Zmiany w BHP przy komputerach już wkrótce

17 listopada 2023 r. weszło w życie rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe.  

Zasady BHP przy komputerach zmienią się w związku z wejściem w życie rozporządzenia ministra rodziny i polityki społecznej z 18 października 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. z 2023 r., poz. 2367). Załącznik do rozporządzenia określa minimalne wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii.  

Nowa definicja stanowiska pracy  

Jedną z kluczowych zmian jest nowa definicja stanowiska. Po nowelizacji przepisów jest to przestrzeń wraz z: 

1. wyposażeniem podstawowym, w tym monitorem ekranowym, klawiaturą, myszą lub innymi urządzeniami wejściowymi, oprogramowaniem z interfejsem dla użytkownika, 

2. krzesłem i stołem, 

3. opcjonalnym wyposażeniem dodatkowym, w tym stacją dysków, drukarką, skanerem, uchwytem na dokumenty, podnóżkiem. 

W nowym rozporządzeniu uchylono również § 2 pkt 3 dotyczący systemu komputerowego, który rozumiano jako urządzenia wchodzące w skład wyposażenia podstawowego i dodatkowego stanowiska pracy wraz z oprogramowaniem. Uporządkowanie terminologii ułatwi implementację nowych przepisów.  

Nowe wymogi BHP – laptopy i notebooki 

Rozporządzenie z 18 października 2023 r. określa również zasady BHP przy korzystaniu przez pracowników z systemów przenośnych, tj. laptopów i notebooków. Jeżeli urządzenia te są używane przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy, to pracodawca powinien zapewnić pracownikowi: 

• dodatkową klawiaturę i mysz, 
• stacjonarny monitor ekranowy lub podstawkę zapewniającą ustawienie ekranu tak, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika. 

Ważne: wymogi te dotyczą również praktykantów i stażystów. 

Warto podkreślić, że przepisy rozporządzenia nie mają jednak zastosowania do systemów przenośnych, które nie są przeznaczone do użytkowania na danym stanowisku pracy oraz nie są używane co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy. 

Jakie minimalne wymagania ergonomii powinny spełniać stanowiska pracy wyposażone w monitory ekranowe? 

W załączniku do rozporządzenia szereg wymagań, które powinny spełniać stanowiska pracy wyposażone w monitory ekranowe. Przykładowe wymagania: 

• ustawienie elementów wyposażenia nie powinno wymuszać niewygodnych ruchów głowy i szyi 
• ustawienie monitora umożliwiające pochylenie ekranu 
• klawiatura oraz mysz jako osobne elementy wyposażenia podstawowego stanowiska pracy 
• zapewnienie odpowiedniej przestrzeni do umieszczenia nóg pod blatem stołu oraz do przyjęcia wygodnej pozycji i możliwości jej zmiany podczas pracy 
• wyposażenie stanowiska w podnóżek na życzenie pracownika 
• oświetlenie zapewniające komfort wzrokowy pracownika 
• matowa powierzchnia klawiatury oraz kontrastowe i czytelne znaki na klawiaturze 

Z jaki wymagań BHP zrezygnowano? 

Rozporządzenie złagodziło ogólne wymogi bhp dla pracy z komputerem. Ustawodawca zrezygnował m.in. z określania szczegółowych parametrów wysokości i szerokości stołu oraz regulacji ustawienia monitora. Uproszczono również wymogi dot. klawiatury.  

Czy nowe rozporządzenie BHP dotyczy pracowników zdalnych? 

W rozporządzeniu z 18 października nie wskazano jasno czy nowe przepisy dotyczą również pracowników zdalnych. Wprowadzone w tym roku zmiany w prawie pracy zobowiązują pracodawców do zapewnienia pracownikom zdalnym bezpiecznych i higienicznych warunków pracy oraz materiałów i narzędzi niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.  

W rozporządzeniu nie wspomniano też czy pracodawca będzie zobowiązany do zapewnienia monitora stacjonarnego w miejscu wykonywania pracy zdalnej. Nie jest również jasne czy pracownikowi zdalnemu przysługuje ekwiwalent za korzystanie z własnego sprzętu, jeżeli pracodawca nie będzie w stanie pokryć kosztów zakupu takiego sprzętu. Wobec tego rozporządzenie wymaga doprecyzowania obowiązków pracodawcy wobec osób pracujących zdalnie na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Na kanwie znowelizowanego Kodeksu pracy można jednak założyć, że wymogi określone w rozporządzeniu dotyczą również pracowników zdalnych.  

Refundacja szkieł kontaktowych  

Nowością jest refundacja szkieł kontaktowych. Dotychczas pracodawca miał obowiązek zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej (np. podczas badań okresowych pracownika) wykazały potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. Obecnie pracownik będzie mógł uzyskać dofinansowanie na zakup okularów lub szkieł kontaktowych. Wysokość dofinansowania ustalana jest w przepisach wewnętrznych firm.  

Ile czasu mają pracodawcy na dostosowanie miejsca pracy do nowych wymagań BHP? 

Choć akt prawny wejdzie w życie 17 listopada 2023 r. pracodawcy mają 6 miesięcy na dostosowanie stanowisk pracy wyposażonych w komputery do minimalnych wymagań bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii określonych w załączniku rozporządzenia. Nowe przepisy muszą być więc wdrożone do 17 maja 2024 r. Tworząc nowe stanowiska pracodawca powinien od razu dostosować stanowiska wyposażone w komputery do wymagań określonych w rozporządzeniu z 18 października 2023 r.  

Jak zmiany zasad BHP na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe wpłyną na pracodawców? 

Zmiany przepisów w tym zakresie wiążą się przede wszystkim z dużymi kosztami. Jeżeli wyposażenie miejsc pracy nie spełnia wymogów określonych w rozporządzeniu organizacje będą musiały zakupić nowe meble. Najbardziej kosztowny może okazać się jednak zakup monitorów stacjonarnych dla osób pracujących z użyciem laptopów. Choć nie wspomniano o tym w rozporządzeniu możliwe, że pracodawcy będą również musieli zaktualizować ocenę ryzyka zawodowego oraz przekazywane pracownikom do podpisu zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy, w tym zdalnej. Zmian do wdrożenia jest sporo, więc pracodawcy powinni jak najszybciej zacząć przygotowania do ich wdrożenia oraz ująć wydatki związane z zapewnieniem pracownikom ergonomicznych miejsc pracy w budżetach na przyszły rok. 

Prawo pracy – sprawdź, jak możemy pomóc: