Protokół z posiedzenia zarządu po nowelizacji KSH

Od dwóch lat obowiązuje znowelizowany Kodeks spółek handlowych. Jedną z istotnych zmian wprowadzonych w 2022 r. jest uregulowanie kwestii protokołowania uchwał zarządu w spółkach kapitałowych.

Uchwała zarządu jest potrzebna wtedy, gdy sprawa, która ma zostać załatwiona, przekracza zakres zwykłego zarządu, gdy któryś z członków zarządu sprzeciwi się prowadzeniu sprawy nieprzekraczającej zakresu zwykłego zarządu lub gdy podjęcie uchwały wynika z umowy spółki.

Uchwały zarządu – najważniejsze wytyczne

Artykuły 376 i 208¹ KSH odnoszące się odpowiednio do spółek akcyjnych i spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, zostały sformułowane w jednakowym brzmieniu, jednak dla tej drugiej grupy podmiotów formalne protokołowanie uchwał jest obowiązkiem nowym.

Przypomnijmy najważniejsze wytyczne:

• Uchwały zarządu są protokołowane, niezależnie od strony organizacyjnej ich podejmowania.

Członkowie zarządu mogą oddawać głosy:

• osobiście, na posiedzeniu
• w trybie pisemnym (obiegowym),
• wykorzystując elektroniczne środki porozumiewania się na odległość,
• przekazując je na piśmie za pośrednictwem innego członka zarządu.

Członek zarządu nie może głosować nad uchwałami przez pełnomocnika.

• Protokół wymaga formy pisemnej. Minimum informacji, jakie powinien zawierać to:
• porządek obrad,
• imiona i nazwiska obecnych członków zarządu,
• liczbę głosów oddanych na poszczególne uchwały,
• zdanie odrębne zgłoszone przez członka zarządu z ewentualnym umotywowaniem.

• Protokół powinien zostać podpisany przez co najmniej jednego członka zarządu prowadzącego posiedzenie lub zarządzającego głosowanie. Dzięki takiemu rozwiązaniu protokół może zostać sporządzony prawidłowo także wtedy, gdy członkowie zarządu znajdują się podczas posiedzenia w różnych lokalizacjach.

Często zdarza się, że protokół podpisywany jest przez wszystkich członków zarządu uczestniczących w posiedzeniu. Choć nie jest to obowiązkowe w myśl KSH, może być istotne w celach dowodowych. Taki wymóg może zostać wprowadzony w umowie spółki lub regulaminie zarządu.

Brak w protokole jednego z elementów wymaganych przez przepisy KSH nie powoduje nieważności uchwał zarządu. Mimo to należy dbać o poprawność sporządzanego dokumentu, bowiem może on mieć znaczenie dowodowe lub informacyjne, na przykład dla rady nadzorczej.

Poza informacjami wskazanymi w kodeksie można dodatkowo umieścić w protokole takie dane jak: imię i nazwisko przewodniczącego posiedzenia, lista załączników, odnotowanie obecności na posiedzeniu osób spoza zarządu oraz powód i cel takiej obecności, sprawy dodatkowo omawiane, co do których nie podjęto uchwał.

Kodeks spółek handlowych reguluje kwestię protokołowania uchwał w sytuacji, gdy zarząd spółki jest organem wieloosobowym. Członek zarządu jednoosobowego powinien działać w tym zakresie stosownie do zapisów umowy spółki lub regulaminu zarządu. Jeżeli te dokumenty zobowiązują zarząd jednoosobowy do protokołowania podjętych decyzji – należy sporządzić stosowne oświadczenie. W spółkach, w których kwestia podejmowania uchwał przez jednoosobowy zarząd nie jest uregulowana umową ani regulaminem, decyzja należy do jedynego członka zarządu. Niekiedy konieczne jest także zwołanie posiedzenia, jeśli mają w nim uczestniczyć osoby nie będące członkami zarządu.

Jak możemy pomóc?

Nasza kancelaria wspiera przedsiębiorców przy przygotowaniu protokołów uchwał zarządu oraz innych dokumentów korporacyjnych spółek.

Zapraszamy do kontaktu.

Zapytaj o ofertę

Autorka: Małgorzata Gutorska, Starszy Specjalista ds. Prawa Spółek, TGC Corporate Lawyers