Jak założyć oddział spółki zagranicznej w Polsce?

Jednym ze sposobów przedsiębiorców zagranicznych na wejście na rynek polski jest otworzenie i prowadzenie działalności gospodarczej w formie oddziału. Rozwiązanie to umożliwia kontrolę działalności w wybranym kraju bez zawiązywania odrębnego podmiotu gospodarczego, co pozwala przedsiębiorcy zagranicznemu na oszczędność czasu i kapitału, niemniej jednak pomimo zalet jak to zwykle bywa w praktyce, instytucja ta nie jest pozbawiona również wad, o czym poniżej.  

Oddział w Polsce to przedłużenie działalności spółki macierzystej zarejestrowanej w innym kraju. Działa on „w imieniu i na rzecz” zagranicznego przedsiębiorcy.   

Oddział to część działalności gospodarczej zagranicznego przedsiębiorstwa, która jest: 

• wyodrębniona organizacyjnie; 
• samodzielna organizacyjnie; 
• wykonywana poza siedzibą przedsiębiorcy lub głównym miejscem jej wykonywania. 

Czym charakteryzuje się oddział przedsiębiorcy zagranicznego? 

Poniżej przedstawiamy główne cechy oddziału zagranicznego podmiotu w Polsce: 

1. brak odrębnego statusu prawnego – oddział jest tylko przedłużeniem działalności zagranicznej spółki macierzystej, a nie odrębnym podmiotem gospodarczym. 

2. brak zdolności prawnej i procesowej – oddział nie działa we własnym imieniu; każde nabyte prawo lub zaciągnięte zobowiązanie bezpośrednio wpływa na zagraniczną spółę; za czynności prawne dokonywane przez oddział odpowiedzialność ponosi spółka matka. 

3. brak zdolności sądowej i procesowej – oddział nie może być stroną w procesie; ewentualną stroną w procesie będzie spółka zagraniczna; oddział nie może dokonywać we własnym imieniu czynności przed sądem. 

4. ograniczony zakres działalności – oddział musi wykonywać ten sam rodzaj działalności gospodarczej co zagraniczna spółka czyli działalność nie może wykraczać poza tą określoną w umowie spółki matki. 

5. zależność od zagranicznej spółki 

6. brak odrębnych organów – oddział nie posiada własnych organów np. Zarządu, Zgromadzenia Wspólników itp.  

7. brak odrębnego majątku – oddział może dowolnie korzystać z kapitału spółki macierzystej; oddział może być jednak zobligowany do przedstawienia aktualnej dokumentacji pozwalającej na ocenę sytuacji finansowej np. gdy oddział startuje w przetargu. 

8. brak wymogu wniesienia kapitału zakładowego  

9. tożsama firma – firma polskiego oddziału musi być tożsama z firmą przedsiębiorcy zagranicznego z dodatkiem formy prawnej w tłumaczeniu na język polski oraz dodaniem wyrazów „oddział w Polsce”. 

Kto może otworzyć oddział w Polsce? 

Oddział na terytorium Polski może być otwarty przez przedsiębiorców zagranicznych z innych państw członkowskich UE lub państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA). 

Jeżeli spółka zagraniczna nie jest członkiem UE ani EFTA, wówczas może otworzyć oddział wyłącznie na zasadzie wzajemności. Otwarcie oddziału w Polsce będzie możliwe jedynie, jeżeli polska spółka może otworzyć oddział w kraju pochodzenia zagranicznej spółki macierzystej i korzystać z praw gospodarczych analogicznie do podmiotów lokalnych. 

Rejestracja oddziału zagranicznej firmy w Krajowym Rejestrze Sądowym 

Oddział może rozpocząć działalność dopiero po dokonaniu rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym. Wniosek o wpis można składać wyłącznie w formie elektronicznej za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych – PRS.  

Do wniosku należy dołączyć poniższe dokumenty: 

• akt założycielski, umowa lub statut spółki matki wraz z uwierzytelnionym tłumaczeniem na język polski; 
• odpis z rejestru wraz z uwierzytelnionym tłumaczeniem na język polski; 
• adres w Polsce osoby upoważnionej w oddziale do reprezentowania przedsiębiorcy zagranicznego; 
• zaświadczenie dotyczące wzajemności; 

• uchwałę zarządu spółki matki o utworzeniu oddziału i ustanowieniu osoby reprezentującej zagranicznego przedsiębiorcę w oddziale; 
• inne dokumenty, na przykład  pełnomocnictwo oraz dowód uiszczenia opłaty skarbowej za pełnomocnictwo. 

Zgodnie z przepisami wniosek o wpis do KRS, sąd rejestrowy rozpoznaje w terminie 7 dni od daty jego wpływu do sądu. W praktyce zajmuje to jednak o wiele więcej czasu,  około kilku tygodni. 

Pamiętaj: oddział nie może prowadzić jakiejkolwiek działalności w Polsce do czasu zakończenia procesu rejestracji! 

Ile kosztuje rejestracja oddziału zagranicznej firmy? 

500 zł – opłata sądowa za wpis 

100 zł – opłata za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym 

Do powyższych kosztów należy doliczyć jeszcze koszty tłumaczeń przysięgłych wymaganych dokumentów.  

Ważne: W przypadku oddziału nie działa zasada tzw. jednego okienka dlatego tuż po rejestracji w KRS przedsiębiorca musi wystąpić o rejestrację w Urzędzie Skarbowym, Głównym Urzędzie Statystycznym a także w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych, jeśli będzie zatrudniał pracowników.  

Kto reprezentuje oddział zagranicznego przedsiębiorcy w Polsce? 

Przedsiębiorca zagraniczny tworzący oddział ma obowiązek ustanowić osobę upoważnioną w oddziale do reprezentowania spółki macierzystej w Polsce – pełnomocnika zwanego również reprezentantem oddziału. Obowiązek ten powiązany jest z faktem, że oddział nie posiada formalnych odrębnych organów zarządzających. Sprawy oddziału prowadzone są więc przez osobę wskazaną przez przedsiębiorcę zagranicznego.  

Polskie prawo nie określa żadnych wymogów co do wyboru reprezentanta – nie musi być to polski obywatel ani pracownik oddziału, ani osoba władająca językiem polskim. Pełnomocnik musi jednak posiadać adres na terytorium RP.  

Prowadzenie ksiąg rachunkowych dla oddziału w Polsce 

Oddział zobowiązany jest prowadzić dla oddziału oddzielną rachunkowość w języku polskim zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości. Księgi rachunkowe nie muszą być prowadzone w oddziale – możliwe jest prowadzenie ich w siedzibie zagranicznej spółki macierzystej.  

Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP) i obowiązki podatkowe  

Kwestia rejestracji oddziału w Urzędzie Skarbowym może powodować wątpliwości. Mianowicie organy podatkowe stoją na stanowisku, iż przedsiębiorca zagraniczny musi posiadać dwa numery NIP – jeden dla siebie jako podatnika w celu rozliczania podatku VAT i CIT, a drugi dla oddziału, występującego w roli płatnika, w celu rozliczania podatku PIT i składek ZUS. Według skarbówki nie jest dopuszczalne by jeden i ten sam identyfikator podatkowy posiadały dwa podmioty. Natomiast stanowisko niektórych sądów administracyjnych jest zupełnie odmienne.  

Oddział w Polsce – obowiązki podatkowe 

To przedsiębiorca zagraniczny jest podatnikiem CIT, a nie oddział (ze względu na brak osobowości prawnej). Spółka macierzysta zobowiązana jest do płacenia w Polsce podatku dochodowego od osób prawnych (CIT). Spółka macierzysta powinna regulować należności z tytułu podatku VAT bezpośrednio w Polsce.  

Co do zasady, zagraniczna spółka zagraniczna musi zarejestrować się w Polsce jako podatnik VAT, jeżeli jej działalność podlega opodatkowaniu tym podatkiem. 

Zatrudnianie pracowników przez oddział związane jest z obowiązkiem płacenia składek na ubezpieczenie społeczne zaliczek na podatek dochodowy za zatrudnionych. 

Działalność gospodarcza – sprawdź, jak możemy pomóc: