21.02.2022 Prawo spółek

Ułatwienia w podpisywaniu sprawozdań finansowych od 1 stycznia 2022 r.


Sprawozdanie finansowe jednostki, którą kieruje organ wieloosobowy może, pod pewnymi warunkami, podpisać co najmniej jedna, wybrana osoba wchodząca w skład tego organu. Umożliwia to nowelizacja Ustawy o rachunkowości, która weszła w życie 1 stycznia 2022 r.

Od 1 października 2018 r. sprawozdania finansowe muszą być sporządzane w postaci elektronicznej i podpisywane profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz przez wszystkich członków zarządu. Posługiwanie się profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym i zebranie wszystkich podpisów niejednokrotnie przysparza trudności organizacyjnych i technicznych, szczególnie cudzoziemcom wchodzącym w skład kierownictwa. Z myślą o tych członkach zarządu ustawodawca znowelizował brzmienie art. 52 ust. 2b Ustawy o rachunkowości.

Sprawozdanie finansowe z podpisem jednego członka zarządu

Jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy, sprawozdanie finansowe może podpisać profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu, po złożeniu przez pozostałych członków oświadczeń, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości.

Rozwiązanie to jest dobrowolne i nie ma wpływu na dotychczasową praktykę jednostek, w których wszyscy członkowie zarządu podpisują sprawozdania.

Wymagane oświadczenia

Oświadczenie, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie może być sporządzane:

  • w postaci elektronicznej, z podpisem elektronicznym (kwalifikowanym, zaufanym lub osobistym),
  • w formie papierowej, opatrzone własnoręcznym podpisem.

W treści oświadczenia należy zidentyfikować wersję sprawozdania finansowego, do którego dokument się odnosi, w szczególności podając datę i godzinę podpisania tego sprawozdania przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych.

W przypadku gdy oświadczenie zostało sporządzone w formie papierowej, osoba podpisująca sprawozdanie finansowe jest obowiązana do sporządzenia elektronicznej kopii tych dokumentów.

Oświadczenie jest dołączane do sprawozdania finansowego i składane razem z nim do KRS.  Musi też być przechowywane wraz ze sprawozdaniem finansowym przez co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło zatwierdzenie sprawozdania finansowego.

Powyższe zasady odnoszą się również do sprawozdań finansowych innych niż roczne oraz do sprawozdań z działalności jednostki, z tym, że te ostatnie nie są podpisywane przez osobę prowadzącą księgi rachunkowe. 

Zobacz także: Od 2022 r. dom do 70 mkw. bez pozwolenia i formalności

Przekazywanie sprawozdań finansowych i oświadczeń do KRS

Wprowadzenie nowego dokumentu, podlegającego przekazaniu do KRS, wymaga dostosowania systemu informatycznego Repozytorium Dokumentów Finansowych. W ustawie zmieniającej (Ustawa o zmianie ustawy o rachunkowości oraz niektórych innych ustaw z 14 października 2021 r., Art. 13 ust. 3) wyznaczono termin przekazywania sprawozdań finansowych wraz z oświadczeniem zależny od daty zatwierdzenia przez zgromadzenie wspólników:

  • sprawozdania zatwierdzone przed 1 czerwca 2022 r., do których dołączane będą nowe dokumenty, będą przekazywane do KRS od 1 czerwca 2022 r. do 15 czerwca 2022 r.,
  • sprawozdania zatwierdzone po 1 czerwca 2022 r. (lub bez nowych dokumentów) – w dotychczasowym terminie 15 dni od daty zatwierdzenia.

Autorka:
Małgorzata Gutorska
Specjalistka ds. Spółek

Jak możemy pomóc?

Dział Prawa Spółek kancelarii TGC Corporate Lawyers zajmuje się przygotowywaniem dokumentów związanych z zatwierdzeniem roku obrotowego oraz przekazywaniem sprawozdań i dokumentów finansowych do KRS.


Chcesz być na bieżąco?
Subskrybuj nasz newsletter!
Pełna treść zgody

TGC Corporate Lawyers

ul. Hrubieszowska 2
01-209 Warszawa
Polska

+48 22 295 33 00
contact@tgc.eu

NIP: 525-22-71-480, KRS: 0000167447,
REGON: 01551820200000. Sąd Rejonowy dla
m.st. Warszawy, XII Wydział Gospodarczy

Mapa