Jawność wynagrodzeń w firmach. Co zmienia dyrektywa UE?

Dyrektywa UE i Rady (UE) nr 2023/970 istotnie zmieni sytuację wielu pracodawców, nie tylko dlatego, że wprowadza szereg nowych obowiązków, ale także dlatego, że może stwarzać wiele problemów z dostosowaniem aktualnych zasad wynagradzania do nowych wymogów i być może także z utrzymaniem stabilnej kadry pracowników.

Równość płac – prawdziwy cel dyrektywy

Warto na wstępie wyjaśnić, że w dyrektywie nie chodzi o jawność wynagrodzeń (a przynajmniej nie jest to jej cel), lecz o zrównanie wysokości wynagrodzeń pomiędzy mężczyznami i kobietami. Istotę dyrektywy najlepiej oddaje jej pełny tytuł: Dyrektywa (…) w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów ich egzekwowania. Zatem, w skróconej formie bardziej trafną nazwą wydaje się być: dyrektywa o równości wynagrodzeń.

Uzasadnieniem dla przyjęcia dyrektywy jest fakt, że według statystyk za 2021 rok kobiety w Unii Europejskiej zarabiały średnio o 12,7% mniej niż mężczyźni pracujący na takich samych stanowiskach, co stanowi tzw. lukę płacową. Te dysproporcje są jeszcze bardziej wyraźne, gdy się porówna świadczenia emerytalne otrzymywane przez mężczyzn i kobiety.

W analizach treści dyrektywy akcentuje się przede wszystkim obowiązek podawania pracownikom i kandydatom (kandydatkom) do pracy wysokości wynagrodzeń lub widełek płacowych. Będzie to jednak tylko jeden z kilku obowiązków nakładanych na pracodawców i to obowiązek najłatwiejszy do zrealizowania. Znacznie bardziej skomplikowanym, ale jednocześnie ważniejszym zadaniem będzie wyrównywanie poziomu wynagradzania kobiet i mężczyzn. Implementacja dyrektywy ma bowiem polegać na wprowadzeniu do krajowego porządku prawnego takich mechanizmów, które zapewnią przejrzystość systemów wynagradzania oraz zagwarantują rzeczywistą równość wynagrodzeń mężczyzn i kobiet.

Trzeba przypomnieć, że już dziś istnieją w Kodeksie pracy regulacje, które tej dotyczą. Mowa o zasadzie równego traktowania pracowników (art. 11² Kodeksu pracy), zakazie dyskryminacji przy ustalaniu warunków zatrudnienia, między innymi ze względu na płeć (art. 18^3a par. 1-4 Kodeksu pracy) oraz o prawie do jednakowego wynagrodzenia za jednakową pracę lub za pracę o jednakowej wartości (art. 18^3c par. 1 Kodeksu pracy). Problem w tym, że dotychczas przepisy te nie były traktowane jako realny i dający się wyegzekwować obowiązek pracodawcy. Wystarczy wskazać, że liczba spraw sądowych (w sądach rejonowych i okręgowych) na tle nierównego traktowania w ogóle, zainicjowanych przez kobiety i zakończonych pozytywnym dla nich rozstrzygnięciem, jest na poziomie kilkudziesięciu rocznie.

Co zmienia dyrektywa?

Implementacja dyrektywy ma polegać na wprowadzeniu do polskiego porządku prawnego mechanizmów, które powinny zagwarantować przejrzystość systemów wynagradzania oraz rzeczywistą równość wynagrodzeń mężczyzn i kobiet. Mechanizmy te to głównie systemy ocen i kategorie zaszeregowania stanowisk pracy, które wykluczają dyskryminację płacową ze względu na płeć.

Prawo do informacji o wynagrodzeniach

Zgodnie z celami dyrektywy pracownicy powinni uzyskać prawo do uzyskania informacji o kryteriach wynagradzania, które obejmują informacje o poziomie wynagrodzenia oraz średnich poziomów wynagrodzenia z podziałem na płcie w poszczególnych kategoriach pracowników. Informacje te muszą być podane w rozsądnym terminie, nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od otrzymania wniosku pracownika.

Prawo do informacji w przypadku osób starających się o pracę będzie polegało na uprawnieniu do otrzymania od potencjalnego pracodawcy informacji o wynagrodzeniu początkowym (względnie przedziale kwotowym), które powinno być oparte na obiektywnych i niedyskryminujących kryteriach. Informacja ta powinna zostać podana kandydatowi (kandydatce) w taki sposób i w takim czasie, aby umożliwić mu podjęcie świadomej decyzji co do zatrudnienia u danego pracodawcy. Nie oznacza to – jak sądzą niektórzy – obowiązku podawania informacji o wynagrodzeniu już w ogłoszeniu rekrutacyjnym. Taki obowiązek nie wynika z dyrektywy i o ile nie zostanie on wprowadzony polską ustawą, za wystarczające będzie można uznać przekazanie informacji o wynagrodzeniach przed spotkaniem z kandydatem. Natomiast dyrektywa mówi wprost, że pracodawca nie może pytać kandydata o wynagrodzenie u poprzedniego pracodawcy.

Pracodawcy nie będą mogli zakazywać pracownikom ujawniania ich indywidualnych wynagrodzeń, jeżeli ujawnienie takie ma służyć realizacji zasady równości wynagrodzeń. Oznacza to m.in. zakaz wprowadzania do umów o pracę klauzul poufności odnoszących się do wysokości wynagrodzenia. W rezultacie wszystkie klauzule istniejące w aktualnie obowiązujących umowach o pracę staną się nieważne jako sprzeczne z prawem (art. 58 §1 Kodeksu cywilnego).    

Nowe obowiązki pracodawców – co to jest luka płacowa?

Zgodnie z dyrektywą na pracodawców mają być nałożone obowiązki w zakresie dostarczania organowi monitorującemu (wyznaczonemu przez państwo) raportów o warunkach wynagradzania. Zgodnie z dyrektywą taki raport powinien zawierać: 

• kwartyl wynagrodzenia (kwoty uzyskane dzięki metodzie statystycznej umożliwiającej ustalenie rzeczywistych średnich kwot wynagrodzenia);
• wielkość luki płacowej oraz medianę luki płacowej ze względu na płeć;
• wielkość luki płacowej ze względu na płeć w podziale na kategorie pracowników, według stawki godzinowej lub miesięcznej oraz zmiennych składników wynagrodzenia (premie, dodatki itp.);
• odsetek pracowników płci żeńskiej i męskiej otrzymujących zmienne składniki wynagrodzenia.

Luka płacowa występuje, jeżeli różnica poziomów wynagrodzenia między pracownikami płci żeńskiej i męskiej wynosi co najmniej 5%.

Nowe uprawnienia pracowników

Pracownicy, którzy czują się pokrzywdzeni w kwestii poziomu wynagrodzenia, mają mieć zapewniony dostęp do sądu w celu wyegzekwowania swoich praw. Pracownik, który poniósł szkodę w związku z naruszeniem zasady równego traktowania, będzie miał prawo do pełnego odszkodowania obejmującego odzyskanie niewypłaconego mu wynagrodzenia i związanych z nim premii a także uzyskania zadośćuczynienia za straty niematerialne. Odszkodowanie i zadośćuczynienie nie mogą być przy tym ograniczone z góry co do ich wysokości. Warto wskazać, że roszczenia pracowników mogą obejmować straty za okres do 3 lat wstecz, to jest za okres, w którym roszczenia te nie uległy przedawnieniu.

Co ważne, w postępowaniach sądowych zainicjowanych przez pracownika będzie obowiązywać reguła odwróconego ciężaru dowodu, czyli pracownik będzie miał tylko obowiązek uprawdopodobnienia naruszenia zasady równego traktowania (np. poprzez wskazanie różnic w wynagrodzeniach na takich samych stanowiskach), a do pracodawcy będzie należało udowodnienie, że różnicując wynagrodzenia, zastosował sprawiedliwe kryteria i że dyskryminacja w tym zakresie nie miała miejsca. 

Sankcje karne

Państwa członkowskie mają obowiązek wprowadzenia w ustawach implementujących dyrektywę odpowiednich przepisów karnych zawierających „skuteczne, proporcjonalne i odstraszające” kary grzywny za naruszenia przepisów dotyczących równości wynagrodzeń, w tym kary, które będę uwzględniały działania pracodawców w warunkach powtarzających się naruszeń. Wprawdzie skuteczność kar i ich odstraszający efekt mogą budzić wątpliwości, to jednak już samo dodanie takich przepisów do polskiej ustawy zwiększy znaczenie i wagę obowiązków wynikających z dyrektywy.  

Jak się przygotować na nowe regulacje? Czy czekać na implementację dyrektywy?

Odpowiedź na drugie pytanie musi być jednoznacznie negatywna. Dyrektywa powinna zostać transponowana do polskiego porządku prawnego do 7 czerwca 2026 roku, ale błędem byłoby oczekiwanie na polską ustawę. Chociaż ustawa będzie uszczegóławiać zapisy dyrektywy, to istota obowiązków wynikających z dyrektywy na pewno się nie zmieni. Dlatego pracodawcy już teraz powinni zacząć przygotowania do wejścia w życie nowych regulacji i powinni przeprowadzić weryfikację zasad wynagradzania pod kątem ich zgodności z celami dyrektywy. Dotyczy to w szczególności zbadania, czy u danego pracodawcy występuje i ewentualnie, w jakim rozmiarze, dysproporcja w poziomach wynagrodzeń kobiet i mężczyzn, czyli luka płacowa.

W związku z tym niezbędnym działaniem wydaje siębyć przegląd zasad i struktury wynagradzania, aby ustalić, czy wysokość wynagrodzenia (w tym jego składniki) mają w każdym przypadku merytoryczne uzasadnienie oraz czy nie ma w tym zakresie nieusprawiedliwionego różnicowania kobiet i mężczyzn. W niektórych przypadkach konieczne będzie przeprowadzenie bądź zweryfikowanie wartościowania stanowisk, które umożliwi ustalenie prawidłowej siatki płac opartej na wynikach wartościowania i na aktualnych stawkach rynkowych.

Zadanie to na pewno będzie najbardziej skomplikowane i czasochłonne, więc powinno zostać podjęte w miarę niezwłocznie. Ponieważ jego realizacja będzie nieuchronnie wiązała się także z dodatkowymi kosztami, każdy pracodawca musi znaleźć na ten cel i zabudżetować odpowiednie środki.

Niezbędny wydaje się także przegląd wewnętrznych regulacji dotyczących wynagrodzeń: regulaminów wynagradzania, regulaminów premiowania, zasad przyznawania świadczeń związanych z zatrudnieniem. Efektem tego przeglądu powinno być ustalenie, w jakim zakresie regulacje te wymagają modyfikacji bądź uzupełnienia i czy nie będzie to implikowało konieczności zmiany warunków umów o pracę. 

Terminy pierwszych raportów o warunkach wynagradzania

Działania, o których mowa wyżej, powinny najwcześniej przeprowadzić podmioty zatrudniające co najmniej 150 pracowników, bo na nie w pierwszej kolejności nałożony będzie obowiązek raportowania o wysokości wynagrodzeń. Podmioty te będą składały pierwszy raport w 2027 roku za rok 2026, co oznacza konieczność zbierania danych na potrzeby sprawozdawczości już od początku 2026 roku. Oznacza to także, że jeszcze przed 1 stycznia 2026 roku konieczne będzie przeprowadzenie wszystkich działań, które pozwolą uporządkować kwestie płacowe w taki sposób, aby możliwe było osiągnięcie celów dyrektywy i wyeliminowanie albo istotne ograniczenie ryzyka naruszenia zasad dotyczących równego wynagradzania mężczyzn i kobiet oraz ryzyka negatywnych skutków prawnych, w tym strat wizerunkowych spowodowanych takim naruszeniem.    

Sprawdź naszą usługę: Prawo pracy