Audyt prawny / due diligence prawne

Audyt prawny / due diligence prawne

Audyt prawny / due diligence prawne to usługa polegająca na kompleksowym badaniu stanu spółki lub określonych aktywów, które pozwala na zidentyfikowanie i eliminację ryzyk prawnych z nimi związanych.

Audyt prawny dostarcza szczegółowych informacji na temat stanu prawnego przedsiębiorstwa i zgodności procedur oraz dokumentów z obowiązującymi regulacjami prawnymi (compliance). Pozwala ocenić poprawność prowadzenia interesów firmy, jej rentowność, podjęte przez przedsiębiorcę / osobę prawną ryzyka oraz szanse na rozwój. Służy także poprawie bezpieczeństwa prowadzonej działalności.

W jakich sytuacjach stosuje się audyt prawny?

Due dilligence najczęściej prowadzi się w przypadku transakcji sprzedaży podmiotów lub ich aktywów (np. akcji), reorganizacji lub uporządkowania struktur spółki, podczas wejścia na giełdę papierów wartościowych czy w sytuacji objęcia funkcji w zarządzie lub radzie nadzorczej spółek. Audyt prawny znajduje zastosowanie także w przypadku wzrostu ryzyka kontroli ze strony organów państwa w firmie. Pozwala zapewnić transparentność działalności spółki i jej organów oraz ocenić rentowność podjętych działań i zawartych umów.

Audyt prawny – zakres

Zakres audytu prawnego każdorazowo określony jest potrzebami organizacji i uwzględnia specyfikę branży, w której działalność prowadzi badany podmiot oraz okoliczność, na czyje zlecenie przeprowadzane jest badanie.

Audyt prawny może być:

• kompleksowy, tj. obejmować całościową analizę danych spółki lub grupy spółek, we wszelkich jej aspektach
• częściowy – w zakresie poszczególnych obszarów, zagadnień lub ram czasowych.

Przykładowe obszary audytu prawnego:

• Badanie i analiza podstawowych dokumentów założycielskich spółki i składania przez spółkę podstawowych dokumentów zapewniających zgodność z prawem handlowym (protokoły zgromadzeń Wspólników), jak również ustalających strukturę organizacyjną spółki.
• Pełna analiza struktury właścicielskiej / kapitałowej oraz spraw korporacyjnych (analiza umowy Spółki, uchwał NZW oraz uchwał Zarządu, regulaminów, dokumentów rejestracyjnych), jak również prawidłowości działań Spółki w zakresie obowiązków rejestrowych (już zgłoszonych, oczekujących na zgłoszenie), analiza treści wpisów do KRS.
• Analiza księgi uchwał / księgi protokołów pod kątem jej rzetelności oraz prawidłowości prowadzenia.
• Przegląd i analiza zawartych kontraktów i umów handlowych, w tym w zakresie finansowania zewnętrznego oraz ze środków Unii Europejskiej, pod kątem prawidłowości oraz ryzyk związanych z tymi zapisami oraz przepisów wykonawczych (wewnętrznych) do tych umów.
• Badanie istnienia lub nieistnienia podstawowych dokumentów ustalających zasady funkcjonowania poszczególnych działów w spółce i ich zakresy odpowiedzialności (istnienie lub brak podstawowych regulaminów i procedur w spółce).
• Audyt zobowiązań umownych i istnienia prawidłowych umów handlowych (wstępne badanie sposobu składania zamówień, istnienia/bądź braku umów o współpracy, zakupie usług, zakupie towarów, umów dostaw, umów dystrybucyjnych i ewentualnie sieci dystrybucyjnej) w celu stwierdzenia zgodności z prawem i zasadami dla nieuczciwej konkurencji poprzez ewentualne wyeliminowanie klauzul niedozwolonych.
• Audyt umów z zakresu prawa pracy, ich istnienia bądź braku, stosowanej polityki zatrudnienia i typu zawieranych umów.
• Audyt polityk pracowniczych, w tym weryfikacja stosowania polityki przeciwdziałania mobbingowi, dyskryminacji i molestowaniu oraz procedury do zgłaszania zaistniałych zdarzeń bądź nieprawidłowości.
• Audyt ochrony i możliwości ochrony własności intelektualnej i własności przemysłowej, istnienia bądź braku i możliwości zarejestrowania oznaczeń produktów jako znaków towarowych, oznaczeń firmy jako znaków towarowych, innej własności przemysłowej i intelektualnej.
• Audyt stosunków własnościowych z zakresu gospodarki nieruchomościami, umów i opłat.
• Analiza zobowiązań spółki, ewentualnych sporów sądowych / postępowań administracyjnych, w których uczestniczy badany podmiot.
• Analiza księgowa / podatkowa spółki.
• Audyt przetwarzania danych osobowych, zgodnie z RODO.

Etapy audytu prawnego

Przeprowadzenie due dilligence prawnego składa się z kilku etapów:

1. Gromadzenie dokumentacji

• Ten etap wymaga dla swej skuteczności pełnej współpracy ze strony wszystkich działów badanego podmiotu. Po sporządzeniu listy niezbędnych dokumentów, podmiot badany winien przekazać do badania wszelkie dokumenty – w szczególności te negatywne dla spółki. Bowiem jedynie całościowa ocena danego zagadnienia czynić będzie audyt efektywnym.

2. Etap analityczny

• Szczegółowa analiza zgromadzonych dokumentów

3. Etap nadzorczy

• Ta część audytu związana jest z opracowaniem i wdrożeniem określonych procedur naprawczych, minimalizacją ryzyka działalności oraz sporządzeniem określonych wzorców dokumentów do wprowadzenia.

Dopiero zakończenie ostatniego etapu i prowadzenie regularnych działań kontrolnych skutkuje odpowiednią minimalizacją ryzyka naruszeń prawa i zapewnia dostosowanie działań do wymogów stawianych przez przepisy prawa powszechnie obowiązującego lub stawiane przez organy certyfikujące / kontrahentów.

Audyt prawny – najważniejsze korzyści

Przeprowadzony właściwie audyt prawny niesie za sobą wiele korzyści i oszczędności. Pozwala, m.in. na:

Korzyści wynikające z audytu prawnego spółki zdecydowanie poprawiają komfort prowadzenia działalności gospodarczej przez dany podmiot.

Audyt prawny – sprawdź, jak możemy pomóc!