Obcokrajowiec w zarządzie spółki?

Sprawdź, jak uzyska PESEL i podpis kwalifikowany 

Prowadzenie działalności gospodarczej w Polsce przez cudzoziemca na stałe zamieszkającego za granicą wiąże się z licznymi zagadnieniami natury administracyjnej. Wypełnianie obowiązków ustawowych nałożonych na taką osobę z racji działalności może budzić liczne wątpliwości co do sposobu ich wykonania.  

Jednym z takich obowiązków jest składanie sprawozdań finansowych do KRS bądź dokonywania zgłoszeń do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych. Dokumenty te składane mogą być jedynie w wersji elektronicznej. Jak w takim razie obcokrajowiec może wykonać taką czynność?  

Obowiązki zarządu spółki 

Zarząd spółki z o.o. ma obowiązek reprezentacji spółki i prowadzenia jej spraw. Jedną z takich spraw jest sporządzenie i złożenie sprawdzania finansowego do KRS. Złożenia sprawozdań finansowych można dokonać na dwa sposoby: 

1. Za pomocą repozytorium dokumentów finansowych (RDF)  

2. Za pomocą portalu s24.  

Repozytorium dokumentów finansowych 

Zgłoszenie sprawozdania finansowego spółki do KRS za pomocą RDF podlega pewnym ograniczeniom. Możliwość skorzystania z tej opcji posiadają spółki, których chociaż jeden członek zarządu posiada numer PESEL wpisany do KRS. Opcja ta jest bezpłatna.   

Portal s24 

Opcja zgłoszenia sprawozdania finansowego za pomocą portalu s24 wiąże się z obowiązkiem uiszczenia opłaty. Aby dokonać złożenia należy wypełnić odpowiedni formularz – wniosek o wpis w rejestrze przedsiębiorców wzmianki o złożeniu dokumentów finansowych.  

Ze zgłoszenia tego muszą skorzystać przedstawiciele spółek nie posiadający numeru PESEL bądź których numer pesel nie został zgłoszony do KRS.  

Uzyskanie numeru PESEL 

Sposób nadania numeru PESEL dla obcokrajowca od 1 stycznia 2026 roku różni się w zależności od tego skąd osoba taka pochodzi: 

Numer PESEL może zostać nadany cudzoziemcom na dwa sposoby:  

Wystąpienie z wnioskiem 

W przypadku skorzystania z opcji złożenia wniosku w jego treści należy wskazać:  

• dane osoby,  

• dane dowodu potwierdzającego tożsamość oraz  

• podstawę prawną uzyskania numeru PESEL.  

Jeżeli konieczność uzyskania numeru PESEL wynika z żądania urzędu, urząd ten powinien wskazać taką podstawę prawną.  

Wniosek może zostać złożony przez cudzoziemca lub jego pełnomocnika w dowolnym urzędzie gminy.  

Do wniosku składanego przez pełnomocnika należy dołączyć:  

• Notaryzowaną i apostillowaną oraz tłumaczoną na język polski kopię dowodu tożsamości 

• Pełnomocnictwo do działania w imieniu osoby, której ma zostać nadany numer PESEL 

W przypadku stwierdzenia braków wniosku urząd poinformuje o tym osobę go składającą wraz z wezwaniem do ich uzupełnienia.  

UE, EFTA/EOG, Szwajcaria i Wielka Brytania 

Osoby posiadające obywatelstwo Państw należących do:  

• Unii Europejskiej,  

• Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) 

• Europejskiego Obszaru Gospodarczego,  

• Szwajcarii i  

A także członków rodzin wskazanych powyżej osób mogą złożyć wniosek za pomocą pełnomocnika.  

Dodatkowo wniosek taki mogą złożyć przez pełnomocnika obywatele Wielkiej Brytanii, jeżeli:   

Państwa trzecie 

Od 1 stycznia 2026 roku weszła w życie zmiana przepisów ustawy o ewidencji ludności. Na jej podstawie obywatele państw trzecich (nie należących do UE, EFTA/EOG, Szwajcarii), nie będą mogli otrzymać numeru PESEL bez osobistego stawiennictwa w urzędzie.  

Jeżeli osoba taka nie włada językiem polskim konieczne będzie uczestnictwo w czynnościach tłumacza przysięgłego.  

Podpis kwalifikowany 

Wszelkie platformy rządowe a także takie platformy jak PRS umożliwiają składanie wniosków i pism online.  

Podpis kwalifikowany jest to podpis posiadający taką moc prawną jak podpis własnoręczny. Może on służyć przedsiębiorcy do:  

• załatwiania spraw urzędowych,  

• podpisywania sprawozdań finansowych  

• zawierania umów z kontrahentami  

Uzyskanie podpisu kwalifikowanego dla cudzoziemca 

Uzyskanie podpisu kwalifikowanego dla cudzoziemca wygląda podobnie jak uzyskanie podpisu dla obywatela Polski.  

Największą różnicą w uzyskaniu podpisu elektronicznego dla cudzoziemca będzie dokument tożsamości na podstawie którego zostanie dokonana weryfikacja tożsamości posiadacza podpisu. Weryfikacja tożsamości cudzoziemca będzie odbywać się na podstawie dowodu tożsamości bądź paszportu.  

Aby otrzymać podpis kwalifikowany należy wykupić go od jednego z certyfikowanych dostawców.  

Do aktywowania podpisu zazwyczaj konieczny jest:  

• dowód tożsamości,  

• adres email oraz  

• numer telefonu.  

W czym możemy pomóc 

Kancelaria TGC Corporate Lawyers zapewnia kompleksową pomoc w obsłudze przedsiębiorców w tym:

Podsumowanie 

Cudzoziemiec pełniący funkcję w zarządzie polskiej spółki musi sprostać szeregowi obowiązków formalnych, zwłaszcza w zakresie elektronicznej komunikacji z administracją publiczną. Kluczowe znaczenie mają możliwość złożenia sprawozdania finansowego do KRS oraz posiadanie narzędzi umożliwiających podpisywanie dokumentów online. W praktyce oznacza to konieczność uzyskania numeru PESEL oraz podpisu kwalifikowanego. 

W zależności od obywatelstwa oraz statusu pobytowego cudzoziemca, procedura uzyskania numeru PESEL może różnić się istotnie, zwłaszcza po zmianach przepisów obowiązujących od 1 stycznia 2026 r. Równolegle podpis kwalifikowany stanowi podstawowe narzędzie umożliwiające realizację obowiązków korporacyjnych na odległość. Odpowiednie przygotowanie formalne pozwala uniknąć opóźnień, kosztów oraz ryzyk związanych z niedopełnieniem ustawowych obowiązków zarządu. 

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)