27.08.2021 Kodeks cywilny

Elektroniczne doręczenia w postępowaniu cywilnym


Od 3 lipca 2021 r. zaczęły obowiązywać przepisy zmieniające dotychczasowe zasady doręczeń korespondencji sądowej. W związku z pandemią COVID-19 takie doręczenia można obecnie realizować wyłącznie drogą elektroniczną.

Art. 15zzs9 ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych stanowi, że Sąd (obligatoryjnie) doręcza adwokatowi, radcy prawnemu, rzecznikowi patentowemu lub Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej pisma sądowe poprzez umieszczenie ich treści w systemie teleinformatycznym służącym udostępnianiu tych pism (Portal Informacyjny).

Zmiany mają charakter tymczasowy, obowiązywać będą jedynie w postępowaniu cywilnym w okresie stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19 oraz w ciągu roku od odwołania ostatniego z nich. W związku z tym Sąd nie będzie wysyłał do profesjonalnych pełnomocników procesowych pism drogą tradycyjną. Całość kierowanej przez sąd korespondencji ma być doręczana online poprzez konta na Portalu Informacyjnym (np. odpis wyroku zapadłego na posiedzeniu niejawnym, odpis wyroku z uzasadnieniem, postanowienia lub zarządzenia wydane na posiedzeniu niejawnym).

Wyjątki od obowiązku doręczeń elektronicznych

Wymóg doręczenia elektronicznego poprzez Portal Informacyjny nie dotyczy pism sądowych, które podlegają doręczeniu wraz z odpisami pism procesowych stron lub innymi dokumentami niepochodzącymi od sądu. Mimo braku wprost odwołania w ustawie, wydaje się, że w ślad za załącznikiem nr 3 do zarządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz działów administracji sądowej z 19.06.2019 r. za pisma podlegającymi doręczeniom elektronicznym, które mogą być zamieszczane w systemie informatycznym sądu należy uznać:

  • wezwania,
  • zawiadomienia,
  • zarządzenia o zwrocie pisma, w tym również pozwu i wniosku,
  • nakazy zapłaty wydane w postępowaniu upominawczym na podstawie przepisów KPC,
  • postanowienia niezaskarżalne środkiem odwoławczym (od których środek odwoławczy w ogóle nie przysługuje i nie przysługiwał),
  • pisma przewodnie przy których przesyłane są odpisy pism doręczanych przez sąd,
  • pouczenia.

Co istotne, prezes sądu może rozszerzyć katalog pism, które mogą być doręczane w powyższy sposób. Takie zarządzenie wydał m.in. Prezes Sądu Okręgowego dla Warszawy-Pragi, który rozszerzył katalog pism na:

  • odpisy wyroków, za wyjątkiem odpisów wyroków będących tytułami wykonawczymi;
  • odpisy postanowień, za wyjątkiem odpisów postanowień będących tytułami wykonawczymi;
  • odpisy zarządzeń;
  • odpisy uzasadnień orzeczeń i zarządzeń;
  • odpisy protokołów i notatek urzędowych.

A zatem jakie pisma sądowe będą zamieszczane w Portalu Informacyjnym, będzie w praktyce zależeć (przynajmniej do czasu ujednolicenia przepisów wykonawczych) od decyzji Prezesa danego Sądu Apelacyjnego bądź Okręgowego.

Zobacz także: Nowe przepisy umożliwią pracodawcy sprawdzenie czy pracownik zaszczepił się przeciw COVID-19

Data doręczenia pism elektronicznych

Datą doręczenia pisma jest data zapoznania się przez odbiorcę z pismem umieszczonym w portalu informacyjnym. W przypadku braku zapoznania się pismo uznaje się za doręczone po upływie 14 dni od dnia umieszczenia pisma w portalu informacyjnym.

Ustawa pozwala jednak Przewodniczącemu zarządzać odstąpienie od doręczenia pisma za pośrednictwem Portalu Informacyjnego, jeżeli doręczenie jest niemożliwe ze względu na charakter pisma.

W praktyce pojawiają się ogólne zarządzenia o odstąpieniu od doręczenia pism za pośrednictwem Portalu Informacyjnego we wszystkich sprawach prowadzonych przez sędziego. W sądach warszawskich natomiast, na podstawie § 34 Regulaminu urzędowania sądów powszechnych zarządza się we wszystkich referatach sędziów odstąpienie od doręczenia pisma a pośrednictwem Portalu Informacyjnego w określonym okresie, z uwagi na fakt, że system SAWA nie jest w pełni zintegrowany z systemem informacyjnym. Niemniej podstawową zasadą obecnie funkcjonującą jest, że każdorazowo takie odstąpienie dla swej skuteczności wymagać będzie umieszczenia wzmianki na wstępie pisma o odstąpieniu od doręczenia za pośrednictwem Portalu Informacyjnego.

Wprowadzona zmiana budzi wiele wątpliwości co do interpretacji regulacji ze względu na bardzo lakoniczną formę oraz brak kompleksowego uregulowania zasad funkcjonowania systemu teleinformatycznego dla doręczeń obustronnych. Ustawodawca nie zadbał również o odpowiednie przygotowanie wdrożenia reformy – praktycznie z dnia na dzień, bez jakichkolwiek szkoleń dla pracowników sądów, czy też zmiany zarządzeń dotyczących funkcjonowania sekretariatów sądów zmieniono cały system doręczeń papierowych funkcjonujący od początku sądownictwa cywilnego w Polsce. Obecna tendencja do odstępowania od doręczeń w trybie elektronicznym jestem zatem efektem braku przystosowania do niej sądów i Portalu Informacyjnego.

Kolejnym problematycznym zagadnieniem jest to, że system doręczeń przez Portal Informacyjny faktycznie wymusza doręczenie pism sądowych w ten sposób, pomimo braku ustawowego wymogu posiadania konta przez profesjonalnego pełnomocnika w tym systemie (szacuje się, że obecnie ok. 22000 pełnomocników nie posiada takiego konta). Skutkuje to problemami interpretacyjnymi co do skutku doręczenia dla pełnomocnika, który nie posiada konta w Portalu Informacyjnym. Przykładowo w Wydziałach Sądu Apelacyjnego w Krakowie przyjęto, że doręczenia w trybie elektronicznym mogą być stosowane wyłącznie w stosunku do tych pełnomocników, którzy mają założone konto w Portalu Informacyjnym oraz uzyskali w tym Portalu dostęp do danej sprawy.

Odmienne stanowisko wymagające, z uwagi na obligatoryjny charakter doręczeń za pośrednictwem Portalu Informacyjnego, od profesjonalnego pełnomocnika założenia konta w systemie jest prezentowane m.in. przez Sąd Apelacyjny we Wrocławiu. Jednak nawet zwolennicy tej teorii nie akceptują sytuacji przyjęcia skutku doręczenia przez Portalu Informacyjny, w sytuacji, gdy pełnomocnik nie posiadał dostępu do sprawy. Według tej interpretacji, gdy pełnomocnik uzyskał dostęp do sprawy później niż data publikacji w portalu pisma sądowego podlegającego doręczeniu, należy dokonać ponownej publikacji pisma w Portalu Informacyjnym, a pełnomocnik nie musi wówczas składać wniosku o przywrócenie terminu. Sytuacja pozostaje analogiczna z wadliwym doręczeniem papierowym na np. niewłaściwy adres. Wydaje się, że formułowanie takiego poglądu tylko potwierdza tezę, iż z nieposiadania konta w Portalu Informacyjnym przez pełnomocnika zawodowego nie można wyciągać żadnych negatywnych skutków procesowych dla reprezentowanej strony.

Mając na względzie powyższe pozostaje jedynie postulować jednolitej praktyki opisywania doręczenia pism sądowych przez sekretariaty sądów oraz umieszczenie w Portalu Informacyjnego wyraźnego zarządzenia czy doręczenie następuje przez Portal Informacyjny, czy też sąd zarządził doręczenie papierowe. Wprowadzone zmiany niosą wysokie ryzyko niezawinionych pomyłek przez pełnomocników i z tego względów nie spełniają wymogów sprawiedliwości proceduralnej i powinny zostać stosownie zmienione.

Autor:

Paweł Góra
Radca Prawny
TGC Corporate Lawyers

Kodeks cywilny – sprawdź, jak możemy pomóc:


Chcesz być na bieżąco?
Subskrybuj nasz newsletter!
Pełna treść zgody

TGC Corporate Lawyers

ul. Hrubieszowska 2
01-209 Warszawa
Polska

+48 22 295 33 00
contact@tgc.eu

NIP: 525-22-71-480, KRS: 0000167447,
REGON: 01551820200000. Sąd Rejonowy dla
m.st. Warszawy, XII Wydział Gospodarczy

Mapa