Jak przygotować firmę do wdrożenia ochrony sygnalistów?

Od 17 grudnia 2021 roku pracodawcy zatrudniający powyżej 250 pracowników będą zobowiązani do wdrożenia procedur ochrony tzw. sygnalistów. Te same obowiązki od 17 grudnia 2023 roku zostaną nałożone również na mniejsze podmioty. W celu prawidłowego wykonania ciążących na przedsiębiorcy obowiązków z tym związanych i uniknięcia ewentualnej odpowiedzialności związanej z działalnością sygnalistów konieczne będzie dokonanie audytu prawnego.

Które firmy muszą wdrożyć ochronę sygnalistów w 2021 roku?

Obowiązek implementacji przepisów dotyczących ochrony sygnalistów do 17 grudnia 2021 r. dotyczy:

• przedsiębiorców publicznych, działających w reżimie zamówień publicznych, w sektorze ochrony środowiska lub bezpieczeństwa transportu
• prywatnych firmach zatrudniających powyżej 250 pracowników

Przedsiębiorcy prywatni zatrudniający od 50 do 249 pracowników będą mieli na to czas do 17 grudnia 2023 r. Do tych terminów firmy są zobowiązane zapewniać kanały i skuteczne procedury na potrzeby dokonywania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych.

Ochrona sygnalistów a audyt prawny

Wdrożenie przepisów Dyrektywy 2019/1937 dla pracodawców będzie oznaczać nie tylko nowe obowiązki związane z nowymi regulacjami, ale wiązać się będzie – co nieoczywiste – również z koniecznością dokonania audytu zgodności z prawem całej działalności podmiotu zobowiązanego do stosowania nowych procedur dot. ochrony sygnalistów. Przedsiębiorcy zatrudniający powyżej 250 pracowników, nie później niż do dnia 17 grudnia 2021 roku będą musieli dokładnie przejrzeć wykonywane procesy i posiadane procedury, dokonać analizy ryzyka i obowiązków ustawowych i na podstawie tejże analizy dokonać stosownych aktualizacji lub podjąć określone czynności naprawcze.

Do najczęstszych wymogów stawianych przedsiębiorcom, poza wymaganiami sektorowymi, właściwymi dla branży, w której przedsiębiorca działa, są m.in.:

• Procedura AML;
• Polityka Ochrony Danych Osobowych;
• Polityki Bezpieczeństwa/Jakości;
• Regulaminy Organizacyjne / Funkcjonowania Przedsiębiorcy;
• Polityka Finansowa, Mid-term planningu, prognoz bieżących;
• Polityka Antykorupcyjna;
• Polityki Antydyskryminacyjne i Antymobbingowe;
• Regulamin Pracy, Wynagradzania, Premiowania;
• Regulaminy Zarządu, Rady Nadzorczej, Komitetów Rady Nadzorczej;
• Procedury wynikające z odpowiednio wdrożonych norm ISO.

Kanały zgłaszania nieprawidłowości

Od 17 grudnia 2021 roku w firmach objętych nowymi przepisami naruszenia i nieprawidłowości będą mogli zgłaszać:

• pracownicy (w tym dopiero rekrutowani oraz już niezatrudnieni w przedsiębiorstwie),
• współpracownicy (również w ramach działalności gospodarczych),
• akcjonariusze,
• wspólnicy,
• członkowie organów,
• wolontariusze,
• stażyści (również nieotrzymujący wynagrodzenia),
• pracownicy wykonawców, podwykonawców i dostawców przedsiębiorcy zobowiązanego.

Stworzony przez przedsiębiorcę kanał ma być niezależny i autonomiczny, a więc powinien być zaprojektowany oraz obsługiwany w sposób zapewniający kompletność, integralność i poufność informacji. Musi być także zabezpieczony przed dostępem przez nieupoważnione osoby.

Procedura w przypadku zgłoszenia naruszenia

Na przedsiębiorcy będzie ciążyć obowiązek poinformowania w odpowiednim czasie osoby zgłaszającej nieprawidłowości o przyjęciu zgłoszenia, a także o sposobie jego rozpoznania lub o jego dalszym procedowaniu. W sytuacji stwierdzenia naruszeń w funkcjonowaniu firmy, przedsiębiorca będzie zobowiązany do podjęcia działań następczych, takich jak przekazanie sprawy do odpowiednich organów państwowych lub wszczęcie postępowania dyscyplinarnego wobec osoby odpowiedzialnej za naruszenie. Dodatkowym obowiązkiem będzie prowadzenie rejestru zgłoszeń oraz przechowywanie ich przez określony czas.

Katalog podmiotów, których przedsiębiorca będzie zobowiązany do zapewnienia możliwości zgłaszania wszelkich wykrytych nieprawidłowości jest bardzo szeroki i obejmuje również podmioty zewnętrzne, których interesy nie są zbieżne, a często w przypadku np. sporów w związku z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem umowy lub zwolnionych pracowników, są sprzeczne z interesami przedsiębiorcy zobowiązanego. Można tym samym spodziewać się, że procedury te będą często wykorzystywane, a wręcz mogą pojawiać się nadużycia – kluczowe będzie zatem zarówno skonstruowanie ich w sposób uniemożliwiający nieuczciwe korzystanie ze stworzonych procedur, jak również zapewnienie wewnętrznej zgodności działalności i procedur z wymogami krajowymi i unijnymi.

Zobacz także: Czy pracodawca może pytać pracownika o szczepienie przeciw COVID-19?

Ochrona sygnalistów – zewnętrzne kanały dokonywania zgłoszeń

W Dyrektywie 2019/1937 ustawodawca narzucił również Państwom Członkowskim obowiązek ustanowienia zewnętrznych kanałów dokonywania zgłoszeń i podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszeniami. W tym celu Państwa Członkowskie będą zobowiązane do zapewnienia, że właściwe organy ustanowią autonomiczne i niezależne kanały dokonywania zgłoszeń, zaprojektowane w sposób zapewniający kompletność, integralność i poufność informacji oraz uniemożliwiający uzyskanie do nich dostępu nieupoważnionym członkom personelu właściwego organu. Organy będą zobowiązane:

• poinformować niezwłocznie o otrzymaniu zgłoszenia,
• podejmować działania następcze w związku ze zgłoszeniem,
• przekazywać osobie dokonującej zgłoszenia informacje zwrotne,
• informować o ostatecznych wyniku postępowań wyjaśniających.

Ponadto, Dyrektywa 2019/1937 gwarantuje, że każda osoba będzie mogła podać do wiadomości publicznej informacje na temat naruszenia, jeżeli:

• Osoba ta dokonała w pierwszej kolejności zgłoszenia wewnętrznego i zewnętrznego lub od razu zgłoszenia zewnętrznego, ale w odpowiedzi na jej zgłoszenie nie zostały podjęte żadne odpowiednie działania w przewidzianych terminach; lub
• Osoba ta ma uzasadnione podstawy, by sądzić, że naruszenie może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, na przykład w przypadku sytuacji wyjątkowej lub ryzyka wystąpienia nieodwracalnej szkody; lub
• Osoba ta ma uzasadnione podstawy, by sądzić, że w przypadku dokonania zgłoszenia zewnętrznego grozić jej będą działania odwetowe lub istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego zaradzenia naruszeniu z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów lub możliwość istnienia zmowy między organem a sprawcą naruszenia lub udziału organu w naruszeniu.

Ponadto Państwa Członkowskie będą uprawnione do przewidzenia innych sankcji, w tym kar pieniężnych, za niezapewnienie właściwej ochrony dla sygnalistów, utrudnianie im dokonywania zgłoszeń lub podejmowania działań odwetowych.

Przepisy implementujące dyrektywę w Polsce

W celu implementacji Dyrektywy 2019/1937, na mocy Zarządzenia nr 229 Prezesa Rady Ministrów z dnia 1 grudnia 2020 r. (Monitor Polski z 2020 r., poz. 1112), Minister Rozwoju, Pracy i Technologii, wyznaczony został na „Ministra Wyznaczonego” ds. „przeprowadzenia na etapie rządowym odpowiednich prac legislacyjnych. Minister Rozwoju, Pracy i Technologii 10 grudnia 2020 r. wydał zarządzenie nr 6 w sprawie powołania Zespołu do spraw przygotowania regulacji w związku z implementacją dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Polski ustawodawca zatem dopiero rozpoczął prace nad projektem ustawy wdrażającej Dyrektywę 2019/1937.

W momencie pisania niniejszego artykułu nie sposób przewidzieć, czy Dyrektywa 2019/1937 zostanie terminowo zaimplementowana przez ustawodawcę. Nie oznacza to jednak, że nawet w przypadku braku implementacji, nie będzie ona w ogóle znajdowała zastosowania. Jeżeli bowiem dana dyrektywa daje obywatelowi – czy to osobie fizycznej czy prawnej – jakieś uprawnienia w stosunku do państwa, to obywatel ten może z nich korzystać wobec organu państwa. Wynika to z ugruntowanego orzecznictwa Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej czy wcześniej Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości (np. W sprawie Becker przeciwko Finanzamt Münster Innenstadt sygn. 8/81). Jednocześnie jak podkreślał ten sam Trybunał sam kraj członkowski, który zaniechał terminowego wdrożenia dyrektywy unijnej nie może się powoływać na jej niewdrożone przepisy w sporze z obywatelem (np. Orzeczenie w sprawie Kolpinghuis Nijmegen BV przeciwko Holandii sygn. 80/86). Niewątpliwie oznaczać to będzie bezpośrednie stosowanie Dyrektywy 2019/1937 w jednostkach sektora publicznego, jak również konieczność uruchomienia i obsługi zewnętrznego kanału zgłaszania naruszeń prawa, a co za tym idzie pojawi się możliwość „upublicznienia” naruszenia lub zidentyfikowanego problemu w przedsiębiorstwie – w tym prywatnym. Warto zatem rozważyć wcześniejsze wdrożenie odpowiednich procedur, niezależnie od działań legislacyjnych.

Autor:

Paweł Góra
Radca Prawny
TGC Corporate Lawyers

Jak możemy pomóc?

TGC Corporate Lawyers oferuje pełne wsparcie we wdrożeniu efektywnego systemu zgłaszania nadużyć w organizacji, jak również w zakresie audytów działalności przedsiębiorstw i tworzeniu oraz dostosowaniu wymaganych procedur. Pomagamy klientom działającym w grupach kapitałowych, ale również małym i średnim przedsiębiorstwom, spółkom publicznym, organizacjom pozarządowym oraz organizacjom non-profit.