Pobieranie opłat za udzielenie informacji publicznej

Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 6 września 2001 roku każdemu przysługuje prawo dostępu do informacji publicznej. Najczęściej jest ona udostępniana bezpłatnie, jednak od tej zasady istnieją wyjątki.

Informacja publiczna może zostać udostępniona, m.in. na wniosek, co rodzi po stronie podmiotu zobowiązanego do jej udzielenia (a więc np. zamawiającego stosującego przepisy ustawy prawo zamówień publicznych) obowiązek udostępnienia jej w sposób i w formie zgodnej z wnioskiem, o ile dysponuje on środkami technicznymi pozwalającymi na zadośćuczynienie zgłoszonemu żądaniu.

Płatność za dostęp do informacji publicznej

Dostęp do informacji publicznej jest co do zasady bezpłatny. Jednakże, gdy podmiot udostępniający miałby ponieść dodatkowe koszty związane ze wskazanym we wniosku sposobem udostępnienia informacji lub koniecznością jej przekształcenia w formę wskazaną we wniosku, może on pobrać od wnioskodawcy opłatę, która odpowiada tym kosztom (wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku, z dnia 1 października 2014 r., sygn. akt II SA/Gd 594/14).

Ustawa o dostępie do informacji publicznej nie precyzuje pojęcia „dodatkowych kosztów”, aczkolwiek przyjmuje się, że za „koszt dodatkowy” uznaje się koszt wykraczający poza normalne funkcjonowanie podmiotu udostępniającego. Może to być na przykład koszt przetworzenia lub przekształcenia informacji będącej przedmiotem wniosku. W takiej sytuacji może zaistnieć konieczność poniesienia wydatków, m.in.:

• na wsparcie podmiotu zewnętrznego przy wytworzeniu, przekształceniu bądź przetworzeniu informacji publicznej
• dodatkowe koszty pracy (konieczność pracy w godzinach nadliczbowych)
• wartość nośników danych.

Jednakże podkreślenia wymaga, że koszty dodatkowe wykraczać muszą poza normalne koszty funkcjonowania podmiotu udostępniającego. Zatem udzielenie informacji w Biuletynie Informacji Publicznej ani umieszczenie w miejscu ogólnie dostępnym w siedzibie podmiotu udostępniającego nie zalicza się do kosztów dodatkowych.

Opłata  a wykonanie obowiązku udzielenia informacji publicznej

Wymierzenie powyższej opłaty jest całkowicie fakultatywne i tylko od uznania podmiotu udostępniającego zależy czy przedmiotową opłatę pobierze. Co istotne, z tego powodu, iż wnioskodawca nie uiścił opłaty, nie można wydać decyzji o odmowie udzielenia informacji publicznej bądź pozostawić wniosek o jej udzielenie bez rozpoznania.

Niedopuszczalne jest uzależnienie udostępnienia informacji publicznej od uiszczenia opłaty, skoro powstanie obowiązku uiszczenia opłaty w wysokości odpowiadającej kosztom związanym ze wskazanym we wniosku sposobem udostępnia informacji i wezwanie strony do uiszczenia tej opłaty powoduje jedynie przesunięcie terminu udostępnienia tej informacji w zakresie określonym w przepisie art. 15 ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie z 8 stycznia 2015 r., sygn. akt II SAB/Kr 372/14).

Jak ustalać wysokość opłaty za udzielenie informacji publicznej?

Charakter uznaniowy obciążenia wnioskodawcy „dodatkową opłatą” skutkuje nałożeniem na podmiot udostępniający obowiązku każdorazowego starannego rozważenia, czy w konkretnym wypadku opłatę tę należy wymierzyć. Ponadto należy wykazać, że w wyniku udostępniania informacji publicznej, w sposób zgodny z wnioskiem, poniesione zostały przez niego dodatkowe koszty. Chodzi tu więc jedynie o koszty rzeczywiste, realne, faktycznie poniesione przez podmiot udostępniający w związku z określonym sposobem udostępnienia informacji.

Koszty te z natury rzeczy są różne przy realizacji konkretnych wniosków o udostępnienie informacji publicznej. Z powyższego wynika, dominujące w judykaturze sądów administracyjnych stanowisko, iż opłaty za udostępnienie informacji publicznej nie mogą być wprowadzone w formie cennika bądź stawek ryczałtowych (wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie z 8 stycznia 2015 r., sygn. akt II SAB/Kr 372/14).

Co może objąć opłata za udzielenie informacji publicznej?

Ustalenie wysokości opłaty tak, aby oddawała z jednej strony „rzeczywiste koszty związane ze wskazanym we wniosku sposobem udostępnienia lub koniecznością przekształcenia informacji w formę wskazaną we wniosku”, a z drugiej, nie była zawyżona może w praktyce nastręczyć trudności. W skład opłaty mogą wchodzić koszty papieru, koszty eksploatacji drukarki, ksero, skanera i innych urządzeń.

Ponadto, nie powinno budzić wątpliwości, że opłata za udzielenie informacji publicznej może pokrywać również koszty roboczogodzin pracowników i współpracowników, którzy brali udział zarówno w czynnościach technicznych takich jak obsługa drukarki, ksero, graficznej obróbki czy wysyłki informacji publicznej, jak również w innych czynnościach analitycznych, logicznych i matematycznych wymaganych dla udzielenia informacji publicznej. Wskazuje na to ugruntowane orzecznictwo, zgodnie z którym „przy ustalaniu wysokości opłaty można uwzględnić koszty pracy związanej z udostępnieniem informacji, jeżeli wykazane zostanie, że ów koszt przekracza normalny koszt funkcjonowania bazy technicznej i zasobów ludzkich (pracowniczych) organu” (wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 28 października 2016 r., VIII SA/Wa 208/16).

Należy zatem stwierdzić, że taka opłata składać się będzie z wielu zmiennych i może być zależna od różnych elementów: ilości i wartości roboczogodzin, zużycia materiałów eksploatacyjnych, dodatkowych kosztów poniesionych przez instytucję zobowiązaną. Wysokość opłaty będzie zatem każdorazowo ustalona w zależności od konkretnego przypadku, co może znacznie utrudnić wskazanie z góry ustalonej stawki.

Niemniej jednak, możliwe będzie ustalenie opłat za udzielenie informacji publicznej w formie zarządzenia, ale musi ono uwzględniać wszystkie zmienne, które są brane pod uwagę przy ustalaniu wysokości takiej opłaty. Prawidłowe ustalenie zmiennych, ich wartości oraz zależności między nimi może umożliwić automatyzację wyliczania opłat za udzielenie informacji publicznej, a tym samym w sposób znaczący wpłynąć na budżet instytucji obowiązanej.

Reasumując, obowiązkiem podmiotu udostępniającego jest zatem ustalenie w każdej sprawie z zakresu udostępnienia informacji publicznej:

• co jest przedmiotem wniosku
• jakie czynności należy przeprowadzić, aby udostępnić żądaną informację publiczną
• czy w ustawowym terminie będzie można udostępnić żądaną informację publiczną
• czy udostępnienie będzie to możliwe w ramach normalnej pracy podmiotu udostępniającego, czy może ze względu na wskazany we wniosku sposób udostępnienia lub konieczność przekształcenia informacji w formę wskazaną we wniosku podmiot udostępniający będzie zmuszony oddelegować pracownika do pracy poza godzinami pracy urzędu i czy koszt udostępnienia informacji publicznej przekroczy koszty “normalnego” (codziennego) funkcjonowania podmiotu udostępniającego.

Innymi słowy podmiot udostępniający informacje publiczne musi ocenić jakie będzie zaangażowanie jego środków finansowych i osobowych. Dopiero po dokonaniu tak rzetelnej analizy będzie w stanie w sposób prawidłowy ustalić opłatę za udostępnienie informacji publicznej.

Autor:

Paweł Góra
Radca Prawny
TGC Corporate Lawyers

Udzielanie informacji publicznej – jak możemy pomóc

Kancelaria TGC Corporate Lawyers oferuje pełne wsparcie we wdrożeniu prawidłowych zasad udzielania informacji publicznej w podmiocie obowiązanym do jej udzielania. Zapewniamy także pomoc w ustaleniu obowiązków informacyjnych podmiotów oraz możliwości żądania odpłatności od wnioskodawców. Wspieramy klientów działającym w grupach kapitałowych, ale również małe i średnie przedsiębiorstwa, spółki publiczne, organizacje pozarządowe oraz organizacje non-profit.