Ustawa o ochronie sygnalistów: nowe obowiązki dla pracodawców

24 czerwca została opublikowana w Dzienniku Ustaw ustawa o ochronie sygnalistów, która wdraża do polskiego systemu prawnego postanowienia Dyrektywy UE 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa. Określa ona zakres obowiązków, z jakimi muszą zmierzyć się pracodawcy, w m.in. związku z koniecznością ustanowienia wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń. Czasu na przygotowanie się do wejścia w życie ustawy jest mało; przepisy zaczną obowiązywać już we wrześniu.

Ochrona sygnalistów – kiedy ustawa wchodzi w życie?

Ustawa o ochronie sygnalistów z 14 czerwca 2024 r. została ogłoszona w Dzienniku Ustaw i zgodnie z 3-miesięcznym vacatio legis jej przepisy wchodzą w życie 25 września 2024 r.

Wyjątek stanowią przepisy o zgłoszeniach zewnętrznych, które zaczną obowiązywać po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia ustawy.

Ustawa opublikowana: kto musi wdrożyć nowe przepisy o sygnalistach?

Zgodnie z przepisami sygnalista, czyli osoba która zgłasza lub ujawnia informacje o naruszeniu prawa w zakresie objętym ustawą, może dokonać:

• zgłoszenia wewnętrznego,
• zgłoszenia zewnętrznego lub
• ujawnienia publicznego.

Ustawa o ochronie sygnalistów zasadniczo dotyczy wszystkich podmiotów, a niektóre z nich mają szczególne obowiązki w zakresie ustanowienia procedury zgłoszeń wewnętrznych, w tym ustalenia kanałów zgłoszeń:

• podmioty sektora publicznego i prywatnego, które według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku zatrudniają co najmniej 50 osób, oraz
• podmioty działające w sektorze finansowym niezależnie od tego, czy przynależą do sektora publicznego czy prywatnego oraz bez względu na liczbę zatrudnionych pracowników.

Pozostałe podmioty mogą ustanowić procedury zgłoszeń wewnętrznych dobrowolnie.

Zgłoszenia wewnętrzne: najważniejsze obowiązki pracodawców

Zgłoszenie wewnętrzne to poinformowanie o naruszeniu prawa w podmiocie prawnym, którego sygnalista jest pracownikiem lub pozostaje z nim w innych relacjach o charakterze zarobkowym.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych określać powinna m.in.:

• wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej danego podmiotu gospodarczego albo upoważniony inny podmiot zewnętrzny, który będzie przyjmował zgłoszenia,
• sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych,
• bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej danego podmiotu, upoważnione do podejmowania działań następczych,
• zasady przeprowadzania postępowania wyjaśniającego,
• maksymalne terminy na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej,
• prowadzenie rejestru zgłoszeń.

Sygnalista dokonujący zgłoszenia podlega ochronie od momentu jego dokonania lub od momentu ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy uważać, że przekazywana informacja jest prawdziwa i że stanowi informację o naruszeniu prawa

Działania następcze – na czym polegają?

Działania następcze to wszelkie działania, które mają na celu ocenę prawdziwości informacji zawartych w dokonanym przez sygnalistę zgłoszeniu oraz, które polegają na przeciwdziałaniu naruszeniu prawa stanowiącego przedmiot zgłoszenia.

Działania następcze to więc czynności podjęte w celu:

• oceny prawdziwości zgłoszenia.
• przeciwdziałania naruszeniu prawa, o którym poinformował sygnalista.

Nowe przepisy: co może zgłosić sygnalista?

Sygnalista może zgłosić lub ujawnić informacje o naruszeniu prawa, którym jest działanie lub zaniechanie działania niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:

• korupcji,
• zamówień publicznych,
• usług, produktów i rynków finansowych,
• przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
• bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
• bezpieczeństwa transportu,
• ochrony środowiska,
• ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
• bezpieczeństwa żywności i pasz, zdrowia i dobrostanu zwierząt,
• zdrowia publicznego,
• ochrony konsumentów,
• ochrony prywatności i danych osobowych,
• bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
• interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej,
• jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej, rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych, a także konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela.

Co ważne, ustawa nie znajduje zastosowania do informacji:

• objętych przepisami o ochronie informacji niejawnych oraz
• innych informacji niepodlegających ujawnieniu z mocy przepisów prawa powszechnie obowiązującego ze względów bezpieczeństwa publicznego, objętych tajemnicą zawodową zawodów medycznych oraz prawniczych, tajemnicą narady sędziowskiej oraz postępowaniem karnym – w zakresie tajemnicy postępowania przygotowawczego oraz tajemnicy rozprawy sądowej prowadzonej z wyłączeniem jawności.

Ustawa o ochronie sygnalisty – dowiedz się, jak pomagamy wdrażać nowe przepisy

Większość przepisów ustawy o ochronie sygnalistów wchodzi w życie 25 września 2024 r. Do tego czasu podmioty objęte nowymi przepisami powinny wdrożyć w swoich organizacjach odpowiednie procedury dotyczące zgłaszania przypadków naruszania prawa. Za ich brak pracodawcom mogą grozić sankcje w postaci kara grzywny.

Aby zagwarantować należyte wdrożenie procedur z zakresu ochrony sygnalistów i przygotowanie kanałów służących zgłaszaniu nieprawidłowości oraz nadużyć, oferujemy Państwu wsparcie obejmujące m.in.:

• tworzenie oraz wdrożenie efektywnych wewnętrznych procedur dokonywania zgłoszeń,
• szkolenia dla pracowników,
• audyt prawny pod kątem zgodności procesów z nowymi regulacjami.

Naszą ofertę kierujemy zarówno do organizacji działających w grupach kapitałowych, do małych i średnich przedsiębiorstw, jak i do organizacji pozarządowych, non-profit oraz spółek publicznych.

Ochrona sygnalistów – sprawdź, jak możemy pomóc!

Zobacz także nagranie z naszego webinaru: Sygnaliści – jak wdrożyć procedury zgłaszania nieprawidłowości?