spoza UE

Zapytaj o ofertę