Zatrudnianie cudzoziemców w Polsce – zmiany w przepisach od 1 czerwca 2025

1 czerwca 2025 r. w Polsce zaczęły obowiązywać nowe przepisy dotyczące zatrudniania i pobytu cudzoziemców. Pełna elektronizacja procesów oraz nowe kryteria odmowy legalizacji pracy i pobytu to najważniejsze modyfikacje. Sprawdźmy, co dokładnie się zmienia i jak wpłynie to na pracodawców.

Legalizacja pracy przez internet

Od 1 czerwca 2025 r. wszystkie formalności związane z zatrudnianiem cudzoziemców pracodawca może załatwić online, za pośrednictwem portalu Praca.gov.pl. Dotyczy to:

• składania wniosków o zezwolenie na pracę,
• zgłaszania oświadczeń o powierzeniu pracy, oraz
• przesyłania wszelkich wymaganych dokumentów i załączników.

Ważne jest, aby pamiętać, że cudzoziemcem w rozumieniu tych przepisów jest każda osoba nieposiadająca obywatelstwa polskiego. Niemniej jednak, nowe regulacje zawarte w ustawie z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej nie obejmują obywateli państw Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego ani obywateli Zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej, których dotyczy umowa o wystąpieniu Zjednoczonego Królestwa z UE.

Likwidacja testu rynku pracy

Istotną zmianą jest zniesienie wymogu uzyskiwania informacji starosty, czyli tak zwanego testu rynku pracy. Oznacza to, że test rynku pracy nie jest już potrzebny do uzyskania:

• zezwolenia na pracę,
• zezwolenia na pobyt czasowy i pracę,
• zezwolenia na pobyt i pracę w zawodzie wymagającym wysokich kwalifikacji.

Należy jednak pamiętać, że w przypadku pogorszenia się sytuacji na rynku pracy możliwe będzie wprowadzenie lokalnych ograniczeń. Mogą to być na przykład listy zawodów niedostępnych dla cudzoziemców lub limity zatrudnienia, które mogą zostać wprowadzone przez starostę na uzasadniony wniosek dyrektora powiatowego urzędu pracy, po uzyskaniu pozytywnej opinii powiatowej rady rynku pracy. Ponadto, ogólnokrajową listę zawodów niedostępnych może ustalić Rada Ministrów.

Nowe powody odmowy wydania zezwolenia na pracę lub wpisu oświadczenia

Wojewoda lub starosta będzie teraz mógł odmówić legalizacji pracy cudzoziemca z kilku nowych powodów. Odmowa nastąpi, jeśli cudzoziemiec wcześniej nie podjął pracy pomimo przyjazdu do Polski, pracodawca utrudniał kontrole legalności zatrudnienia, lub firma nie odprowadzała składek czy podatków.

Inne przyczyny odmowy to sytuacje, gdy cudzoziemiec miałby pracować na rzecz osoby trzeciej, nie będąc pracownikiem tymczasowym, planowany wymiar czasu pracy jest mniejszy niż 1/4 etatu (dotyczy zezwoleń), lub zatrudnienie ma się rozpocząć później niż 12 miesięcy od daty wydania zezwolenia (lub 6 miesięcy w przypadku oświadczenia).

Delegowanie cudzoziemców do Polski

Nowe zasady dotyczące delegowania cudzoziemców do pracy w Polsce przez podmioty zagraniczne wprowadzają kilka istotnych zmian. Przede wszystkim, cudzoziemiec musi być zatrudniony przed rozpoczęciem delegowania i musi posiadać status pracownika.

W przypadku delegowań wewnątrz grupy kapitałowej, między podmiotem zagranicznym a podmiotem przyjmującym w Polsce muszą występować pionowe powiązania kapitałowe, co oznacza brak możliwości delegowania między spółkami „siostrami”. Dodatkowo, jeśli delegowanie ma na celu świadczenie usług w Polsce, podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi musi świadczyć usługę eksportową.

Nowe obowiązki informacyjne pracodawców

Wprowadzono szereg nowych obowiązków dla pracodawców zatrudniających cudzoziemców, mających na celu usprawnienie kontroli i monitorowania rynku pracy. Poniżej omawiamy najważniejsze zmiany.

Kopia umowy przed zatrudnieniem

Zgodnie z nowymi przepisami, przed rozpoczęciem pracy cudzoziemca, pracodawca jest zobowiązany do przesłania kopii umowy zawartej z cudzoziemcem do urzędu, który wydał zezwolenie lub przyjął oświadczenie. Cały proces odbywa się za pośrednictwem portalu Praca.gov.pl. Nowy system teleinformatyczny ma być dostosowany do tego wymogu od 1 lipca 2025 r. w przypadku oświadczeń o powierzeniu pracy cudzoziemcowi i zezwoleń na pracę sezonową, oraz od 1 sierpnia 2025 r. w przypadku zezwoleń na pracę. Do tych dat pracodawcy nie muszą przekazywać kopii umów.

Obowiązki informacyjne dotyczące oświadczeń o powierzeniu pracy

Pracodawcy zobowiązani są do informowania starosty, również za pośrednictwem portalu Praca.gov.pl, o kluczowych zdarzeniach związanych z zatrudnieniem na podstawie oświadczenia:

• Podjęcie pracy przez cudzoziemca – w terminie 7 dni.
• Niepodjęcie pracy – w terminie 14 dni od planowanej daty rozpoczęcia.
• Zakończenie pracy przed czasem.

Należy przy tym pamiętać, że przekazanie informacji o zakończeniu pracy skutkuje unieważnieniem oświadczenia.

Obowiązki informacyjne dotyczące zezwoleń na pracę

Zgodnie z nowymi przepisami, pracodawca musi poinformować wojewodę za pośrednictwem portalu Praca.gov.pl w ciągu 7 dni, jeśli:

• Cudzoziemiec nie podjął pracy przez 2 miesiące od rozpoczęcia ważności zezwolenia.
• Cudzoziemiec przerwał pracę na ponad 2 miesiące.
• Cudzoziemiec zakończył pracę wcześniej niż 2 miesiące przed końcem ważności zezwolenia.

Niewywiązanie się z tych obowiązków informacyjnych grozi grzywną do 5 000 PLN. Dodatkowo, w terminie 7 dni należy zgłaszać zmiany dotyczące m.in.:

• Siedziby, nazwy lub formy prawnej pracodawcy.
• Przejścia zakładu pracy na inny podmiot.
• Zmiany nazwy stanowiska (bez zmiany zakresu obowiązków).

Obowiązki informacyjne dotyczące zezwoleń na pobyt czasowy i pracę

Nowe przepisy wprowadzają również zmiany w obowiązkach informacyjnych dotyczących jednolitych zezwoleń na pobyt czasowy i pracę. Pracodawca wymieniony w zezwoleniu musi poinformować wojewodę w terminie 15 dni o utracie pracy przez cudzoziemca. Dotychczas obowiązek ten spoczywał wyłącznie na pracowniku.

W tym samym 15-dniowym terminie pracodawca musi zgłaszać również:

• Zmiany dotyczące pracodawcy lub pracodawcy użytkownika.
• Przejście zakładu pracy na inny podmiot.
• Zwiększenie wymiaru czasu pracy (z proporcjonalnym zwiększeniem wynagrodzenia).
• Zmianę formy zatrudnienia z umowy cywilnoprawnej na umowę o pracę.
• Zmianę nazwy stanowiska, o ile nie wiąże się ze zmianą zakresu obowiązków.

Odmowa zezwolenia na pobyt czasowy i pracę

1 czerwca 2025 roku rozszerzono katalog powodów, dla których wniosek o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy i pracę może zostać odmówiony. Oznacza to, że cudzoziemcy przebywający w Polsce na podstawie wiz wydanych w następujących celach nie mogą składać wniosków o zezwolenie na pobyt czasowy i pracę:

• Turystycznym
• Odwiedzin u rodziny lub przyjaciół
• Udziału w imprezach sportowych
• Prowadzenia działalności kulturalnej lub udziału w konferencjach
• Odbycia studiów pierwszego i drugiego stopnia, jednolitych studiów magisterskich lub kształcenia w szkole doktorskiej
• Szkolenia zawodowego
• Nauki w innych formach niż studia lub szkolenie zawodowe
• Tranzytu, w tym tranzytu lotniczego
• Leczenia
• Udziału w programach wymiany kulturalnej, edukacyjnej, pomocy humanitarnej lub pracy wakacyjnej

Wcześniej to ograniczenie dotyczyło jedynie wiz wydanych w celach turystycznych oraz odwiedzin u rodziny lub przyjaciół.

Dodatkowo, wnioski nie będą przyjmowane, jeśli cudzoziemiec przebywa w Polsce na podstawie:

• Wizy długoterminowej wydanej przez inne państwo strefy Schengen, chyba że korzysta z prawa do mobilności na terytorium Polski.
• Dokumentu pobytowego wydanego przez inne państwo strefy Schengen, chyba że korzysta z prawa do mobilności w Polsce.
• Zezwolenia na wjazd wydanego przez Straż Graniczną.

Zatrudnianie cudzoziemców – jak możemy pomóc?

Oferujemy kompleksowe wsparcie prawne dla firm zatrudniających pracowników zarówno z Unii Europejskiej, jak i spoza niej. Specjalizujemy się w legalizacji pobytu i pracy cudzoziemców w Polsce, pomagając w spełnieniu wszystkich niezbędnych procedur, w tym uzyskaniu zezwoleń na pracę oraz kart pobytu, takich jak karta stałego pobytu, karta czasowego pobytu, karta rezydenta długoterminowego UE czy niebieska karta.

Dodatkowo, zapewniamy wsparcie w procedurach umożliwiających pobyt rodzin cudzoziemców w Polsce, a także reprezentujemy klientów przed organami administracji, aby zapewnić legalność zatrudnienia i uniknąć negatywnych konsekwencji.

Zatrudnianie cudzoziemców – sprawdź, jak możemy pomóc!