Nowe elementy we wnioskach o wpis do KRS

W 2025 roku weszły w życie dwie duże zmiany mające wpływ na wszystkie podmioty prowadzące działalność gospodarczą. Przypominamy, z jakimi zmianami muszą się liczyć przedsiębiorcy oraz co nowego pojawiło się w legislacjach dotyczących działalności gospodarczej. 

Od 1 stycznia 2025 roku zmieniła się polska klasyfikacja działalności gospodarczej. Dodatkowo wszystkie podmioty podlegające wpisowi do KRS, od dnia 1 stycznia 2025 roku (w przypadku pierwszej rejestracji) muszą złożyć wniosek o nadanie adresu do doręczeń elektronicznych wraz z wnioskiem o wpis do rejestru.  

Zmiany w PKD 

Z początkiem roku 2025 zmieniła się treść Polskiej Klasyfikacji działalności gospodarczej. Zgodnie z przepisami wprowadzającymi zmiany: 

Automatyczna aktualizacja 

Jeżeli w okresie wskazanych dwóch lat nie zostanie wykonana aktualizacja wpisów w rejestrach, system informatyczny dokona ich zmiany automatycznie, co może wywołać pewne niebezpieczeństwo wskazania niewłaściwej klasyfikacji działalności prowadzonej przez przedsiębiorcę.   

Planowana automatyczna zmiana ma być dokonana zgonie z tzw. „kluczami powiązań kodów PKD”. Powiązania te wskazują, jak zmieniły się dane grupy i podgrupy pomiędzy klasyfikacją z 2007 roku a wprowadzoną klasyfikacją z roku 2025.  

Co za tym idzie, jeżeli podklasa wykonywanej działalności została podzielona na kilka oddzielnych podklas system przypisze do działalności danego przedsiębiorcy tą która została zakwalifikowana 1:1 z wcześniej wpisaną do rejestru. Nie zostanie dokonana żądna weryfikacja czy działalność prowadzona przez przedsiębiorcę nie powinna zostać sklasyfikowana jako inny kod PKD niż wskazany jako bezpośredni jej odpowiednik.  

Niesie to za sobą niebezpieczeństwo, iż wykonywana rzeczywiście działalność została przeniesiona do innej podklasy zaś w rejestrze będzie widniała źle sklasyfikowana działalność gospodarcza.  

Czego głównie dotyczą zmiany w PKD 

Zmiany w klasyfikacji dotknęły głównie branż IT, e-commerce i zielonej gospodarki. Nowa klasyfikacja wprowadza nowe, bardziej precyzyjne kody rozdzielając zakres wykonywanej działalności między podklasami. Zamiany głównie dotyczą: 

Czytaj także

Zmiany w PKD

Czytaj artykuł

Adres do e-doręczeń 

Od 1 stycznia 2025 roku, podmioty wpisane do KRS muszą posiadać adres do doręczeń elektronicznych. Adres ten jest unikalny dla każdego podmiotu i służy do prowadzenia oficjalnej korespondencji z urzędami.  

Założenie adresu do e-doręczeń 

Założenie adresu do e-doręczeń możliwe jest na dwa sposoby:  

• złożenie wniosku przez stronę biznes.gov.pl, 

• złożenie wniosku przez platformę PRS. 

Uzyskanie adresu do e-doręczeń przez System PRS 

System PRS udostępnia formularz, za pomocą którego przedsiębiorcy mogą wnieść o utworzenie takowego adresu.  

Złożenie wniosku o założenie adresu do e-doręczeń może odbyć się podczas składania:  

• wniosku o rejestrację podmiotu w Krajowym Rejestrze Sądowym, 

• wniosku o zmianę danych podmiotu w Krajowym Rejestrze Sądowym, 

• wniosku o wykreślenie podmiotu z Krajowego Rejestru Sądowego albo 

• wniosku o wykreślenie podmiotu z Rejestru Przedsiębiorców.  

Podczas edycji formularza wnioskodawca musi najpierw zaznaczyć, jakiej czynności chce dokonać:  

• utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych,  

• zgłoszenie adresu powiązanego z kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego, 

• aktualizacja danych,  

• oświadczenie o posiadaniu adresu do doręczeń elektronicznych oraz aktualności danych, 

• oświadczenie o rezygnacji z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia lub o rezygnacji z wpisu do BAE posiadanego adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego. 

W zależności od tego jaki formularz składamy, dane, których wskazanie będzie konieczne, mogą się różnić.  

Utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych 

W celu utworzenia adresu do doręczeń należy wskazać w formularzu:  

• adres do korespondencji, 

• czy podmiot jest podmiotem publicznym czy niepublicznym, 

• dane administratora skrzynki.  

Zgłoszenie adresu 

W celu zgłoszenia adresu przez formularz dostępny w PRS, we wniosku wskazuje się:  

• adres do korespondencji, 

• adres do e doręczeń,  

• NIP / KRS dostawcy adresu.  

Aktualizacja danych 

Aby dokonać aktualizacji danych w formularzu, należy wskazać:  

• jakie dane uległy zmianie: adres do korespondencji / dane administratora, 

• następnie wskazać zmienione dane adresowe bądź osoby pełniącej rolę administratora skrzynki do e doręczeń.

Konto podmiotu wpisanego do KRS w Portalu Rejestrów Sądowych (PRS) 

Od 11 sierpnia 2025 roku, możliwe jest założenie konta w portalu PRS dla podmiotów wpisanych do KRS. Jest to oddzielne konto niż konto osoby fizycznej. Pozwala ono w imieniu danego podmiotu:  

• składać wnioski i pisma do KRS, 

• odbierać korespondencję z sądu, 

• zarządzać dokumentami rejestrowymi podmiotu, 

• wskazywać administratorów konta. 

Założenie konta nie jest obowiązkowe, ma ono, jednakże na celu usprawnienie komunikacji z sądem.  

Jak założyć konto? 

Założenia konta można dokonać na dwa sposoby: 

• Podczas składania wniosku o wpis spółki do KRS,  

• Podczas składania wniosku o zmianę wpisu w KRS. 

Zakładając konto należy w formularzu dostępnym w PRS odznaczyć odpowiedną opcję i wskazać: 

• dane administratora konta, 

• identyfikator jego konta w systemie, 

• adres e‑mail do powiadomień. 

System PRS powinien podczas składania wniosku o rejestrację podmiotu bądź wniosku o dokonanie zmiany danych podmiotu, powiadomić wnioskującego o możliwości złożenia wniosku o założenie konta w portalu PRS dla danego podmiotu.  

Kto może założyć konto? 

Konto takie może zostać założone przez wszelkie podmioty wpisane do KRS niezależnie czy są wpisane do rejestru przedsiębiorców czy rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji, ZOZ. 

Czytaj także

Fundacja rodzinna – jakie zmiany w przepisach są rozważane?

Czytaj artykuł

W czym możemy pomóc? 

Kancelaria TGC Corporate Lawyers zapewnia kompleksową pomoc w obsłudze przedsiębiorców w tym:  

• zakładania adresów do e-doręczeń,  

• obsługi adresów do e-doręczeń,  

• zmiany kodów PKD, 

• zmiany umowy spółki,  

• reprezentacji spółki w postępowania przed KRS w tym w postępowaniach o zmianę danych spółki. 

Podsumowanie 

Ostatni rok przyniósł istotne zmiany formalne, które mają realny wpływ na funkcjonowanie wszystkich podmiotów podlegających wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego. Z jednej strony przedsiębiorcy muszą dostosować swoje wpisy do nowej klasyfikacji PKD, z drugiej -spełnić nowe obowiązki związane z adresami do doręczeń elektronicznych oraz cyfryzacją komunikacji z sądem poprzez Portal Rejestrów Sądowych. 

Choć część rozwiązań – jak automatyczna aktualizacja kodów PKD czy możliwość założenia konta podmiotu w PRS – ma charakter ułatwiający, w praktyce mogą one generować ryzyka, jeśli przedsiębiorca nie podejdzie do zmian w sposób świadomy i zaplanowany. Rok 2026 i kolejne lata to zatem nie tylko okres dostosowawczy, ale również dobry moment na przegląd danych rejestrowych, zakresu działalności oraz wewnętrznych procedur spółek. 

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)