Sygnaliści – nowe obowiązki dla firm jeszcze w 2021 roku

W 2019 r. opublikowano Dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających przypadki naruszenia prawa Unii, czyli tzw. dyrektywę o ochronie sygnalistów. Państwa członkowskie mają obowiązek wdrożyć ją do 17 grudnia 2021 r. Z czym wiąże się to dla pracodawców?

Kim są sygnaliści?

Główny cel dyrektywy stanowi ochrona osób zgłaszających nieprawidłowości w funkcjonowaniu przedsiębiorstw zarówno prywatnych, jak i państwowych. Takie osoby bardzo często spotykają się bowiem z dyskryminacją oraz działaniami odwetowymi. W świetle przepisów dyrektywy sygnalistą może być przede wszystkim pracownik, ale nie tylko – ochronie podlega każda osoba, która dokona zgłoszenia w kontekście związanym z pracą. W konsekwencji chronione są również m.in. osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych, byli pracownicy, osoby w trakcie rekrutacji, wykonawcy oraz podwykonawcy, a także wspólnicy, akcjonariusze czy członkowie organów zarządzających.

Ochrona sygnalistów – jakie nowe obowiązki zostaną nałożone na firmy?

W związku z wdrożeniem dyrektywy na pracodawców zostaną nałożone nowe obowiązki. Firmy zostaną zobowiązane do:

• utworzenia wewnętrznego kanału (bądź dostosowania istniejących kanałów) oraz opracowania procedur, przy wykorzystaniu których pracownicy będą mogli dokonywać zgłoszeń naruszeń;
• informowania osoby zgłaszającej o przyjęciu zgłoszenia (w terminie do 7 dni od jego dokonania), a także o sposobie rozpoznania zgłoszenia lub o jego dalszym procedowaniu (maksymalnie w ciągu 3 miesięcy od dokonania zgłoszenia);
• podejmowania działań następczych w związku ze stwierdzeniem naruszenia, takich jak m.in. przekazanie sprawy do odpowiednich organów państwowych lub wszczęcie postępowania dyscyplinarnego wobec osoby odpowiedzialnej za naruszenie;
• prowadzenia rejestru zgłoszeń.

Kluczową kwestią towarzyszącą wypełnianiu nałożonych na firmy obowiązków będzie ochrona tożsamości sygnalisty. Niezbędne będzie opracowanie systemu przyjmowania zgłoszeń, który zapewni brak dostępu osób niezwiązanych z rozpatrywaniem zgłoszeń do danych osoby dokonującej zgłoszenia. Istotne będzie także wybranie osób bezstronnych do weryfikacji informacji przekazanych w zgłoszeniu. Pracodawca będzie mógł powierzyć to zadanie zarówno osobom z wewnątrz, jak i podmiotowi zewnętrznemu, np. kancelarii prawnej lub innemu wyspecjalizowanemu podmiotowi.

Czy nowe obowiązki będą dotyczyły wszystkich przedsiębiorców?

Przepisy dyrektywy ograniczają jej zastosowanie do zgłoszeń dotyczących naruszeń interesów finansowych Unii Europejskiej oraz zasad rynku wewnętrznego, a także naruszeń w dziedzinach:

• zamówień publicznych;
• usług, produktów i rynków finansowych oraz zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;
• bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
• bezpieczeństwa transportu;
• ochrony środowiska;
• ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
• bezpieczeństwa żywności i pasz, zdrowia i dobrostanu zwierząt;
• zdrowia publicznego;
• ochrony konsumentów;
• ochrony prywatności i danych osobowych oraz bezpieczeństwa sieci i systemów informacyjnych.

Wymienione rodzaje naruszeń stanowią minimum zakresu przedmiotowego – Polski ustawodawca w ustawie wdrażającej dyrektywę może zawrzeć przepisy, na podstawie których ochroną zostaną objęci również sygnaliści dokonujących zgłoszeń naruszeń występujących w innych sektorach.

Początkowo – do 17 grudnia 2021 r. – przepisy implementujące dyrektywę mają objąć największe podmioty sektora prywatnego, tj. firmy zatrudniające co najmniej 250 pracowników, oraz co do zasady wszystkie podmioty sektora publicznego. W stosunku do podmiotów zatrudniających od 50 do 249 pracowników nowe przepisy zaczną obowiązywać do 17 grudnia 2023 r.  Limit 50 pracowników nie ma zastosowania do sektora finansowego, lotnictwa cywilnego, transportu morskiego oraz podmiotów działających w obszarze złóż gazu ziemnego i ropy naftowej na obszarach morskich.

Autorka:

Ochrona sygnalistów – sprawdź, jak możemy pomóc: