Nagrywanie i elektronizacja czynności notarialnych

W senacie przygotowywany jest projekt nowelizacji Prawa o notariacie mający służyć wyeliminowaniu nadużyć dokonywanych przez strony czynności notarialnych, jak również samych notariuszy. Problem został dostrzeżony przy nadużyciach związanych z udzieleniem pożyczek osobom niezaradnym, zastraszonym i starszym, których zabezpieczeniem była nieruchomość przenoszona na udzielającego pożyczki w ramach tzw. przewłaszczenia na zabezpieczenie.

Dla zrealizowania ww. celu ustawodawca proponuje rozwiązanie w postaci wprowadzenia obowiązku nagrywania wszystkich czynności notarialnych. Zapis zawierający przebieg czynności notarialnych ma być podpisywany przez notariusza podpisem elektronicznym gwarantującym identyfikację osoby notariusza oraz rozpoznawalność jakiejkolwiek późniejszej zmiany zapisu. Zapis obrazu i dźwięku z przebiegu czynności notarialnych ma być przechowywany przez 10 lat, a po jego upływie – zniszczony.

Propozycje katalogu rejestrowanych czynności

Na poprzednim posiedzeniu Komisji Praw Człowieka, Praworządności i Petycji Senatu wiceminister sprawiedliwości wskazał, że nagrywanie czynności notarialnych jest słuszną inicjatywą, ale potrzebne jest stworzenie katalogu czynności, które podlegać będą obowiązkowej rejestracji. Wskazał, że bezwzględnie nagrywane powinny być:

• akt dożywocia
• renta dożywotnia przenosząca własność nieruchomości
• akt przewłaszczenia na zabezpieczenie

Określenia wymaga również określenie początku i końca nagrywania. Minister wyjaśnił, że nagranie będzie ważnym dowodem w postępowaniu sądowym i przygotowawczym oraz zwolni strony z konieczności ponoszenia dodatkowych kosztów na okoliczności udowodnione zapisem obrazu i dźwięku. Wbrew stanowisku ministra obecnie w komisjach senackich procedowane są poprawki ustanawiające ogólną zasadę, że nagrywane będą wszystkie akty notarialne za wyjątkiem aktów poświadczenia dziedziczenia i czynności technicznych.

Stanowisko UODO

W sprawie nowelizacji wypowiedział się prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, który wskazał, że projektowany projekt wymaga ponownego rozważenia, albowiem jego realizacja będzie się wiązała ze znaczną ingerencją w prywatność osób nie tylko dokonujących czynności notarialnych, ale także innych osób uczestniczących w czynnościach notarialnych, a także będzie powodowała ograniczenie wolności tych osób. Wątpliwości prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych budzi również to czy nagrywanie obrazu rzeczywiście uzasadnia wskazywane przez autorów projektu cele, czy też można wprowadzić inne, mniej inwazyjne metody zapewniania odpowiedniego przebiegu czynności notarialnych. Ponadto, prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych wskazał, że proponowane rozwiązania nie zostały poddane ocenie skutków ich wprowadzenia dla ochrony danych, czyli testowi proporcjonalności ograniczeń do praw osób w świetle zasad wynikających z przepisów RODO.

Potencjalne skutki rejestrowania czynności notarialnych

Nowelizacja, oprócz większej ingerencji w prywatność stron czynności notarialnej, może również spowodować w praktyce obniżenie wagi czynności notarialnej, gdyż będzie istniała możliwość jej podważenia na podstawie nagrania obrazującego przebieg czynności notarialnej. Według opinii prof. Dr Janusza Jankowskiego i prof. Sławomira Cieślaka z Wydziału Prawa Uniwersytetu Łódzkiego nowy przepis naruszy podstawy tajemnicy notarialnej. Obaj podkreślają, że nie ma tu analogii z nagrywaniem czynności sądowych w ramach kodeksu postępowania cywilnego.

Przeciwny nowelizacji jest również Lech Borzemski – członek Krajowej Rady Notarialnej. Wskazuje on, że nowelizacja naruszy art. 17 Konstytucji, która stanowi, że to samorząd sprawuje pieczę nad należytym wykonaniem zawodu, a proponowane przepisy ingerują w wolność wykonywania zawodu. Konsekwencją nagrywania czynności notarialnych będzie jego zdaniem utrata zaufania do zawodu.

Aktualnie projekt nadal znajduje się na etapie procedowania w ramach komisji senackich. Zdecydowanie warty jest bieżącego obserwowania ze względu na wagę jaką będzie miał dla obrotu prawnego.

Zobacz także: Nowelizacja ustawy AML – nowe obowiązki dla przedsiębiorców

Centralne repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych

Należy zwrócić uwagę, iż nie jest to pierwsza rewolucyjna zmiana, która dotknęła notariuszy w ostatnich latach. 9 kwietnia 2018 roku powstało Centralne Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych (dalej: „Centralne Repozytorium”).

W Centralnym Repozytorium są gromadzone i przechowywane elektroniczne wypisy aktów notarialnych, które zawierają w swej treści dane stanowiące podstawę wpisu do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego albo podlegające złożeniu do akt rejestrowych podmiotu wpisanego do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego.

Notariusze są zobowiązani do niezwłocznego umieszczenia elektronicznych wypisów aktów notarialnych, które ze względu na swą treść podlegają zgłoszeniu do rejestru przedsiębiorców KRS w Centralnym Repozytorium. Umieszczone w nim akty notarialne są dostępne dla sądów rejestrowych. Z chwilą umieszczenia wypisu lub wyciągu z aktu notarialnego w Repozytorium generowane jest zawiadomienie, które zawiera numer, pod którym dokument został zarejestrowany, oraz datę i godzinę dokonania rejestracji. Jeden egzemplarz tego zawiadomienia notariusz przekazuje stronie czynności notarialnej, drugi składa przy oryginale aktu notarialnego.

Elektroniczne wnioski rejestrowe od marca 2021

Wiąże się to ze zmianami w postępowaniu rejestrowym. Obecnie załączniki do składanych wniosków do KRS mają postać papierową. Jednakże zgodnie z aktualnymi przepisami ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, już od 1 marca 2021 roku wnioskodawca, składając wniosek w postępowaniu rejestrowym, nie będzie zobowiązany do przedstawienia oryginału aktu notarialnego stanowiącego podstawę wpisu, lecz jedynie do podania numeru wypisu lub wyciągu w Centralnym Repozytorium.

Zgodnie z art. 19d ust. 2 po zarejestrowaniu wniosku dokument, którego numer został podany przez wnioskodawcę, będzie automatycznie przekazywany za pośrednictwem systemu teleinformatycznego z Centralnego Repozytorium  i dołączany do Repozytorium. Począwszy od 1 marca 2021 roku w postępowaniu rejestrowym nastąpi zatem całkowita elektronizacja postępowania, a akta rejestrowe będą prowadzone wyłącznie w systemie teleinformatycznym.

Autor:

Paweł Góra
Radca Prawny
TGC Corporate Lawyers

Prawo gospodarcze – sprawdź, jak możemy pomóc: