Procedura zgłoszeń wewnętrznych dla sygnalistów

25 września 2024 r. wchodzą w życie przepisy dotyczące ochrony sygnalistów. Jednym z nowych obowiązków pracodawców objętych tymi regulacjami jest opracowanie procedury zgłoszeń wewnętrznych dla osób zgłaszających naruszenia prawa. Jak przygotować taki dokument i jakie elementy powinien zawierać?

Czym jest procedura zgłoszeń wewnętrznych dla sygnalistów?

Procedura zgłoszeń wewnętrznych dla sygnalistów to dokument, który określa zasady zgłaszania nieprawidłowości. Sygnaliści, czyli osoby zgłaszające naruszenia prawa lub zasad etyki, odgrywają istotną rolę w zapewnieniu transparentności i zgodności z prawem. Pomagają przedsiębiorcom przeciwdziałać nadużyciom, naruszeniom prawa i zasad etycznych oraz korupcji. Aby spełnić wymogi prawa oraz ochronić sygnalistów przed potencjalnymi represjami, pracodawcy muszą stworzyć procedurę, która będzie zgodna z obowiązującymi przepisami i jednocześnie będzie skuteczna w praktyce.

Dlaczego Twoja firma potrzebuje procedury zgłoszeń wewnętrznych?

W maju tego roku Polska implementowała dyrektywę Unii Europejskiej dotyczącą ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa (Dyrektywa 2019/1937). Zgodnie z przepisami nowej ustawy firmy zatrudniające co najmniej 50 pracowników są zobowiązane do wdrożenia wewnętrznych procedur zgłaszania nieprawidłowości. Brak procedury lub jej nieprawidłowe wdrożenie może skutkować sankcjami karnymi, ale także negatywnymi skutkami dla reputacji firmy.

Zobacz także: Ustawa o ochronie sygnalistów: nowe obowiązki dla pracodawców

Procedura zgłoszeń wewnętrznych to dokument, który nie tylko powinien spełniać wymogi ustawy, ale także budować zaufanie wśród pracowników. Wdrożenie skutecznej procedury zapewnia pracownikom poczucie bezpieczeństwa, co z kolei może przyczynić się do zwiększenia wykrywalności nieprawidłowości oraz zapobiegania potencjalnym kryzysom w organizacji.

Co powinna zawierać procedura zgłoszeń wewnętrznych?

1. Definicje i cele: Procedura powinna jasno określać, jakie nieprawidłowości mogą być zgłaszane oraz jakie są cele zgłaszania (np. zapobieganie naruszeniom prawa, ochrona interesów firmy).
2. Kanały zgłoszeń i działania następcze: Wskazanie sposobów komunikacji (np. odrębne skrzynki elektroniczne, specjalne numery telefoniczne) oraz sposobów weryfikacji zgłoszeń. Ważne jest, aby procedura była przejrzysta i łatwo dostępna dla wszystkich pracowników.
3. Ochrona sygnalistów: Procedura musi zapewniać poufność danych sygnalistów oraz ochronę przed represjami – to kluczowy element, który buduje zaufanie do systemu zgłaszania naruszeń.
4. Zasady przetwarzania danych osobowych: Z uwagi na przepisy RODO procedura powinna precyzować zasady przetwarzania danych osobowych sygnalistów oraz osób, których zgłoszenia dotyczą.

Ochrona sygnalistów – jak możemy pomóc?

Kancelaria TGC Corporate Lawyers specjalizuje się w doradztwie prawnym związanym ze stosowaniem przepisów o ochronie sygnalistów. Oferujemy kompleksowe wsparcie m.in. przy opracowaniu i wdrożeniu procedury zgłoszeń wewnętrznych, dostosowanej do specyfiki Twojej organizacji.

Nasze usługi z zakresu ochrony sygnalistów obejmują:

• Analizę potrzeb i ryzyk w Twojej firmie;
• Przygotowanie projektu procedury zgodnej z obowiązującymi przepisami oraz dokumentów towarzyszących;
• Doradztwo w zakresie wdrożenia procedury zgłaszania naruszeń;
• Szkolenia dla pracowników i kadry zarządzającej;
• Stałe wsparcie prawne w zakresie ochrony sygnalistów.

Dowiedz się więcej o naszej usłudze: Ochrona sygnalistów