Praca zdalna – MRiPS wyjaśnia najważniejsze kwestie

7 kwietnia 2023 roku weszły w życie przepisy o pracy zdalnej. Wraz z nowelizacją Kodeksu pracy zmienił się zakres dotychczasowych uprawnień pracodawców, przybyło im także nowych obowiązków. Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej przygotowało wyjaśnienia najważniejszych zagadnień w tym temacie.

Miejsce wykonywania pracy zdalnej – więcej niż jedno?

Kodeksowa praca zdalna może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Zgodnie z definicją pracy zdalnej, praca ta może być świadczona z więcej niż jednego miejsca. Każde z tych miejsc musi być zaakceptowane przez pracodawcę.

W świetle przepisów niedopuszczalne jest zlecanie w ramach pracy zdalnej zadań:

• szczególnie niebezpiecznych,
• w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych dla pomieszczeń mieszkalnych,
• z zastosowaniem substancji szkodliwych dla zdrowia, żrących, promieniotwórczych, drażniących, uczulających lub innych o nieprzyjemnym zapachu, pylących lub intensywnie brudzących.

Dowiedz się więcej: sprawdź Poradnik – zmiany w prawie pracy w 2023 r.

Wniosek o pracę zdalną – kiedy wiążący dla pracodawcy?

Zgodnie z nowymi przepisami pracownicy mogą wnioskować o wykonywanie pracy zdalnej. Pracodawca musi taki wniosek uwzględnić jeśli został on złożony przez:

• pracownika – rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności,
• pracownicę w ciąży,
• pracownika wychowującego dziecko do 4. roku życia,
• pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie, o niepełnosprawności albo o znacznym stopniu niepełnosprawności.

We wskazanych powyżej przypadkach pracodawca może nie zaakceptować wniosku pracownika w sytuacji gdy organizacja pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez wnioskującego pracownika, nie pozwalają na wykonywanie pracy w formie zdalnej.

W przypadku odmowy pracodawca musi poinformować pracownika w formie papierowej lub elektronicznie o swojej decyzji wraz z uzasadnieniem w terminie 7 dni roboczych od daty złożenia wniosku.

Inaczej sytuacja wygląda w przypadku okazjonalnej pracy zdalnej. Wniosek pracownika o okazjonalną pracę zdalną nie jest wiążący dla pracodawcy, a zatem może on nie wyrazić zgody na taki rodzaj wykonywania pracy. 

Okazjonalna praca zdalna – jaki limit dni i co z rokiem 2023?

Przypomnijmy, iż według nowych przepisów „praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym”.

Wymiar pracy zdalnej okazjonalnej nie zależy od wymiaru czasu pracy pracownika oraz liczby godzin wynikających z rozkładu czasu pracy. Do pracy zdalnej okazjonalnej nie stosuje się przepisów dotyczących obowiązku pokrycia przez pracodawcę kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej.

Dodatkowo, pojawiły się wątpliwości dotyczące limitu okazjonalnej pracy zdalnej w roku 2023, jako że nowelizacja Kodeku pracy weszła w życie w trakcie roku kalendarzowego. Warto jednak podkreślić, iż fakt ten nie wpływa na wymiar pracy zdalnej okazjonalnej w 2023 r., pracownicy mogą wnioskować o 24 dni.

Informacja o liczbie dni wykonywania pracy zdalnej okazjonalnej w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy powinna znaleźć w świadectwie pracy.

Dowiedz się więcej: Zmiany w dokumentacji pracowniczej i nowy wzór świadectwa pracy

Praca zdalna – jakie obowiązki i szkolenia BHP?

Bezpieczeństwo i higiena pracy to ważny aspekt także podczas wykonywania pracy zdalnej. Obowiązki pracodawcy wynikające z działu X Kodeksu pracy, czyli dotyczące zapewnienia bezpieczeństwa i higieny pracy, obowiązują zarówno w stosunku do pracowników zatrudnionych w trybie stacjonarnym mieszanym, jak i zdalnym.

W przypadku pracy zdalnej istnieją jednak pewne wyłączenia obejmujące brak obowiązku:

• organizowania stanowiska pracy zgodnie z przepisami i zasadami BHP (ten obowiązek spoczywa na pracowniku);
• dbania o bezpieczny stan pomieszczeń pracy i wyposażenia technicznego
• dotyczącego urządzeń sanitarnych i środków higieny osobistej,
• dostarczania napojów i posiłków profilaktycznych,
• zapewnienia pierwszej pomocy w nagłych wypadkach.

Ponadto, pracownicy zdalni podlegają szkoleniom BHP, zarówno szkoleniom wstępnym jak i okresowym. Szkolenia wstępne pracowników zatrudnianych do pracy zdalnej na stanowiska administracyjno-biurowe w całości mogą odbywać za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

Na pracodawcy spoczywa obowiązek opracowania oceny ryzyka zawodowego przed dopuszczeniem pracownika do pracy zdalnej.

Ocena zawiera zasady bezpiecznego wykonywania pracy zdalnej, w tym:

• zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej,
• zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej,
• czynności do wykonania po zakończeniu wykonywania pracy zdalnej,
• zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenia dla życia lub zdrowia ludzkiego.

Pracownik ma natomiast obowiązek zapoznania się z przygotowaną oceną. Ocenę pracodawca może też sporządzić dla poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej – tzw. uniwersalna ocena ryzyka zawodowego. Zobacz także: GIP wyjaśnia kiedy pracodawca sprawdzi trzeźwość pracowników

Dodatkowo, ważny zarówno z punktu widzenia pracodawcy, jak i pracownika pozostaje fakt, iż narzędzia pracy i materiały, z których korzysta pracownik zdalny – niezależnie czy zapewnia je pracodawca czy pracownik – muszą spełniać wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego Kodeksu pracy dotyczącym maszyn i innych urządzeń technicznych.

Czytaj także: Praca zdalna w Kodeksie pracy – nowelizacja ogłoszona w Dzienniku Ustaw

Kiedy można wycofać zgodę na pracę zdalną?

W świetle nowych przepisów prawo do wycofania się z pracy zdalnej przysługuje zarówno pracownikowi, jak i pracodawcy. Obie strony w trakcie trwania zatrudnienia mają możliwość wystąpienia z wiążącym wnioskiem o powrót do pracy stacjonarnej w zakładzie pracy.

Termin przywrócenia pracownika do pracy w siedzibie firmy pracodawca ustala w porozumieniu z pracownikiem. Jeśli obie strony nie dojdą do porozumienia, przywrócenie pracownika do pracy w siedzibie firmy następuje po upływie 30 dni od wniosku pracownika lub pracodawcy w tej sprawie.

Czytaj także: Nowelizacja Kodeksu pracy – najważniejsze zmiany po 26 kwietnia

Prawo pracy – jak możemy pomóc?