Nowelizacja KSH – kadencja i mandat członka zarządu spółki po zmianach

13 października 2022 roku w życie weszła nowelizacja Kodeksu spółek handlowych. Kończy ona długoletni spór, dotyczący tego, jak należy prawidłowo liczyć okres trwania kadencji i z jaką chwilą wygasa mandat członka zarządu spółki.

Nowelizacja KSH zmienia dotychczasowe problematyczne zasady liczenia okresu trwania kadencji i mandatu członków zarządu spółki. Wbrew temu, co mogłoby się wydawać, okres trwania mandatu nie jest tożsamy z okresem kadencji. Mandat mógł trwać, mimo wygaśnięcia kadencji. I właśnie na tym polu prawidłowego wskazania daty wygaśnięcia mandatu rodziły się spory, które obecnie rozstrzygnęła nowelizacja KSH.

Właściwe określenie, kiedy wygasa mandat danego członka zarządu ma istotne znaczenie, ponieważ ma przełożenie na decyzje podejmowane przez daną osobę w spółce i w jej imieniu. Wadliwa reprezentacjaspółki kapitałowej ma doniosłe znaczenie dla bezpieczeństwa obrotu gospodarczego oraz niesie za sobą dotkliwe skutki prawne, zarówno dla spółki, jak i dla osób, które bez umocowania działały na jej rzecz.

Pojęcia mandatu i kadencji

Omawiając kwestie czasu trwania kadencji członka zarządu, należy zwrócić uwagę na fakt, że ustawa z 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych w art. 202 różnicuje pojęcia mandatu i kadencji. Mandatem jest uprawnienie (umocowanie) danej osoby do pełnienia funkcji członka zarządu, natomiast kadencją okres sprawowania funkcji. Możliwa jest sytuacja, w której mandat i kadencja nie będą się w pełni pokrywać.

1. Kadencja członka zarządu – powołanie na rok

Przepis art. 202 § 1 KSH określa, że: „Jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu”. Jeśli umowa spółki nie przewiduje powoływania członków zarządu na czas nieoznaczony ani kilkuletnich kadencji członków zarządu, kadencja członka zarządu trwa jeden rok obrotowy.

Jednakże przepis przewiduje pełnienie funkcji przez pełen rok obrotowy (zwykle pokrywający się z rokiem kalendarzowym), a powołanie członka organu z reguły ma miejsce w ciągu roku, a nie na jego początku. W konsekwencji w razie powołania członka zarządu przykładowo 1 lipca 2020 r., pierwszym pełnym rokiem obrotowym pełnienia przez niego funkcji będzie rok 2021, a na mocy przepisu mandat takiego członka zarządu wygaśnie na zgromadzeniu wspólników w 2022 r., zatwierdzającym sprawozdanie finansowe za 2021 r. W rezultacie rozbieżność pomiędzy mandatem a kadencją członka zarządu mogła znacząco wydłużyć czas sprawowania funkcji.

• Kadencja członka zarządu – powołanie na czas określony dłuższy niż rok

Z uwagi na poprzednie sformułowanie art. 202 § 2 KSH, szereg wątpliwości w przedmiocie terminu wygaśnięcia mandatu budziło powołanie członka zarządu na czas określony dłuższy niż rok. Przepis stanowił: „W przypadku powołania członka zarządu na okres dłuższy niż rok, mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników, zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.” W praktyce, w razie powołania członka zarządu 1 lipca 2020 r. na trzyletnią kadencję, pojawiało się pytanie, kiedy wygaśnie jego mandat. Możliwe były następujące scenariusze:

1. Zastosowanie koncepcji prolongacyjnej, zgodnie z którą ostatnim pełnym rokiem obrotowym pełnienia funkcji jest rok, w którym kończy się kadencja, czyli 2023 r. Wówczas do wygaśnięcia mandatu dojdzie dopiero na zgromadzeniu wspólników zatwierdzającym sprawozdanie za 2023 r., czyli do 30 czerwca 2024 r., co prowadzi do wydłużenia mandatu względem kadencji.
2. Zastosowanie koncepcji redukcyjnej, zgodnie z którą ostatnim pełnym rokiem obrotowym pełnienia funkcji jest rok 2022 r. Wówczas mandat wygaśnie na zgromadzeniu wspólników zatwierdzającym sprawozdanie za 2022 r., czyli do 30 czerwca 2023 r., co prowadzi do skrócenia mandatu względem kadencji.
3. Przyjęcie, że mandat członka zarządu wygasa dokładnie z chwilą upływu kadencji, tj., jeśli przyjmiemy, że kadencję obliczamy od dnia powołania – 1 lipca 2023 r. Jest to najrzadziej występująca z koncepcji.

3. Powołanie członka zarządu na czas nieoznaczony (nieokreślony)

Umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością może przewidywać powołanie członków zarządu na czas nieoznaczony (nieokreślony). Z uwagi na istniejące wątpliwości co do obowiązywania wówczas art. 202 § 1 i § 2 k.s.h., najlepiej w takiej sytuacji w umowie spółki wprost wyłączyć wskazane przepisy. W stosunkowo niewielkich spółkach z o.o., w sytuacji, w której wspólnicy powołują zarząd z własnego grona albo mają zaufanie do członków zarządu, powołanie na czas nieokreślony jest powszechnie spotykane i stanowi najlepsze rozwiązanie opisanego powyżej problemu daty wygaśnięcia mandatu.

Czas trwania kadencji i mandatu członka zarządu dotychczasowe przepisy i interpretacje

Według dotychczas obowiązujących przepisów KSH problem z interpretacją czasu trwania mandatu pojawiał się w przypadku kadencji trwających ponad rok, a wynikał on z orzeczenia Sądu Najwyższego z 2016 roku. Sąd Najwyższy uchwałą z 24 listopada 2016 r., sygn. akt III CZP 72/16, wydaną w przedmiocie czasu trwania kadencji członków rady nadzorczej spółki akcyjnej, ale znajdującą zastosowanie do kadencji innych organów spółek kapitałowych, opowiedział się za koncepcją prolongacyjną, stwierdzając: „Ostatnim pełnym rokiem obrotowym w rozumieniu art. 369 § 4 w związku z art. 386 § 2 k.s.h. jest ostatni rok obrotowy, który rozpoczął się w czasie trwania kadencji członka rady nadzorczej spółki akcyjnej”.

Jednocześnie Sąd Najwyższy we wskazanej uchwale zasugerował, że elementem koncepcji prolongacyjnej jest obliczanie kadencji w pełnych latach obrotowych. Tym samym w powyższym przykładzie powołanie 1 lipca 2020 r. prowadziłoby do przyjęcia, że trzyletnia kadencja upłynie 31 grudnia 2023 r., a mandat wygaśnie na zgromadzeniu wspólników zatwierdzającym sprawozdanie za 2023 r., czyli do 30 czerwca 2024 r. Orzeczenie Sądu Najwyższego spotkało się z różnym odbiorem wśród praktyków prawa.

Sytuacja członka zarządu spółki akcyjnej

Przepis art. 369 k.s.h. regulujący czas trwania kadencji członka zarządu spółki akcyjnej zawiera analogiczne postanowienia dotyczące daty wygaśnięcia mandatu, co omówiona regulacja art. 202 k.s.h. Należy jednak podkreślić, że art. 369 § 1 k.s.h. ogranicza kadencję członka zarządu do maksymalnie lat pięciu, co wyklucza powołanie członka zarządu na czas nieokreślony. Nowelizacja objęła również członków zarządów spółek akcyjnych, wprowadzając założenie obliczania kadencji pełnych w latach obrotowych.

Kadencja a mandat – jak jest od 13 października 2022 roku?

Nowelizacja Kodeksu Spółek Handlowych kończy spór między koncepcją redukcyjną, wynikającą z dotychczasowych niejasnych przepisów a prolongacyjną, wprowadzoną orzeczeniem Sądu Najwyższego, dotyczącymi wskazania końca trwania mandatu.

Obowiązywać będzie koncepcja prolongacyjna zaprezentowana w uchwale Sądu Najwyższego, a więc ostatnim rokiem mandatu członka zarządu spółki jest pełny rok obrotowy, jaki rozpoczął się w trakcie trwania kadencji.

Podsumowanie wprowadzonych zmian

Bardzo dobrze, że ustawodawca rozstrzygnął ostatecznie spory dotyczące prawidłowego wskazywania daty wygaśnięcia mandatu. Temat ten od lat budził trudności interpretacyjne i powracał chociażby przy okazji zatwierdzania sprawozdań finansowych.

Istniejąca od wielu lat sytuacja, w której tak podstawowa kwestia jak czas sprawowania funkcji członka zarządu budziła wątpliwości, tak więc powinna była ulec zmianie. Brak pewności w tym zakresie podważał bezpieczeństwo obrotu i mógł teoretycznie prowadzić do prób kwestionowania działań spółek. Ostateczne rozstrzygnięcie momentu wygaśnięcia mandatu członka zarządu było konieczne. Warto zwrócić uwagę, iż z punktu widzenia bezpieczeństwa obrotu najpotrzebniejsza jest pewność właściwego stosowania prawa co obecnie umożliwiła nowelizacja KSH.

Prawo spółek – sprawdź, jak możemy pomóc: