Przepisy dotyczące jawności wynagrodzeń zmieniają sposób rekrutacji, wynagradzania i raportowania w firmach. Pracodawcy powinni już dziś przygotować polityki płacowe, przeanalizować potencjalną lukę płacową oraz dostosować procesy HR do nowych wymogów.
Przygotowaliśmy odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania, które pomogą Ci zrozumieć obowiązki wynikające z dyrektywy o jawności wynagrodzeń i odpowiednio przygotować organizację na nadchodzące zmiany.
Jawność wynagrodzeń
Sprawdź, czy Twoja firma jest gotowa na wdrożenie jawności wynagrodzeń:
Jawność wynagrodzeń (ang. pay transparency) to zbiór zasad, mechanizmów i obowiązków prawnych, których celem jest skonstruowanie prawidłowej struktury wynagradzania i udostępnianie informacji dotyczących wynagrodzeń - w sposób, który:
umożliwia wykrywanie i eliminowanie nierówności płacowych,
wzmacnia pozycję pracowników w relacji z pracodawcą,
zapewnia przejrzystość procesów płacowych i awansowych,
wspiera zagwarantowanie równość płci w miejscu pracy, zwłaszcza poprzez zwalczanie tzw. „luki płacowej” (gender pay gap).
Przygotowaliśmy 15 kluczowych pytań i odpowiedzi, które wyjaśnią pracodawcom, jakie nowe obowiązki nakłada dyrektywa dotycząca jawności wynagrodzeń, kogo obejmą nowe regulacje, jakie sankcje grożą za niedostosowanie się do przepisów oraz jak się przygotować, by uniknąć ryzyk prawnych i reputacyjnych.
Jawność wynagrodzeń - o co pytają pracodawcy?
1. Jakie są podstawowe obowiązki pracodawcy wynikające z dyrektywy o jawności wynagrodzeń?
Dyrektywa nakłada na pracodawcę obowiązki w czterech głównych obszarach:
Transparentność rekrutacji - obowiązek ujawnienia kwot wynagrodzeń albo widełek wynagrodzenia już na etapie ogłoszenia lub przed rozmową kwalifikacyjną.
Transparentność polityki wynagradzania - obowiązek ustalenia i udokumentowania neutralnych płciowo kryteriów wynagrodzenia, awansu i dostępu do szkoleń.
Dostęp pracowników do informacji - prawo pracownika do informacji o poziomie wynagrodzeń innych pracowników wykonujących taką samą lub równoważną pracę.
Raportowanie różnic płacowych - obowiązek składania raportów o różnicach w wynagrodzeniu kobiet i mężczyzn (dotyczy pracodawców zatrudniających ≥ 100 osób).
Zrealizowanie tych obowiązków wymaga stworzenia przejrzystych struktur płacowych oraz wsparcia ze strony działów HR, działów compliance i prawnych.
2. Czy trzeba podawać widełki wynagrodzenia w ogłoszeniach o pracę?
Tak. Zgodnie z art. 5 dyrektywy, a także zgodnie z nowelizacją Kodeku pracy z 2025 roku, która odnosi się do tego artykułu dyrektywy, pracodawca ma obowiązek poinformowania kandydatów o przewidywanym poziomie wynagrodzenia początkowego lub jego przedziale i to przed pierwszą rozmową kwalifikacyjną - najczęściej już w ogłoszeniu o pracę.
Widełki płacowe muszą być ustalone na podstawie obiektywnych kryteriów - np. wartości danego stanowiska w strukturze danego przedsiębiorcy, rynkowych benchmarków - a nie uznaniowo.
3. Kiedy są dopuszczalne różnice w wynagrodzeniach?
Różnice w poziomach wynagrodzenia muszą być obiektywnie uzasadnione i nie mogą wynikać z nierównego traktowania, w szczególności dyskryminacji ze względu na płeć.
Dopuszczalne kryteria różnicowania wynagrodzeń to m.in.:
poziom wykształcenia i kwalifikacji zawodowych,
doświadczenie zawodowe (w tym staż w danym zakładzie pracy),
zakres odpowiedzialności i złożoność zadań,
poziom samodzielności i decyzyjności,
osiągane wyniki, np. realizacja celów lub efektywność,
warunki wykonywania pracy (np. praca zmianowa, praca w warunkach szkodliwych),
mobilność zawodowa (np. gotowość do podróży służbowych, elastyczność).
4. Co to jest wartościowanie stanowisk pracy i czy jest obowiązkowe?
Wartościowanie stanowisk to proces oceny wartości danego stanowiska w strukturze organizacyjnej albo wartość rodzaju danej pracy (jeżeli nie wyodrębniono stanowisk) - bez odniesienia do osoby, która je zajmuje. Wartościowanie stanowisk (pracy) przekłada się na poziomy wynagrodzenia w poszczególnych kategoriach stanowisk i na siatkę płac. Polska ustawa wdrażająca dyrektywę wprowadza obowiązek przeprowadzenia wartościowania i będzie ono konieczne:
aby możliwe było wykazanie, że różnice płacowe są uzasadnione (np. przy ewaluacji raportu płacowego), lub
by zdefiniować stanowiska „takie same” lub „równoważne”.
Konieczne jest posiadanie metody wartościowania opierającej się na neutralnych względem płci kryteriach (np. kwalifikacje, zakres odpowiedzialności, wysiłek fizyczny/psychiczny, warunki pracy).
5. Czy pracodawca będzie musiał tworzyć dokumenty opisujące zasady wynagradzania i awansu?
Tak. Dyrektywa o jawności wynagrodzeń wymaga, by zasady wynagradzania, awansów i szkoleń były:
określone w formie pisemnej,
przejrzyste i łatwo dostępne dla pracowników i ich przedstawicieli,
neutralne płciowo - tj. pozbawione elementów dyskryminujących ze względu na płeć.
Przykładowo: system premiowy oparty na ocenie przełożonego musi być uzupełniony o jasne, mierzalne kryteria, które umożliwią obiektywną weryfikację tego systemu.
6. Jakie informacje o wynagrodzeniu pracodawca będzie musiał przekazać pracownikowi?
Na żądanie pracownika, pracodawca musi udzielić:
informacji o jego własnym wynagrodzeniu (całkowitym),
informacji o średnich wynagrodzeniach w układzie wg płci dla kategorii pracowników wykonujących taką samą lub równoważną pracę.
Pracodawca ma obowiązek odpowiedzieć w rozsądnym terminie (nie dłuższym 30 dni) i nie może w żaden sposób zniechęcać pracownika do korzystania z tego prawa.
7. Czy pracodawca będzie mógł zakazać pracownikowi ujawniania wysokości własnego wynagrodzenia?
Nie. Artykuł 7 dyrektywy o jawności wynagrodzeń wprost zakazuje stosowania klauzul poufności wynagrodzeń. Pracodawca nie może:
zabronić pracownikowi ujawniania swojego wynagrodzenia,
nakładać sankcji za dzielenie się taką informacją.
8. Którzy pracodawcy będą musieli przygotowywać raporty płacowe?
Raportowanie dotyczy pracodawców zatrudniających:
≥ 250 osób - co roku,
100-249 osób - co 3 lata,
Raport zawierać będzie m.in.:
różnice w wynagrodzeniu ogółem i dla każdej kategorii pracowników,
poziom luki płacowej (różnice wynagrodzeń ze względu na płeć).
9. Co się stanie, jeśli raport płacowy ujawni zbyt duże różnice w wynagrodzeniach?
Jeśli różnica w wynagrodzeniach (luka płacowa) wyniesie co najmniej 5% i nie może być obiektywnie uzasadniona, pracodawca będzie musiał:
przeprowadzić tzw. wspólną ocenę wynagrodzeń z udziałem przedstawicieli pracowników,
opracować i wdrożyć działania naprawcze,
monitorować wdrożenie tych działań i wykazać postęp.
10. Czy przepisy o jawności wynagrodzeń obejmują tylko wynagrodzenie zasadnicze?
Nie. Obowiązki obejmują całkowite wynagrodzenie, czyli poza wynagrodzeniem zasadniczym także inne składniki i świadczenia, z wyłączeniem tych, które są przyznawane wszystkim pracownikom na takich samych zasadach i o takiej samej wartości:
premie, prowizje, dodatki (np. stażowe, funkcyjne),
świadczenia rzeczowe (np. auto, telefon, ubezpieczenia, pakiety medyczne),
inne gratyfikacje finansowe i niefinansowe.
11. Czy pracodawcy będą musieli dostosować systemy kadrowo-płacowe lub HR do nowych zasad?
W większości przypadków - tak. Dyrektywa o jawności wynagrodzeń wymusza:
gromadzenie i przetwarzanie danych płacowych z podziałem na płeć i kategorie stanowisk,
rejestrowanie ścieżek awansu i kryteriów oceny,
raportowanie i tworzenie dokumentacji dla pracowników.
Niezbędne będą dostosowania w systemach ERP/HRM, a także przeszkolenie kadry HR i menedżerskiej.
12. Jakie informacje trzeba przekazać kandydatom do pracy?
Pracodawca musi, zanim dojdzie do rozmowy kwalifikacyjnej, poinformować kandydata o:
widełkach wynagrodzenia lub jego poziomie początkowym,
procedurach rekrutacji, kryteriach oceny i wyboru kandydata,
zasadach awansu i wynagradzania (w skrócie).
Nieprzekazanie tych informacji w odpowiednim momencie może skutkować zarzutem naruszenia prawa i odpowiedzialnością odszkodowawczą pracodawcy.
13. Czy dyrektywa o jawności wynagrodzeń dotyczy pracowników B2B i kontraktorów?
Co do zasady dyrektywa odnosi się do pracowników w rozumieniu prawa krajowego. Zatem:
osoby na umowie o pracę - są objęte dyrektywą,
osoby współpracujące na zasadach B2B – nie są objęte dyrektywą, chyba że polska ustawa implementująca dyrektywę rozszerzy jej działanie także na umowy cywilnoprawne (co na razie nie jest planowane).
14. Jakie są sankcje za naruszenie zasad wynikających z dyrektywy?
Państwa członkowskie mają zapewnić efektywne i odstraszające sankcje, które mogą obejmować:
grzywny administracyjne;
obowiązek naprawienia szkody z tytułu zaniżonego wynagrodzenia (do trzech lat wstecz);
zadośćuczynienie z tytułu dyskryminacji płacowej;negatywne skutki reputacyjne dla pracodawcy (raporty publiczne, publikacje w mediach).
W przypadku sporów sądowych to pracodawca musi udowodnić, że nie doszło do dyskryminacji (odwrócony ciężar dowodu).
15. Od kiedy obowiązują przepisy i co należy zrobić już teraz?
Dyrektywa weszła w życie 6 czerwca 2023 r., a państwa członkowskie miały do 7 czerwca 2026 r. na implementację.
Polska wprowadziła częściową implementację, wprowadzając do Kodeksu pracy nowe obowiązki w zakresie procesów rekrutacyjnych.
Ustawa wdrażająca dyrektywę (drugi projekt) jest na etapie prac sejmowych.
Pracodawcy powinni już teraz:
przeanalizować systemy i strukturę wynagrodzeń,
przeprowadzić wartościowanie stanowisk albo je zweryfikować,
wdrożyć politykę płacową zgodną z zasadą równości,
zaktualizować procedury rekrutacyjne,
przeszkolić menedżerów i służby HR.
Jawność wynagrodzeń – jak możemy pomóc?
Pomagamy pracodawcom przygotować się do realizacji nowych obowiązków. Przykładowy zakres wsparcia obejmuje:
audyt polityki wynagrodzeń,
analizę zgodności wewnętrznych regulacji płacowych z dyrektywą,
identyfikację i kalkulację luki płacowej,
wartościowanie stanowisk pracy,
opracowanie transparentnej siatki płac,
przygotowanie procedur awansów i podwyżek,
dostosowanie regulaminu wynagradzania,
wsparcie w raportowaniu wynagrodzeń,
szkolenia dla HR i kadry menedżerskiej,
wsparcie prawne i komunikacyjne.
Nie masz pewności, jakie obowiązki obejmą Twoją organizację i od czego zacząć przygotowania? Pomożemy Ci ocenić poziom gotowości firmy oraz zaplanować działania związane z wdrożeniem jawności wynagrodzeń.
Specjalizuje się w doradztwie z zakresu prawa pracy, w szczególności w strukturach zatrudnienia, restrukturyzacjach oraz sporach pracowniczych. Reprezentuje klientów przed sądami wszystkich instancji oraz prowadzi negocjacje ugodowe. Posiada bogate doświadczenie w legalizacji pracy i pobytu cudzoziemców, delegowaniu pracowników oraz obsłudze wypadków przy pracy. Doradza również w obszarze prawa handlowego, spółek, nieruchomości oraz ochrony danych osobowych, uczestnicząc m.in. w projektach transakcyjnych i procesach due diligence.
Piotr KryczekCounsel, Radca Prawny | TGC Corporate Lawyers
Piotr Kryczek jest radcą prawnym specjalizującym się w prawie pracy i ochronie danych osobowych, a także w prawie własności intelektualnej oraz prawie konkurencji. Rekomendowany jako specjalista w zakresie prawa pracy w rankingach Chambers oraz Legal500. Od wielu lat jest zaangażowany także w działalność pro bono, m.in. we współpracy z Helsińską Fundacją Praw Człowieka.
