E-doręczenia w praktyce – co muszą wiedzieć przedsiębiorcy w 2026 roku?

Zakończenie okresu przejściowego. Od 2026 r. e-doręczenia stały się podstawowym kanałem komunikacji. Od 1 stycznia tego roku wszystkie podmioty publiczne muszą doręczać pisma przede wszystkim właśnie przez e-Doręczenia. Papierowe listy stają się wyjątkiem.

Od stycznia 2025 roku przedsiębiorcy wpisani do CEIDG oraz KRS mają obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych. Nowe przepisy znacząco zmieniają sposób komunikacji z urzędami, wprowadzając cyfrowy standard korespondencji:

Czym są e-doręczenia?

E-doręczenia to elektroniczna forma przesyłania korespondencji, która ma taki sam skutek prawny jak list polecony za potwierdzeniem odbioru. Każdy adres do e-doręczeń jest unikatowy i przypisany do konkretnego podmiotu.

System e-doręczeń został wprowadzony, aby usprawnić komunikację z administracją publiczną oraz docelowo objąć wszystkie podmioty publiczne, przedsiębiorców i przedstawicieli zawodów zaufania publicznego.

Kto świadczy usługę e-doręczeń?

Zgodnie z przepisami, usługi e-doręczeń mogą być świadczone przez dwa typy dostawców:

Dostawca publiczny

Podmiot wyznaczony do realizacji usługi dla wszystkich – obecnie jest to Poczta Polska S.A. Korzystanie z publicznej usługi e-doręczeń jest bezpłatne.

Dostawcy kwalifikowani

Dostawcy kwalifikowTo podmioty komercyjne oferujące odpłatne usługi e-doręczeń. W Polsce należą do nich m.in.:

• Asseco Data Systems S.A.

• Autenti sp. z o.o.

• KFJ Inwestycje Sp. z o.o.

• Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A. ani
  

Jak założyć skrzynkę do e-doręczeń?

1. Przez portal biznes.gov.pl

Aby utworzyć adres do e-doręczeń: 

• należy posiadać konto przedsiębiorcy,  

• wypełnić wniosek (dane podmiotu, adres e-mail, administrator),  

• opcjonalnie dołączyć pełnomocnictwo (jeśli dotyczy).  

Po pozytywnej weryfikacji otrzymasz wiadomość e-mail z instrukcją aktywacji skrzynki. 

2. Przez system PRS (KRS)

Wniosek o e-doręczenia można złożyć przy okazji: 

• rejestracji podmiotu,  

• zmiany danych,  

• wykreślenia z rejestru.  

Formularz umożliwia m.in.: 

• utworzenie adresu,  

• aktualizację danych,  

• zgłoszenie adresu od dostawcy kwalifikowanego,  

• rezygnację z usługi.  

Jak korzystać z e-doręczeń?

Dostęp do skrzynki możliwy jest przez: 

• aplikację mObywatel,  

• stronę edoreczenia.gov.pl,  

• konto przedsiębiorcy na biznes.gov.pl,  

• systemy dostawców komercyjnych.  

Po otrzymaniu wiadomości: 

• użytkownik dostaje powiadomienie e-mail,  

• ma 14 dni na jej odebranie,  

• odbiór potwierdza się podpisem elektronicznym (np. kwalifikowanym lub ePUAP).  

Po upływie 14 dni wiadomość uznaje się za doręczoną automatycznie. 

Administrator skrzynki – rola i obowiązki

Każda skrzynka musi mieć administratora (w KRS – obowiązkowo). Może to być jedna lub więcej osób. 

Do zadań administratora należy: 

• odbiór i wysyłka korespondencji,  

• zarządzanie dostępami,  

• aktywacja skrzynki po jej utworzeniu.  

Usługa hybrydowa – co, jeśli odbiorca nie ma e-doręczeń?

W przypadku, gdy odbiorca nie posiada adresu do e-doręczeń, stosowana jest tzw. usługa hybrydowa. Oznacza to, że wiadomość elektroniczna zostaje przekształcona w tradycyjny list polecony i dostarczona fizycznie.

Baza adresów elektronicznych (BAE)

BAE to publiczna baza umożliwiająca wyszukiwanie adresów do e-doręczeń. Można w niej znaleźć dane podmiotów na podstawie: 

• nazwy,  

• numeru REGON,  

• lokalizacji.  

Baza zawiera m.in.: 

• dane identyfikacyjne podmiotu,  

• adres e-doręczeń,  

• dane administratora,  

• numery KRS, NIP, REGON.  

Dla przedsiębiorców wpisanych do CEIDG lub KRS informacje o adresie pojawiają się automatycznie w rejestrach.

Podsumowanie

E-doręczenia to jeden z kluczowych elementów cyfryzacji administracji w Polsce. Od 2025 roku obowiązek ich stosowania obejmuje przedsiębiorców, co oznacza konieczność dostosowania się do nowych zasad komunikacji urzędowej.

Najważniejsze kwestie:

Warto też podkreślić, że system ma obsłużyć nawet 20 mln użytkowników, a już teraz działa ponad 2,3 mln skrzynek.