25 grudnia 2024 roku weszły w życie przepisy ustawy o ochronie sygnalistów, które dotyczą zgłoszeń zewnętrznych i które mają zastosowanie do organów publicznych. Ustawa zobowiązuje te organy do wprowadzenia procedur zgłaszania nieprawidłowości w ramach zgłoszeń zewnętrznych. Chodzi głównie o Rzecznika Praw Obywatelskich, ale lista organów publicznych, na których spoczywa ten obowiązek, jest bardzo szeroka i obejmuje m.in. organy jednostek samorządu terytorialnego.
Procedura zgłoszeń zewnętrznych nie jest powiązana ze zgłoszeniami wewnętrznymi, co jest konsekwencją zasady, że skorzystanie przez sygnalistę z procedury zewnętrznej nie jest uwarunkowane wcześniejszym dokonaniem zgłoszenia wewnętrznego.
Aktualnie organy publiczne mają obowiązek przyjmować od sygnalistów oraz weryfikować zgłoszenia zewnętrzne, a proces obsługi tych zgłoszeń powinien być zawarty w odrębnej procedurze, której towarzyszą stosowne wzory, np. formularz zgłoszenia. Każdy organ podejmuje decyzję, w jakiej formie będzie przyjmował zgłoszenia oraz czy będzie przyjmował zgłoszenia anonimowe.
Przykładowo, Rzecznik Praw Obywatelskich, który prawdopodobnie będzie najczęściej adresatem zgłoszeń zewnętrznych, stworzył Zespół do spraw sygnalistów Biura RPO, a informacje i materiały na temat zgłoszeń zewnętrznych dostępne są pod poniższym adresem.
Po wpłynięciu zgłoszenia organ publiczny powinien sprawdzić, czy zgłoszenie zawiera informację o naruszeniu prawa i czy dotyczy naruszenia w dziedzinie należącej do zakresu działania danego organu. Jeżeli jest inaczej, ustalany będzie organ właściwy do podjęcia działań następczych. Jeżeli organ publiczny jest właściwy do rozpatrzenia zgłoszenia, powinien w ciągu 7 dni przesłać sygnaliście potwierdzenie jego przyjęcia, a jeżeli konieczne jest przekazanie zgłoszenia organowi właściwemu, organ ma na to 14, a w wyjątkowych sytuacjach 30 dni od dokonania zgłoszenia.
Na żądanie sygnalisty, organ publiczny ma obowiązek wystawić w ciągu miesiąca zaświadczenie o objęciu ochroną na podstawie ustawy o ochronie sygnalistów. Zaświadczenie może być wykorzystane przez sygnalistę w celu uzyskania ochrony przed działaniami odwetowymi, zakazanymi przez ustawę o ochronie sygnalistów.
W związku z tym, że dopiero wejście w życie reszty przepisów o zgłoszeniach zewnętrznych spowodowało ustalenie i opublikowanie, m.in. przez RPO, procedur tych zgłoszeń, w tym formularzy dokonywania zgłoszeń zewnętrznych, podmioty, które wcześniej wdrożyły procedury zgłoszeń wewnętrznych, powinny obecnie uzupełnić te procedury, np. poprzez odesłanie do odpowiednich linków. Takie uzupełnienie będzie realizacją obowiązku zamieszczenia w procedurze zgłoszeń wewnętrznych zrozumiałych i łatwo dostępnych informacji na temat zgłoszeń zewnętrznych. Obowiązek ten wynika z art. 25 ust. 1 pkt 8 ustawy o ochronie sygnalistów, który także wszedł w życie 25 grudnia ub. roku.
Wraz z wejściem w życie przepisów dotyczących zgłoszeń zewnętrznych rozszerza się także katalog sytuacji, gdy sygnalista może dokonać ujawnienia publicznego, a więc podania informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej. Podmioty prawa powinny uwzględniać tę kwestię w działaniach dotyczących sygnalistów (w szczególności prawidłowo formułując i realizując procedury zgłoszeń wewnętrznych) z uwagi na trudne do przewidzenia skutki takiego ujawnienia.
Sprawdź naszą usługę:
Ochrona sygnalistów
ul. Hrubieszowska 2
01-209 Warszawa
Polska
+48 22 295 33 00
contact@tgc.eu
NIP: 525-22-71-480, KRS: 0000167447,
REGON: 01551820200000. Sąd Rejonowy dla
m.st. Warszawy, XII Wydział Gospodarczy