Spółka z o.o. a oddział spółki w Polsce – prowadzenie działalności w Polsce przez obcokrajowców

Przedsiębiorcy zagraniczni wchodząc na polski rynek stają przed dylematem dotyczącym wyboru formy prowadzenia działalności. W praktyce najczęściej decydują się na założenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością lub oddziału.

Oddział a spółka z o.o. – forma prawna i odpowiedzialność

Podstawową cechą odróżniającą spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością od oddziału przedsiębiorcy zagranicznego jest forma prawna.

Oddział w przeciwieństwie do spółki z ograniczoną odpowiedzialnością nie posiada osobowości prawnej (nie jest nawet tzw. „ułomną osobą prawną”). Stanowi on wyodrębnioną i samodzielną organizacyjnie część działalności gospodarczej prowadzonej przez przedsiębiorcę poza jego siedzibą. Ma to doniosłe znaczenie praktyczne, albowiem w związku z tym oddział nie posiada ani zdolności prawnej, ani zdolności do czynności prawnych.

Oddział działa tylko i wyłącznie w ramach przedsiębiorcy zagranicznego, a wszelkie prawa i obowiązki nabywane w związku z prowadzoną w ramach oddziału działalnością gospodarczą stają się w istocie prawami i obowiązkami przedsiębiorcy zagranicznego. Podstawową konsekwencją braku osobowości prawnej jest brak odpowiedzialności oddziału za prowadzoną przez niego działalność. Pełną odpowiedzialność za jego działalność ponosi przedsiębiorca zagraniczny.

W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością natomiast całą odpowiedzialność ponosi spółka oraz w określonych przepisami kodeksu spółek handlowych – członkowie jej organów zarządzających.

Odpowiedzialność wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest wyłączona (za wyjątkiem czynności dokonanych podczas tworzenia spółki). Jeżeli przedsiębiorca zagraniczny zamierza ograniczyć odpowiedzialność do majątku w ramach jednego podmiotu (lub państwa), to decyduje się na założenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. W takim przypadku przedsiębiorca zagraniczny tworzy nowy byt prawny odrębny od przedsiębiorcy zagranicznego, posiadający osobowość prawną, a co za tym idzie zdolność prawną i zdolność do czynności prawnych.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością musi posiadać kapitał zakładowy na minimalnym poziomie w wysokości 5.000 złotych i jej działalność podlega licznym polskim regulacjom, w tym w szczególności ustawy o rachunkowości, kodeksu spółek handlowych, prawa upadłościowego oraz prawa restrukturyzacyjnego. Przepisy te nie tylko w sposób szczegółowy reglamentują zasady prowadzenia działalności przez spółkę, lecz też służą kontroli kondycji finansowej i zapewnieniu bezpieczeństwa obrotu gospodarczego. Narzucają one w związku z tym liczne ograniczenia na spółkę i statuują po spełnieniu określonych przesłanek między innymi obowiązek złożenia wniosku o ogłoszenie upadłości lub wszczęcie postępowania restrukturyzacyjnego, zwołania zgromadzenia wspólników w celu podjęcia uchwały o dalszym istnieniu spółki, czy też zakaz zwrotu wspólnikom wkładów wniesionych do spółki lub ustawowe ograniczenia dotyczące wypłaty dywidendy, w tym zaliczek na poczet dywidendy.

Kwestie finansowe i podatki

Pod względem podatkowym oddział przedsiębiorcy zagranicznego zasadniczo nie różni się od spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Oba te podmioty są zobowiązane płacić podatek dochodowy od osób prawnych (CIT) i od dochodów osiąganych na terytorium Polski. Zarówno spółka, jak i oddział są płatnikami VAT. Dla oddziału przedsiębiorcy zagranicznego prowadzi się wprawdzie wyodrębnioną księgowość, lecz z racji, że oddział nie posiada własnego kapitału jego finanse są ujmowane w rocznym sprawozdaniu finansowym przedsiębiorcy zagranicznego.

Przedsiębiorca zagraniczny ma pełną swobodę decydowania o kondycji finansowej oddziału i nie stosuje się do oddziału przepisów chroniących bezpieczeństwo obrotu gospodarczego, o których mowa powyżej. Oznacza to, że oddział może przynosić straty, a przedsiębiorca zagraniczny nie będzie zobowiązany do przedsięwzięcia w związku z tym jakichkolwiek czynności, które byłyby wymagane od spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Oddział a spółka z o.o. – reprezentacja

Jak zostało to powyżej wskazane w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością funkcjonują organy, posiadające określone kompetencje w ramach spółki. Należą do nich zgromadzenie wspólników – organ składający się ze wszystkich wspólników decydujący o najważniejszych aspektach funkcjonowania spółki, zarząd – organ uprawniony do reprezentowania i prowadzenia spraw spółki oraz fakultatywnie rada nadzorcza lub komisja rewizyjna – organ pełniący czynności kontrolne w spółce.

W przeciwieństwie do spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, oddział przedsiębiorcy zagranicznego nie posiada formalnych odrębnych organów zarządzających. Sprawy oddziału prowadzą właściwe do reprezentowania i prowadzenia spraw organy przedsiębiorcy zagranicznego lub – co jest najczęściej spotykane w praktyce – powołany przez ten organ pełnomocnik zwany również kierownikiem oddziału.

Zobacz także: Spółki – wsparcie przy zakupie lub sprzedaży

Zakres działalności

Przedsiębiorca decydujący się na prowadzenie działalności w formie oddziału jest ponadto istotnie ograniczony jeśli chodzi o przedmiot działalności gospodarczej prowadzonej w Polsce. Jego zakres nie może wykraczać poza przedmiot działalności przedsiębiorcy zagranicznego. Może być jedynie taki sam lub węższy. W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przedmiot działalności może zostać dowolnie obrany i nie musi być w ogóle powiązany z działalnością przedsiębiorcy zagranicznego.

Nazwa oddziału i spółki – wymagania

Nazwa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością co do zasady może być obrana dowolnie, zaś nazwa oddziału musi być tożsama z firmą przedsiębiorcy zagranicznego.

 Każdorazowa zmiana firmy przez przedsiębiorcę powoduje automatyczną zmianę nazwy oddziału, co oznacza, że postanowienie sądu o wpisie nowej nazwy oddziału do rejestru przedsiębiorców KRS będzie miało charakter deklaratoryjny i nawet przed momentem wpisu oddział powinien posługiwać się aktualną nazwą przedsiębiorcy głównego. Nazwa oddziału musi obligatoryjnie zawierać jej formę prawną w tłumaczeniu na język polski z dodaniem wyrazów „oddział w Polsce”. Zmiana firmy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością nastąpi z momentem wpisu do KRS nowej nazwy (co wymaga zmiany umowy spółki przed notariuszem). Firma spółki z ograniczoną odpowiedzialnością musi zawierać dopisek: „spółka z ograniczoną odpowiedzialnością” z możliwością stosowania w obrocie skrótów: „sp. z o.o.” lub „spółka z o.o.”.

Ile trwa zarejestrowanie spółki z o.o. i oddziału?

Na korzyść spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przemawia natomiast czas rejestracji oraz moment rozpoczęcia działalności gospodarczej. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością może rozpocząć prowadzenie działalności gospodarczej już po zawarciu umowy spółki a przed zarejestrowaniem w Krajowym Rejestrze Sądowym, jako spółka w organizacji, a sama rejestracji spółki w najszybszej formule – elektronicznej – trwa zazwyczaj ok. 3 dni.

Ponadto istnieje możliwość zakupu gotowych do niezwłocznego prowadzenia działalności spółek z ograniczoną odpowiedzialnością. Takiej możliwości nie ma w przypadku oddziału przedsiębiorcy zagranicznego.

Przedsiębiorca zagraniczny może rozpocząć działalność w ramach oddziału dopiero po uzyskaniu wpisu do rejestru przedsiębiorców, a rejestracja oddziału trwa około 2-3 miesiące.

Obydwie formy działalności mają swoje praktyczne przewagi jak i niedoskonałości. Przed podjęciem decyzji o wyborze formy należy przeanalizować cele rozpoczęcia działalności gospodarczej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, jak również ryzyka temu towarzyszące oraz posiadane środki organizacyjne i kompetencyjne. Warto przy tym zasięgnąć porady międzynarodowej kancelarii prawnej, która zapewni pełne doradztwo i umożliwi podjęcie optymalnej decyzji biznesowej.

Zapraszamy do zapoznania się ze szczegółowymi informacjami na temat zakładania spółki z o.o. i oddziału w Polsce:

• Procedura zakładania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w Polsce
• Procedura zakładania Oddziału Spółki w Polsce

Autorzy:

Beata Ordowska
General Partner, Adwokat
TGC Corporate Lawyers

Paweł Góra
Radca Prawny
TGC Corporate Lawyers

Jak możemy pomóc?

TGC Corporate Lawyers oferuje pełne wsparcie w procesie tworzenia, prowadzenia i zamykania spółek i oddziałów przedsiębiorców zagranicznych, w tym w podejmowaniu decyzji strategicznych i prawnych. Pomagamy klientom działającym w grupach kapitałowych, ale również małym i średnim przedsiębiorstwom, spółkom publicznym, organizacjom pozarządowym oraz organizacjom non-profit. Naszym klientom oferujemy również zakup gotowych spółek, które od razu po dokonaniu zamówienia mogą być wykorzystane do prowadzenia działalności gospodarczej przez klienta.