Klauzula apostille to instytucja zastępująca legalizację dokumentów. Apostille jest wydawane przez odpowiednie organy państwowe i umożliwia posłużenie się dokumentem w innych krajach, które są stronami Konwencji Haskiej z 1961 roku. I chociaż polskie prawo wymaga legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych jedynie w nielicznych przypadkach, to zdarza się, że w praktyce wygląda to inaczej.
Punktem wyjścia dla omówienia istoty klauzuli apostille powinno być przywołanie zasad wykorzystywania zagranicznych dokumentów w polskim porządku prawnym oraz zasad ich legalizacji (uwierzytelniania). Zgodnie z art. 1138 k.p.c., określającym zasady wykorzystywania dokumentów zagranicznych oraz ich legalizacji na potrzeby postępowań sądowych, „Zagraniczne dokumenty urzędowe mają moc dowodową na równi z polskimi dokumentami urzędowymi”. Oznacza to, że polskie sądy (w tym sądy rejestrowe i sądy wieczystoksięgowe) – co do zasady – winny traktować dokumenty sporządzone w państwie obcym tak samo jak dokumenty sporządzone przez polski organ państwowy, przez co dokumenty te nie muszą podlegać procedurze legalizacji.
Chociaż kodeks postępowania cywilnego nie definiuje wyrażenia „zagraniczny dokument urzędowy”, to powszechnie uznaje się za niego zagraniczny dokument urzędowy sporządzony przez organ państwa obcego, w ramach przysługujących mu kompetencji oraz we właściwej formie. Zagranicznym dokumentem urzędowym jest zarówno oryginał tego dokumentu, ale także jego odpis lub wyciąg, uwierzytelniony przez organ, który taki dokument sporządził. Chodzi przykładowo o takie dokumenty jak akty stanu cywilnego, akty notarialne, wyroki sądów czy odpisy z rejestrów urzędowych.
Dwa wyjątki od zasady ogólnej uznawania dokumentów zagranicznych na równi z polskimi zostały przewidziane w dalszej części art. 1138 k.p.c.
Pierwszy wyjątek wymaga, aby procedurze legalizacji podlegał dokument dotyczący przeniesienia własności nieruchomości położonej w Rzeczypospolitej Polskiej.
Drugi wyjątek ustanawia obowiązek legalizacji zagranicznego dokumentu urzędowego także wtedy, gdy strona zaprzeczy jego autentyczności.
Legalizacji dokonują polscy przedstawiciele dyplomatyczni lub konsularni, a także przedstawiciele konsularni obcych państw w Polsce. Dokonując legalizacji przedstawiciel dyplomatyczny lub konsularny potwierdza, że dany dokument jest dokumentem urzędowym, czyli że został sporządzony zgodnie z lokalnym prawem przez organ lub osobę zaufania publicznego, które są upoważnione zgodnie z prawem lokalnym do dokonania takiej czynności. Przedstawiciel dyplomatyczny lub konsularny musi również zbadać, czy dokument został sporządzony we właściwej formie oraz czy pieczęcie i podpisy są autentyczne.
Przywołane powyżej zasady dotyczące uznawania zagranicznych dokumentów i ich legalizacji mają w praktyce również zastosowanie poza postępowaniami sądowymi. Orzecznictwo sądowe potwierdziło bowiem, że w codziennym obrocie zasada wyrażona w art. 1138 k.p.c. stosowana jest nie tylko w postępowaniu sądowym, lecz także przez notariuszy, konsulów, kierowników urzędu stanu cywilnego oraz w postępowaniu administracyjnym (zob. Uchwała SN(7) z 20.11.2012 r., III CZP 58/12, OSNC 2013, nr 5, poz. 55).
W sytuacji, gdy konieczne jest przeprowadzenie procesu legalizacji dokumentu zagranicznego, instytucją zastępującą ten proces może być klauzula apostille.
Apostille jest to poświadczenie na dokumencie urzędowym autentyczności podpisu oraz charakteru, w jakim działa osoba (np. organ, urzędnik czy notariusz), która podpisała ten dokument (w tym dokument zawierający urzędowe lub notarialne poświadczenie podpisu na dokumencie prywatnym). Klauzula umożliwia również poświadczenie tożsamości pieczęci lub stempla, którym opatrzony jest dokument. Poświadczenie sporządza właściwy organ państwa, z którego dokument pochodzi (w przypadku polskich dokumentów jest to Ministerstwo Spraw Zagranicznych).
Klauzula apostille została wprowadzona na mocy Konwencji Haskiej z 5 października 1961 roku o zniesieniu wymogu legalizacji dokumentów. Obecnie stroną Konwencji Haskiej jest 127 krajów, w tym Rzeczpospolita Polska. Zgodnie z postanowieniami Konwencji Haskiej dokumenty opatrzone klauzulą apostille są uznawane we wszystkich państwach będących stronami tej konwencji. Podpisanie Konwencji Haskiej przez 127 krajów powoduje, że brak możliwości skorzystania z instytucji apostlille oraz konieczność przeprowadzania legalizacji dokumentów z wykorzystaniem instytucji dyplomatycznych i konsularnych będzie dotyczyła dokumentów zagranicznych pochodzących z nielicznych krajów (np. Arabii Saudyskiej, Egiptu czy Indonezji).
Warto podkreślić, że celem Konwencji Haskiej z 5 października 1961 roku jest przede wszystkim uproszczenie i przyspieszenie procedur uwierzytelniania dokumentów pochodzących zza granicy, gdyż klauzula apostille zastępuje legalizację. W przeciwieństwie do legalizacji, której dokonują przedstawiciele dyplomatyczni i konsularni, klauzulę apostille sporządza delegowany organ państwa miejsca pochodzenia dokumentu. W teorii przeniesienie obowiązku uwierzytelnienia dokumentu z przedstawicieli dyplomatycznych na organy państwowe ma przyspieszyć całą procedurę. W praktyce okres oczekiwania na uzyskanie klauzuli apostille różni się w poszczególnych krajach.
Podobnie jak w przypadku legalizacji dokumentów, potrzeba uzyskania klauzuli apostille na dokumentach będzie miała miejsce w sytuacji określonych w art. 1138 k.p.c., czyli gdy dokument zagraniczny będzie dotyczył przeniesienia własności nieruchomości położonej w Rzeczypospolitej Polskiej lub gdy strona zaprzeczy jego autentyczności. Mowa tu oczywiście o dokumentach zagranicznych wykorzystywanych w obrocie na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
W sytuacji, kiedy planowane jest wykorzystanie dokumentów polskich w celu dokonania czynności za granicą w państwie będącym stroną Konwencji, rozstrzygające w zakresie konieczności uzyskania klauzuli apostile na polskich dokumentach będzie ustawodawstwo danego państwa.
W codziennej praktyce posługiwanie się zagranicznymi dokumentami urzędowymi, których moc dowodowa nie powinna być kwestionowana przez polskie organy w świetle art. 1138 k.p.c., napotyka niestety na przeszkody. Często zdarza się, że pomimo, iż czynność nie dotyczy przeniesienia własności nieruchomości położonej w Rzeczypospolitej Polskiej, ani też strona nie zgłasza uwag do autentyczności dokumentu, to sądy, organy administracji publicznej bądź inne instytucje wymagają uzyskania klauzuli apostille w celu uwierzytelnienia zagranicznego dokumentu.
Problem ten został zauważony i zidentyfikowany przez wielu przedstawicieli doktryny, którzy wskazują na nieprawidłowe stosowanie instytucji klauzuli apostille przez sądy i organy państw konwencyjnych, co w efekcie rzutuje na efektywność obrotu międzynarodowego. Przejawia się to w szczególności w nieuzasadnionym wymaganiu opatrzenia dokumentu zagranicznego klauzulą apostille w przypadkach nieobjętych art. 1138 KPC i wbrew art. 3 Konwencji Haskiej z 5 października 1961. Jak stwierdził bowiem Sąd Najwyższy w uchwale z 13.04.2007 r., III CZP 21/07, OSNC 2008/3, poz. 34, objęcie obowiązkiem uwierzytelnienia jedynie wskazanych dokumentów oznacza, że Polska jednostronnie zrezygnowała z obowiązku legalizowania pozostałych dokumentów urzędowych.
Należy również pamiętać, że wiele instytucji działających w Polsce (w tym banki) kieruje się własnymi zasadami w zakresie wymogów uwierzytelniania zagranicznych dokumentów. Instytucje takie mogą żądać legalizacji dokumentów lub uzyskania apostille mimo braku ku temu formalnych podstaw. W celu uniknięcia wątpliwości sugeruje się ustalenie w takich sytuacjach z wyprzedzeniem, czy dany dokument zostanie zaakceptowany bez konieczności jego uwierzytelniania czy też dana instytucja oczekuje przeprowadzenia procesu legalizacji/uwierzytelnienia takiego dokumentu, co najczęściej będzie się wiązało z uzyskaniem na nim klauzuli apostille.
Sprawdź naszą usługę: Prawo spółek
ul. Hrubieszowska 2
01-209 Warszawa
Polska
+48 22 295 33 00
contact@tgc.eu
NIP: 525-22-71-480, KRS: 0000167447,
REGON: 01551820200000. Sąd Rejonowy dla
m.st. Warszawy, XII Wydział Gospodarczy