Roczna dokumentacja finansowa – nowe przepisy – ważne informacje

I. SPOSÓB SPORZĄDZANIA ROCZNYCH DOKUMENTÓW FINANSOWYCH POCZĄWSZY OD 1 PAŹDZIERNIKA 2018 R.

W okresie od 15 marca 2018 do 30 września 2018

1. W okresie do 30 września 2018 r. roczne dokumenty finansowe należy sporządzać w sposób tradycyjny (w formie papierowej) z odręcznymi podpisami wszystkich dyrektorów (członków zarządu) i księgowego.

W okresie od 1 października 2018

1. Zgodnie z nowymi przepisami (tj. Ustawą z 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym), począwszy od 1 października 2018 r. roczne dokumenty finansowe (w tym sprawozdanie finansowe, sprawozdanie zarządu z działalność spółki i sprawozdanie biegłego rewidenta, o ile jest wymagane) będzie trzeba sporządzać wyłącznie w formie elektronicznej. Wedle nowych przepisów, osoby, których podpisy na sprawozdaniu finansowym są wymagane pozostają bez zmian (tj. wszyscy członkowie zarządu spółki i księgowy), lecz zmianie ulega sposób, w jaki należy podpisać sprawozdanie finansowe, tj. członkowiezarządu i księgowi zobowiązani są podpisać je przy użyciu podpisu elektronicznego (tj. kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub podpisu potwierdzonego profilem
   zaufanym ePUAP – który to podpis jest rodzajem bezpłatnego podpisu elektronicznego wprowadzonym przez polski rząd, posiadającym jednakże pewne ograniczenia w porównaniu z kwalifikowanym podpisem elektronicznym). Te same zasady obowiązują w odniesieniu do sprawozdania zarządu z działalności spółki.

II. SPOSÓB SKŁADANIA ROCZNYCH DOKUMENTÓW FINANSOWYCH: 15 MARCA – 30 WRZEŚNIA 2018 R.

1. Nowe prawo wprowadza wymóg, aby począwszy od 15 marca 2018 r. roczne dokumenty finansowe były składane w sądzie rejestrowym wyłącznie za pośrednictwem platformy telekomunikacyjnej udostępnionej w sieci przez polskie Ministerstwo Sprawiedliwości.
2. W okresie przejściowym od 15 marca 2018 r. do 30 września 2018 r. (kiedy to sprawozdania finansowe mają być nadal sporządzane na piśmie) dokumenty należy składać w następujący sposób:
   1. skany rocznych dokumentów finansowych muszą zostać podpisane przy użyciu podpisu elektronicznego (tj. kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP) przez co najmniej jednego członka zarządu, którego numer PESEL został ujawniony w Krajowym Rejestrze Sądowym, a następnie
   2. złożone elektronicznie:
      • przez tego członka zarządu do repozytorium dokumentów finansowych (tj. specjalnej platformy udostępnionej w sieci przez Ministerstwo Sprawiedliwości) lub
      • przez pełnomocnika do Krajowego Rejestru Sądowego za pośrednictwem innej platformy (tj. platformy S24).
   3. W okresie przejściowym od 15 marca 2018 r. do 30 września 2018 r. roczne dokumenty finansowe muszą być składane do urzędu skarbowego, jak poprzednio. Na mocy nowych przepisów, członek zarządu, który drogą elektroniczną potwierdził skany rocznych dokumentów finansowych, składając dokumenty finansowe do repozytorium będzie także zobowiązany do złożenia oświadczenia, że dokumenty te zostały sporządzone zgodnie z obowiązującymi w Polsce przepisami z zakresu rachunkowości.

III. SPOSÓB SKŁADANIA ROCZNYCH DOKUMENTÓW FINANSOWYCH: POCZĄWSZY OD 1 PAŹDZIERNIKA 2018 R.

1. Począwszy od 1 października 2018 r. roczne dokumenty finansowe (które od tej pory będą wymagać sporządzenia w formie elektronicznej – jak wyjaśniono w ustępie I powyżej), będą składane wyłącznie do repozytorium dokumentów finansowych.
2. Dostęp do tego repozytorium przyznawany jest wyłącznie członkom zarządu spółki – tj. jedynie członkowie zarządu spółki będą mogli faktycznie składać roczne dokumenty finansowe do repozytorium, w związku z czym dokumenty te będzie musiał składać bezpośrednio dyrektor (członek zarządu). Członek zarządu faktycznie składający dokumenty finansowe będzie zobowiązany do utworzenia konta w repozytorium. TGC może zapewnić pomoc w utworzeniu konta w repozytorium i sporządzeniu elektronicznego wniosku.
3. Nie ulega wątpliwości, że roczne dokumenty finansowe mogą składać do repozytorium dokumentów finansowych jedynie członkowie zarządu spółki, a nie pełnomocnicy.
4. Ponadto, obowiązek ten może wykonać jedynie członek zarządu, którego PESEL jest zarejestrowany w Krajowym Rejestrze Sądowym, a złożenie dokumentów musi zostać potwierdzone przez tego członka zarządu przy użyciu podpisu elektronicznego (tj. kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub podpisu potwierdzonego profilem
   zaufanym ePUAP). Dokumentów nie można złożyć w żadnej innej formie.
5. Złożenie rocznych dokumentów finansowych do repozytorium dokumentów finansowych zwolni spółkę z obowiązku złożenia tych dokumentów do właściwego urzędu skarbowego i będzie bezpłatne.
6. Zgodnie z nowymi przepisami, członek zarządu składający roczne dokumenty finansowe za pośrednictwem platformy telekomunikacyjnej, składając dokumenty do repozytorium dokumentów finansowych, zobowiązany będzie do złożenia oświadczenia że składane dokumenty zostały sporządzone zgodnie z obowiązującymi w Polsce przepisami z zakresu rachunkowości.

IV. ADRES KORESPONDENCYJNY

1. Poza zmianami wskazanymi powyżej, każdy obecny i nowo wyznaczony członek zarządu będzie zobowiązany wskazać swój adres korespondencyjny i zgłosić go do sądu rejestrowego.
2. W przypadku adresu poza terytorium UE, taki członek zarządu zobowiązany będzie ustanowić pełnomocnika do doręczeń w Polsce.
3. Obecni członkowie zarządu zobowiązani są wskazać adres korespondencyjny/ pełnomocnika do doręczeń przy pierwszym wniosku składanym do sądu rejestrowego przez spółkę, nie później niż do 15 września 2019 r.
4. Te same zasady obowiązują w odniesieniu do członków zarządów wspólników polskich spółek. Ponadto, polska spółka powinna złożyć listę członków zarządów wspólników z ich adresami korespondencyjnymi. TGC z przyjemnością zapewni pomoc w spełnieniu przedmiotowych wymogów.

V. KONSEKWENCJE

1. Nowa ustawa zobowiązuje wszystkich członków zarządów i księgowych do posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP (podpisu elektronicznego) – w celu elektronicznego podpisywania rocznych dokumentów finansowych.
2. Ponadto, nowa ustawa wprowadza wymóg, aby co najmniej jeden dyrektor (członek zarządu) posiadał numer PESEL, który musi być ujawniony w Krajowym Rejestrze Sądowym – w celu składania rocznych dokumentów finansowych do repozytorium dokumentów finansowych.
3. Mimo, że prawo UE obowiązujące we wszystkich państwach członkowskich (tj. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) Nr 910/2014 z 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE)
   wyraźnie stanowi, że kwalifikowany podpis elektroniczny wydany w jednym państwie członkowskim (np. Hiszpanii, Niemczech, itp.) winien być uznawany za kwalifikowany podpis elektroniczny w innym państwie członkowskim (np. Polsce), przedstawiciel polskiego Ministerstwa Sprawiedliwości poinformował nas powiedział nam, że wszystkie
   platformy elektroniczne utworzone do składania dokumentów finansowych uznawać będą wyłącznie polski podpis elektroniczny (tj. kwalifikowany podpis elektroniczny wydany przez polskiego dostawcę lub profil zaufany ePUAP). Jeżeli tak rzeczywiście jest, to członkowie zarządu polskich spółek będą musieli posiadać polskie podpisy elektroniczne, aby móc przestrzegać nowej ustawy.
4. Ponadto, polskie Ministerstwo Sprawiedliwości poinformowało nas, że platformy elektroniczne umożliwiać będą jedynie wgrywanie plików podpisanych elektronicznie z rozszerzeniem XAdES. Inne rozszerzenia (takie jak CAdES, PAdES, ASIC, itp.) nie będą przez te platformy akceptowane, w związku z czym proces składania dokumentów
   finansowych nie zostanie zrealizowany.
5. Co najmniej jeden dyrektor (członek zarządu) będzie zobowiązany posiadać numer PESEL, aby wypełnić obowiązki wynikające z nowej ustawy dotyczącej sporządzania i podpisywania rocznych dokumentów finansowych.
6. Jednakże, rekomendujemy aby było przynajmniej dwóch dyrektorów, mających numer PESEL ujawniony w Krajowym Rejestrze Sądowym, tak aby potencjalne zmiany w składzie zarządu mogły być przeprowadzane bez uszczerbku dla obowiązków spółki dotyczących składania rocznej dokumentacji finansowej.
7. Przyznanie obcokrajowcowi numeru PESEL może zająć nawet kilka tygodni, zwłaszcza biorąc pod uwagę szybki wzrost ilości tego typu wniosków. TGC z przyjemnością udzieli pomocy w tym zakresie.
8. W celu uzyskania przez obcokrajowca kwalifikowanego podpisu elektronicznego, niezbędne jest złożenie wniosku opatrzonego podpisem tego obcokrajowca, poświadczonego przez notariusza i opatrzonego klauzulą Apostille (w przypadku dokumentów sporządzanych zagranicą).
9. Taki podpis elektroniczny jest ważny przez 2 lata, stąd też proces ubiegania się o przyznanie członkowi zarządu podpisu elektronicznego będzie musiał być regularnie powtarzany.
10. Ponadto, platforma telekomunikacyjna utworzona przez Ministerstwo Sprawiedliwości w celu składania dokumentów finansowych jest dostępna tylko w wersji polskiej. W związku z tym, zagraniczni członkowie zarządu mogą mieć trudności ze składaniem dokumentów za pośrednictwem tej platformy. TGC oferuje swoją pomoc w tym zakresie.

VI. ZALECENIA

1. Jeżeli zarząd spółki składa się wyłącznie z zagranicznych członków zarządu o żaden z nich nie posiada numeru PESEL, przynajmniej jeden zagraniczny członek zarządu powinien wnioskować o nadanie mu numeru PESEL, a po jego nadaniu zarejestrować go w sądzie rejestrowym– TGC może zapewnić pomoc w tym zakresie;
2. Wszyscy dyrektorzy (członkowie zarządu) powinni ubiegać się o polski podpis elektroniczny– TGC może zapewnić pomoc w tym zakresie;
3. Wszystkie dokumenty finansowe powinny być umieszczone na platformie telekomunikacyjnej przez polskojęzycznego specjalistę (ze względu na złożoność platformy i ograniczenia językowe dostępna jest jedynie wersja polska) – TGC może zapewnić pomoc w tym zakresie;
4. Członek lub członkowie zarządu polskiej spółki będą zobowiązani utworzyć konto osobiste na platformie telekomunikacyjnej (repozytorium) (z pomocą polskojęzycznego specjalisty) – TGC może zapewnić pomoc w tym zakresie;
5. Zależnie od okresu – dokumenty w systemie będzie musiał potwierdzić pełnomocnik lub jeden z członków zarządu – TGC może zapewnić pomoc w tym zakresie.

Prawo spółek – jak możemy pomóc?