Ochrona sygnalistów – wewnętrzne kanały zgłoszeń

Wejście w życie ustawy o sygnalistach oznacza dodatkowe obowiązki dla pracodawców. Wielu z nich ma wątpliwości, jakie procesy należy wdrożyć, by przygotować się do nowych regulacji. Stworzenie kanałów wewnętrznych do zbierania zgłoszeń to ważny aspekt, na który warto zwrócić uwagę w kontekście nadchodzących zmian.

Ochrona osób zgłaszających przypadki naruszania prawa już wkrótce stanie się obowiązkiem pracodawców, choć wciąż nie jest znana dokładna data wejścia w życie nowych przepisów ustawy o sygnalistach.  Powstała ona w celu dostosowania polskich przepisów do dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r.

Ochrona sygnalistów – od kiedy obowiązuje?

Obowiązek wdrożenia ochrony sygnalistów obejmie pracodawców prywatnych i państwowych, którzy zatrudniają minimum 50 osób. W pierwszej kolejności dotyczyć to będzie największych firm, posiadających ponad 250 pracowników. Takie podmioty będą miały dwa miesiące od dnia ogłoszenia ustawy, by dostosować się do jej wymagań. Mniejsze firmy, w których pracuje między 50 a 249 osób, zostaną zobligowane do wdrożenia procedur ochrony sygnalistów od 17 grudnia 2023 roku.

Warto przy tym podkreślić, że przedsiębiorstwa państwowe i prywatne z rynku finansowego mają obowiązek przestrzegania ustawy bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników.

W jaki sposób będzie można zgłosić naruszenie?

Ustawa przewiduje trzy podstawowe kanały zgłaszania naruszeń:

1. wewnętrzny (dostępny w ramach danej organizacji),

2. zewnętrzny (wyznaczony przez organy publiczne)

3. ujawnienia publiczne (czyli podanie informacji do wiadomości publicznej).

Pracodawców najbardziej interesuje ustawowy obowiązek zapewnienia wewnętrznego kanału zgłoszeniowego. Stworzenie takiego narzędzia jest częścią wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa, którą będzie zobligowany opracować pracodawca. Projekt procedury będzie musiał być konsultowany ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników. Na przeprowadzenie konsultacji ustawodawca przewidział termin od 7 do 14 dni.

Zobacz także: Nagranie z webinaru Sygnaliści – jak wdrożyć procedury zgłaszania nieprawidłowości?

Wewnętrzne kanały zgłoszeń – przykłady

Pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników, w jaki sposób wewnątrz firmy mogą zgłosić naruszenia. Stosowna informacja powinna być widoczna np. na stronie internetowej, tak by osoby spoza firmy również miały możliwość się z nią zapoznać.

Sygnalista musi mieć zapewnioną możliwość zgłoszenia naruszeń na kilka sposobów. Może to zrobić:

• ustnie
• pisemnie
• drogą elektroniczną

Kanał zgłoszeniowy powinien być jak najbardziej przyjazny i dostępny dla pracownika. Może to być np. wyznaczona osoba z działu HR w określonym dniu i godzinach pełniąca dyżur, podczas którego będzie przyjmowała zgłoszenia. W takim przypadku warto wybrać osobę, która wzbudza zaufanie i posiada umiejętności potrzebne w sytuacjach, gdy mamy do czynienia z wrażliwymi kwestiami, np. oskarżenia o mobbing.

Możliwe są także dodatkowe kanały – spotkanie z przedstawicielem HR, telefon na dedykowaną infolinię czy udostępniona w dyskretnym miejscu skrzynka, do której pracownicy będą mieli możliwość wrzucania informacji.

Sygnalista po dokonaniu zgłoszenia w ciągu 7 dni musi otrzymać potwierdzenie jego przyjęcia.

Pracodawca jest zobowiązany do powstrzymania się od działań odwetowych wobec osoby, która dokonała zgłoszenia.

Ochrona sygnalistów – jak możemy pomóc:

• Opracowanie procedury zgodnej z przepisami ustawy krajowej, przy uwzględnieniu struktury danego przedsiębiorstwa,
• Zapewnienie szkoleń (także e-szkoleń) dla pracowników organizacji klienta z zakresu zasad zgłaszania nieprawidłowości,
• Audyt prawny działalności podmiotu obowiązanego pod kątem zgodności z nowymi regulacjami.

Ochrona sygnalistów – sprawdź, jak możemy pomóc: