E-doręczenia – zalety i harmonogram wejścia obowiązku w życie

Aktualnie korzystanie z e-doręczeń jest dobrowolne dla przedsiębiorców. Docelowo komunikacja z organami administracji publicznej ma być prowadzona wyłącznie w formie online. Przejście na elektroniczne doręczenia dla niektórych podmiotów takich jak radcowie prawni, adwokaci i notariusze stanie się obowiązkowe już w grudniu 2023 r.  

Czym są e-doręczenia?   

E-doręczenia to cyfrowa forma komunikacji obywateli i przedsiębiorców z administracją publiczną. Usługa umożliwia wysyłkę, odbiór oraz przechowywanie korespondencji z urzędami. Komunikacja odbywa się przez Krajowy Systemy Doręczeń Elektronicznych. E-doręczenia mają taki skutek prawny jak list polecony za potwierdzeniem odbioru i z doręczeniem osobistym oraz zapewniają identyfikację nadawcy i odbiorcy. E-doręczenia uregulowane są w Ustawie o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 285).  

Jakie jest cel i zalety przejścia na elektroniczne doręczenia?   

Celem przejścia na elektroniczne doręczenia jest ułatwienie i przyspieszenie komunikacji z organami administracji publicznej oraz prowadzenie postępowań. Docelowo korespondencja z urzędami ma odbywać się wyłącznie drogą elektroniczną. Jest to kolejna faza cyfryzacji administracji publicznej.   

Zalety e-doręczeń:  

1. Wysyłka i odbiór korespondencji może odbyć się o każdej porze z dowolnego miejsca z dostępem do internetu. Nadawca i adresat nie muszą wybierać się na pocztę w celu wysyłki/odbioru listu  
2. Użytkownik może o każdej porze przejrzeć dokumenty i nimi zarządzać   
3. Wysyłając korespondencję przez e-doręczenia nadawca ma pewność, że trafią one do właściwej osoby; nikt oprócz adresata nie ma dostępu do przesłanych dokumentów; nadawca jest zawsze znany, stąd pewność, że nikt nie podszywa się pod tę osobę lub instytucję  
4. Nikt oprócz nadawcy i adresata nie ma dostępu do przesłanych korespondencji  
5. Użytkownik może pobrać prawnie ważne dowody na to przez kogo i kiedy został wysłany/odebrany list  
6. Do usługi mają dostęp obywatele, firmy, urzędy i inne organy publiczne; wystarczy utworzyć adres do e-doręczeń, by móc korzystać z usługi; podmioty posiadające skrzynkę wraz z adresem do e-doręczeń założoną przez dostawcę niepublicznego muszą również złożyć wniosek o wpis adresu do e-doręczeń do Bazie Adresów Elektronicznych  

O tym czym dokładnie jest adres do e-doręczeń oraz Baza Adresów Elektronicznych przeczytasz w innym artykule ekspertów TGC tutaj.   

Dla jakich podmiotów i do kiedy wydłużono termin wejścia w życie obowiązku przejścia na e-Doręczenia? 

Pod koniec listopada w Ministerstwie Cyfryzacji odbyło się spotkanie z przedstawicielami podmiotów zobowiązanych do przejścia na doręczenia elektroniczne w pierwotnym terminie. W obliczu zgłoszonych uwag i postulatów Minister wydał komunikat, w którym poinformował o zamiarze przesunięcia terminu wejścia w życie I etapu wdrożenia e-Doręczeń z 10 grudnia 2023 r. na 30 grudnia 2023 r., a następnie w komunikacie z 21 grudnia 2023 r. Minister Cyfryzacji określił nowy termin – 1 października 2024 r. Dotyczy to m.in. następujących podmiotów:  

• Adwokaci, radcowie prawni, notariusze, doradcy podatkowi, doradcy restrukturyzacyjni, rzecznicy patentowi oraz organy administracji rządowej i jednostki samorządu terytorialnego 
• Przedsiębiorcy (spółki) rejestrujący działalność w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) od 1 października 2024 r. – zakładanie skrzynki do e-Doręczeń przy okazji rejestracji firm 
• Narodowy Fundusz Zdrowia, Zakład Ubezpieczeń Społecznych  

Więcej na temat wydłużenie terminu na wdrożenie e-Doręczeń przeczytasz w naszym ostatnim artykule.  

Ważne: Przedsiębiorcy zarejestrowani w KRS przed 1 października 2024 r. mają czas na przejście na e-Doręczenia do 1 stycznia 2025 r.

Do kiedy maksymalnie należy wdrożyć e-Doręczenia? 

W świetle obowiązujących przepisów maksymalny termin na wdrożenie e-Doręczeń dla spółek przypada na 1 października 2024 r. lub 1 stycznia 2025 r. – zależnie od daty rejestracji w KRS.

Ważne: Sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna mają obowiązek przejścia na elektroniczne doręczenia do 1 października 2029 r.  

Od kiedy podmioty zarejestrowane CEIDG będą zobowiązane do wdrożenia e-Doręczeń? 

Obowiązek wnioskowania o utworzenie adresu do e-doręczeń (lub podania takiego adresu – jeśli go posiadają) będą miały:

Firmy składające wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) od 1 stycznia 2025 r.,

Firmy wpisane do CEIDG do 31 grudnia 2024 r., składające między 1 lipca 2025 r. a 30 września 2026 r. wniosek o zmianę wpisu.

Pozostałe podmioty wpisane do CEIDG będą zobowiązane do uzyskania adresu do e-doręczeń do 30 września 2026 r.

Cały zaktualizowany harmonogram wdrożenia obowiązku stosowania Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych znajdziesz tutaj. 

Kiedy i jak przygotować się do przejścia na e-doręczenia?  

Choć zastąpienie pisemnej formy komunikacji doręczeniami elektronicznymi ułatwi i przyspieszy komunikację z organami administracji publicznej oraz prowadzenie postępowań administracyjnych, to przejście na e-doręczenia może stanowić wyzwanie dla organizacji. Wymaga to m.in. zmiany wewnętrznych procedur obiegu dokumentacji elektronicznej. Do wejścia w życie obowiązku korzystania z doręczeń elektronicznych dla spółek prawa handlowego pozostało niewiele czasu, dlatego warto rozpocząć proces implementacji jak najprędzej. O przygotowaniach do wdrożenia e-doręczeń w organizacji opowiedzieli eksperci TGC podczas webinaru. Obejrzyj nagranie tutaj.   

Zobacz także:

E-doręczenia: Sprawdź, jak możemy pomóc!

Podstawa prawna:   

1. Ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 285)  

2. Komunikat Ministra Cyfryzacji z dnia 29 maja 2023 r. w sprawie określenia terminu wdrożenia rozwiązań technicznych niezbędnych do doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej oraz udostępnienia w systemie teleinformatycznym punktu dostępu do usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego w ruchu transgranicznym  

3. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE