E-doręczenia – nowe obowiązki dla spółek prawa handlowego

Utworzenie adresu dedykowanego do doręczeń elektronicznych (zwanego także „adresem do e-doręczeń” lub „ADE”) oraz dokonanie wpisu adresu w Bazie Adresów Elektronicznych („BAE”) już wkrótce będzie dotyczyć spółek prawa handlowego. Jak i kiedy przygotować się do nowych obowiązków?

Do tej pory przedsiębiorcy sami mogli decydować o tym czy chcą korzystać z doręczeń elektronicznych na zasadach określonych w ustawie z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 285).

Przejście na e-doręczenia powodowało, że komunikacja z organami administracji publicznej prowadzona była wyłącznie w formie online. Elektroniczna forma komunikacji z urzędami stanie się obowiązkowa dla niektórych ze spółek już od 10 grudnia 2023 r.

E-doręczenia – wyzwanie czy ułatwienie?

Zastąpienie tradycyjnej pisemnej formy komunikacji doręczeniami elektronicznymi ma za zadanie przede wszystkim ułatwić i przyspieszyć komunikację oraz prowadzenie postępowań. E-doręczenia stanowią bowiem odpowiednik przesyłki poleconej za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.

Z całą pewnością implementacja nowego obowiązku będzie stanowiła niemałe wyzwanie dla przedsiębiorców, m.in. ze względu na konieczność wprowadzenia zmian w wewnętrznych procedurach obiegu dokumentacji elektronicznej czy też konieczność wyznaczenia administratora skrzynki dla e-doręczeń.

Z tego względu warto rozważyć wcześniejsze złożenie wniosku o utworzenie skrzynki wraz z adresem do e-doręczeń (co jest możliwe w dowolnym momencie), aby w odpowiednim czasie dostosować spółkę do nowych warunków prowadzenia komunikacji z organami administracji państwowej.  

Kiedy założyć skrzynkę z adresem do e-doręczeń?

Minister Cyfryzacji w komunikacie z 29 maja 2023 r., ogłoszonym w Dzienniku Ustaw RP w dniu 7 czerwca 2023 r., określił m.in. dla podmiotów niepublicznych wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (do których zaliczają się wszystkie spółki prawa handlowego z udziałem prywatnym) ostateczne terminy na obowiązkowe wdrożenie nowych rozwiązań technicznych niezbędnych do doręczania i odbioru korespondencji urzędowej za pośrednictwem skrzynki z adresem do doręczeń elektronicznych.

Termin na założenie skrzynki z adresem do doręczeń elektronicznych jest zależny od daty rejestracji spółki w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, tj.:

• dla nowych podmiotów rejestrujących działalność w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego po 10 grudnia 2023 r. wniosek o założenie adresu do e-doręczeń i wpisanie go do BAE będzie obowiązkowym elementem wniosku o wpis podmiotu do rejestru,
• pozostałe podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przed 10 grudnia 2023 r., zobowiązane są uzyskać adres do e-doręczeń we własnym zakresie w terminie do 10 marca 2024 r.

W jaki sposób przygotować się do nachodzących zmian?

W wykonaniu obowiązku nałożonego Ustawą podmioty niepubliczne wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego powinny:

1. Utworzyć indywidualny adres do e-doręczeń – na początku warto podkreślić, że adresem do doręczeń elektronicznych nie jest zwykły adres e-mail podmiotu, lecz indywidualny adres składający się z ciągów znaków, nadawany przez Ministra Cyfryzacji. Cały proces jest przeprowadzany w formie elektronicznej poprzez wypełnienie wniosku udostępnionego na internetowej stronie rządowej oraz podpisanie go profilem zaufanym, podpisem kwalifikowanym, pieczęcią elektroniczną lub e-dowodem. Wniosek o utworzenie adresu do e-doręczeń jest podpisywany i składany przez członków organu uprawnionego do reprezentacji spółki. Możliwym jest także złożenie przedmiotowego wniosku przez pełnomocnika lub prokurenta podmiotu. Warto pamiętać, że każdy podmiot może mieć tylko jeden adres do e-doręczeń.
   
   Przy utworzeniu adresu do e-doręczeń podmioty mogą skorzystać również z usług dostawców niepublicznych, tzw. Kwalifikowanych Dostawców Usług (KDU), którzy uzyskali uprawnienia kwalifikowanego dostawcy rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Listę dostawców niepublicznych posiadających uprawnienia do świadczenia komercyjnych usług e-doręczeń prowadzi Ministerstwo Cyfryzacji.

2. Złożyć wniosek o wpis adresu do e-doręczeń do BAE – jest to działanie niezbędne w sytuacji, gdy podmiot posiada skrzynkę wraz z adresem do e-doręczeń założoną przez dostawcę niepublicznego.

W przypadku utworzenia adresu do doręczeń przez publicznego dostawcę (obecnie jest nim Poczta Polska S.A.) za pośrednictwem rządowej strony, wpis adresu do BAE następuje automatycznie, zaraz po aktywacji adresu do e-doręczeń.

E-doręczenia – jak możemy pomóc?

Zachęcamy do skorzystania ze wsparcia naszej kancelarii w zakresie przygotowania się do nadchodzących obowiązków związanych z przejściem na doręczenia elektroniczne. Nasi eksperci pomogą m.in. złożyć stosowny wniosek o założenie skrzynki wraz z adresem do doręczeń elektronicznych.

Podstawa prawna:

1. Ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych;
2. Ustawa z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z rozwojem publicznych systemów teleinformatycznych;
3. Komunikat Ministra Cyfryzacji z dnia 29 maja 2023 r. sprawie określenia terminu wdrożenia rozwiązań technicznych niezbędnych do doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej oraz udostępnienia w systemie teleinformatycznym punktu dostępu do usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego w ruchu transgranicznym.