Zakładasz firmę w Polsce? Musisz mieć e-Doręczenia

Jeśli po 1 stycznia 2025 roku zakładasz  w Polsce spółkę  lub jednoosobową działalność gospodarczą (JDG), jesteś zobowiązany do założenia indywidualnego adresu do e-Doręczeń. Podmioty zarejestrowane przed 31 grudnia 2024 także niedługo obejmie ten obowiązek. Sprawdź, co musisz zrobić, aby spełnić nowe wymogi.

Do czego służą e-Doręczenia?

E-Doręczenia to system umożliwiający bezpieczną wymianę dokumentów z administracją publiczną w formie elektronicznej. Od momentu uruchomienia tego rozwiązania przez Ministerstwo Cyfryzacji, organy państwowe mają obowiązek korzystania z e-Doręczeń w kontaktach z przedsiębiorcami.

Zobacz nagranie z naszego webinaru:
E-doręczenia dla spółek prawa handlowego – jak przygotować się do nowego obowiązku?

Jak się przygotować do e-Doręczeń?

Co musisz zrobić?

1. Złóż wniosek do Ministra Cyfryzacji o nadanie adresu do e-Doręczeń.
2. Wybierz dostawcę usługi e-Doręczeń – może to być Poczta Polska (lub jeden z zatwierdzonych prywatnych dostawców).
3. Wyznacz administratora skrzynki e-Doręczeń w swojej firmie.

Sprawdź naszą usługę:
Obsługa e-Doręczeń w TGC Corporate Lawyers

Od kiedy obowiązują e-Doręczenia?

Od 1 stycznia 2025 r. adres do e-Doręczeń muszą posiadać:

• Wszystkie nowo zakładane spółki prawa handlowego
• Wszystkie podmioty nowo rejestrowane w CEiDG, w tym jednoosobowe działalności gospodarcze (JDG)
• Osoby wykonujące zawody zaufania publicznego, takie jak adwokaci, radcowie prawni, doradcy podatkowi i restrukturyzacyjni, rzecznicy patentowi oraz notariusze.

Firmy założone przed 31 grudnia 2024 roku obowiązują następujące terminy wdrożenia e-Doręczeń:

• 1 kwietnia 2025 – spółki zarejestrowane w KRS
• 1 października 2026 – podmioty zarejestrowane w CEiDG

Sprawdź:

Obsługa skrzynki do e-Doręczeń

Obsługa skrzynki do e-Doręczeń może wiązać się z kilkoma wyzwaniami dla przedsiębiorców:

• Obowiązek regularnego sprawdzania – e-Doręczenia uznaje się za doręczone po 14 dniach nawet wtedy, gdy odbiorca nie przeczytał wiadomości. Oznacza to konieczność stałego monitorowania skrzynki, aby nie przeoczyć ważnych pism urzędowych.
• Konieczność wyznaczenia administratora – w przypadku spółek i innych większych podmiotów trzeba formalnie wyznaczyć osobę odpowiedzialną za obsługę skrzynki, co wiąże się z dodatkowymi obowiązkami i ryzykiem błędów organizacyjnych.
• Brak doświadczenia użytkowników – niektóre osoby, szczególnie w małych firmach, mogą mieć trudności z obsługą nowego systemu, co wymaga czasu na naukę i dostosowanie się do nowych procedur.

Aby uniknąć problemów, warto wdrożyć odpowiednie procedury i zapewnić regularną kontrolę skrzynki.